面談の日程調整、変更、確認のメールの書き方

面談の日程調整、変更、確認のメールは、3つの役目で書き分ける

面談の日程に関するメールは、日程を決めるメール、決まった日程を変更するメール、前日に確認するメール（リマインド）の3つに分かれます。どれも前置きは短くし、決めるメールには候補の日時を2〜3つ、変更するメールには新しい候補、確認するメールには当日話すことを1行入れてください。日程のメールの役目は、日時を決めることだけではなく、面談の間をあけないことと、当日の話を思い出してもらうことにもあります。

上司から部下へ送るメールも、部下から上司へ送るメールも、書くことの基本は同じです。敬語の度合いのほかに、上司から送るときに気をつけたい点は、場面ごとに触れます。

以下では、経理を担当している部下が、月次の締めの手順の見直しについて上司と話す面談を例にします。

面談の日程を決めるメール：候補は曜日と時間帯をずらして2〜3つ出す

面談の日程を決めるメールには、用件・候補の日時（2〜3つ）・所要時間・当日話したいことの4つを書きます。候補は、同じ曜日や同じ時間帯に並べず、曜日と時間帯をずらして出してください。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1が行われた曜日は木曜が22.2%で最も多くなっています。次が金曜の20.8%で、月曜は17.1%でした。時間帯では14時台が14.2%、15時台が14.1%と多く、12時台は3.4%です。つまり、木曜や金曜、14時台や15時台に行われる1on1が多いということです。

候補を出すときは、同じ曜日や時間帯に並べず、火曜の午前と木曜の夕方のように、曜日と時間帯をずらして出すとよいでしょう。候補の幅が広いほど、どれかが相手の予定に合いやすくなります。

部下から上司に送るときは、用件と候補を先に書き、当日話したいことを1行添えます。

上司から部下に送るときも、候補は上司から出します。部下の側から上司の予定を推し量って候補を出すのは、難しいからです。合わなければ候補を出してほしい、と添えておきます。

候補への返事は、選んだ日時を復唱して返します。相手の候補がどれも合わないときは、理由を1文で書き、自分から候補を2つ出します。

面談の日程を変更するメール：お詫びより、同じメールで次の日時を決める

決まっていた面談の日程を変更するメールでは、お詫びの言葉を長く書くより、同じメールで新しい候補を出し、次の日時を決めることを優先してください。変更の連絡だけで終えると、次の日時が決まらないまま間があきがちです。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、同じ上司と部下が続けて行った1on1の間隔のうち、月1回のペース（21〜45日）だったものは51.3%でした。それより長くあいていたものは20.6%です。隔週は16.1%、毎週は12.0%です。つまり、月1回のペースが最も多い一方で、それより長くあく間隔も少なくないということです。間があいた理由が、もともとの予定なのか、日程の変更なのかは、この記録からは分かりません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司と週1回面談している人の40.5%が、「面談が成果につながっている」と感じていました。月1回の人では30.7%、半年に1回の人では20.3%です。面談の頻度が高い人ほど、面談が成果につながっていると感じています。

日程の変更そのものについての数字ではありませんが、変更のメールでは、次の日時まで決めてしまうことをおすすめします。変更のたびに、次の面談までの間が長くあくのを防ぎやすくなります。

部下から変更を頼むときは、変更したい日時・理由（1文）・新しい候補（2つ）・お詫びの順に書きます。

上司から変更を頼むときも、同じ順で書きます。上司の都合で動かすときは、部下の側に面談の用件があることを忘れずに、次の日時を早めに決めます。

変更の連絡を受けた側は、新しい日時を復唱して返します。急ぎの用件があるときは、面談を待たずに、その用件だけ先に伝えてかまいません。

当日の朝や直前に変更しなければならないときは、メールだけでなく、チャットや電話でも伝えます。メールは、相手がすぐに見るとは限りません。

面談の前日に確認するメール（リマインド）と、「よろしくお願いします」への返し方

面談の前日に送る確認のメール（リマインド）には、日時、場所かオンラインの入り方、当日話すことの3つを書きます。日時だけの確認なら、カレンダーの通知で足ります。確認のメールに価値があるのは、当日話すことや、前回決めたことの続きを、相手に思い出してもらえるからです。

部下から送るときは、「よろしくお願いします」の一言に、当日持っていくものや話したいことを添えます。

上司から送るときは、前回決めたことの続きから始めると伝え、ほかに話したいことと上司に期待することがあれば送ってほしいと添えます。来るかどうかの確認ではなく、何を話すかの確認にします。

「よろしくお願いします」のメールを受け取った側は、承知の一言と日時の復唱で返します。返事がないと、送った側はメールが届いたかどうかが分かりません。

面談のあとに送るお礼のメールは、必須ではありません。送るなら、お礼の一言に、面談で決めたことと期限を添えると、二人の認識がそろいます。

面談の日程のメールで避けたいこと

避けたいのは、候補が1つしかないメールと、変更の連絡だけで次の日時が決まらないメールです。

• 候補を1つだけ出す。合わなければ、もう一往復が要ります。候補は2〜3つ、曜日と時間帯をずらして出します。
• 候補をすべて同じ曜日や時間帯に並べる。その曜日や時間帯に相手の予定が入っていると、どの候補も合わず、もう一往復が要ります。
• 変更の連絡だけで終える。お詫びだけ書いて次の候補を出さないと、間があいたまま、どちらも言い出しにくくなります。
• 前置きを長く書く。時候の挨拶や長いお詫びは、社内の面談のメールには要りません。用件と候補から書きます。
• 確認のメールを、日時だけで送る。日時だけならカレンダーの通知で足ります。当日話すことを1行添えます。
• 上司が、来るかどうかを確認する文面にする。「明日は来られますか」より、「明日は前回の続きから始めましょう」のほうが、部下も準備がしやすくなります。
• メールの件名を変えて返信する。件名を元のままにしておくと、相手があとでメールを探しやすくなります。

日程のメールの振り返り方

日程のメールがうまくいったかどうかは、文面の丁寧さではなく、面談が予定の間隔で行われ、当日に話すことから始められたかで振り返るとよいでしょう。

• 候補を出してから1往復で日時が決まっていたら、次も同じ出し方を続けます。2往復以上かかったなら、次は候補の曜日と時間帯をもう少しずらしてみてください。
• 日程を変更したときに同じメールで次の日時が決まっていたら、次の変更でも同じ書き方を続けます。
• 変更のあとの面談が、もとの予定から大きくあいてしまったら、次の面談の日時は、その面談の終わりに二人で決めておきます。
• 確認のメールに書いた「当日話すこと」から面談を始められたら、次の確認のメールにも、前回決めたことの続きを1行添えます。
• 相手からの「よろしくお願いします」には、その日のうちに短く返事をしておくと、相手もメールが届いたことが分かります。

次に面談の日程を変更するときは、お詫びの文を1行にして、代わりに新しい候補を2つ書いてみてください。次の日時が同じメールで決まれば、面談の間があきにくくなります。