上司との面談を録音してよいか、許可は必要か

上司との面談を録音する前に、会社の決まりと上司の了解を確認する

上司との面談を録音する前に確認したいのは、会社の決まりで認められているか、そして上司本人が了解しているか、の2つです。どちらか一方が欠けているなら、録音は控えたほうがよいでしょう。録音が法律上どう扱われるかは、録音の目的や使い方、話の中身によって異なるため、このページでは判断を書きません。まず就業規則や、情報の取り扱いについての社内の決まりを読み、分からないことは人事に確認してください。ハラスメントなど重い問題の証拠として録音を考えている場合は、会社の相談窓口や人事に相談し、必要なら弁護士など専門家の助言を受けることをおすすめします。

上司に知らせないまま録音することは、おすすめしません。あとで録音の存在が分かると、上司はその後の面談で、評価の見通しや決まる前の話を口にしにくくなるでしょう。部下の側から見ると、面談で聞けることが減ってしまいます。録音を考えるときは、先に「何のために残したいのか」を自分の中ではっきりさせると、録音でなくても済む方法が見つかることがあります。

面談の録音の許可を上司に求めるときの言い方

録音の許可は、面談の当日ではなく前に、目的と扱いをセットにして頼みます。扱いとは、誰が聞くのか、どこに保存するのか、いつ消すのかの3つです。以下では、在庫管理システムの移行の手順を、面談で上司から教えてもらう場面を例にします。

会社の決まりがはっきりしないときは、上司に頼む前に人事へ確認しておくと、上司もその場で答えやすくなります。

了解をもらえたら、面談の当日にも一言添えてから始めます。

上司が録音を断ることもあります。断る理由は、部下を疑っているからとは限りません。会社の決まりがはっきりしない、録音が残ると口にしにくい話題がある、といった事情も考えられます。断られたときは理由を問い返さず、代わりの形を頼みます。

録音の代わりに、面談の聞き漏らしを防ぐ3つの方法

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に期待すること（5つまで選択）として「具体的なアドバイスがほしい」を選んだ人は32.0%でした。「意見を聞きたい」を選んだ人は33.6%です。面談で、上司から具体的なアドバイスや意見をもらうことを期待している人は少なくありません。もらったアドバイスや意見を仕事に生かすために、聞き漏らしを防ぐ方法は録音のほかにも3つあります。どれも上司の許可は要らず、その日から使えます。

1. その場で言い直して確認する

上司の説明の中で、あとで手が止まりそうなところは、その場で自分の言葉に直して確認します。

2. 面談の終わりに、決めたことを二人で確かめ合う

残り時間が5分ほどになったら、決めたことと、それぞれが引き受けたことを声に出して確認します。部下の側から切り出してかまいません。

3. 面談のあとにメールで確認する

面談のあと、その日のうちに、決めたことを短く書いてメールで送ります。上司が読んで違いを直せるので、言った言わないの行き違いも防ぎやすくなります。

会社が文字起こしや要約の仕組みを用意している場合は、社内の使い方の決まりに従い、面談の前に上司の了解を得て使うこともできます。

録音したい理由が「言った言わない」の心配なら、人事に相談する

録音したい理由が、上司の言葉を信じきれないことにあるなら、録音だけでは解決しにくいかもしれません。「言った言わない」について尋ねた数字ではありませんが、KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごと（複数回答）として「上司との信頼関係がなく安心して話せない」を挙げた人は8.0%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じる人は25.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。上司と安心して話せないと感じている人では、面談が成果につながっていると感じる割合が低い、という結果です。

この場合は、録音の許可を取ることより先に、人事や会社の相談窓口に状況を伝えることをおすすめします。相談が具体的になるように、食い違った例を日付と内容で2つか3つ、手元にまとめておくとよいでしょう。

上司の側にも、言ったことが変わる事情はあります。部長の判断が変わった、新しい情報が入った、といった場合です。食い違いに気づいたときは、その場で尋ねると理由が分かることもあります。

面談の内容が残ったかを振り返り、次にすること

面談の内容が残ったかどうかは、録音のファイルがあるかではなく、面談のあとの仕事の動きで振り返ります。

• 面談の終わりに決めたことと引き受けたことを二人で確認できたら、次は、その内容をその日のうちにメールで送ってみてください。
• 面談のあとに上司の言葉を思い出せず手が止まった場面があったら、次の面談では、その部分をその場で言い直して確認するとよいでしょう。
• 次の面談を前回決めたことの続きから始められたら、録音がなくても、面談の内容は仕事に残せていると考えられます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。録音を考えたときは、残したいのが音声なのか、決めたことなのかを一度考えてみてください。決めたことなら、終わりの5分の確認と1通のメールで残せます。