業務委託の相手と1on1をしてよいか

業務委託の相手と1on1をしてよいか：社員の1on1とは分けて考える

業務委託の相手と1対1で定期的に話す時間を持つこと自体は、仕事を前に進めるのに役立つことがあります。ただし、社員との1on1と同じ中身を、そのまま当てはめないほうがよいでしょう。業務委託の相手は社内の部下ではなく、お願いする仕事の範囲は、契約で決まっているからです。

業務委託の契約では、発注する側が仕事の進め方にどこまで関わってよいかが、契約の種類や内容によって変わることがあります。定期的な1対1の場を設ける前に、契約書の内容を読み直したうえで、法務や人事の担当に相談してください。相手が別の会社に所属していて、その会社を通して仕事をお願いしている場合は、相手の会社との取り決めもあわせて確認します。このページでは、契約上の扱いについては判断せず、話し方と話す内容に絞って書きます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。業務委託の相手は部下ではないので、この考えをそのまま当てはめることはできません。それでも、相手の仕事を実際に見ている人だからこそ話せることがある、という点は同じです。業務委託の相手との打ち合わせは、成果物を見て、要件や期限を決められる発注側の担当者が行うとよいでしょう。

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社員との1on1と、業務委託の相手との打ち合わせで変わること

業務委託の相手との打ち合わせでも、仕事の話はほぼそのまま残ります。一方で、評価やキャリア、働き方の話は、社員との1on1とは扱いが変わります。話題ごとの違いは次の通りです。

KAKEAIの1万人調査は、会社員が自分の上司との面談について答えたもので、業務委託の相手との打ち合わせについては尋ねていません。この調査では、面談の時間のうち、それぞれの話題が占める割合を、回答者本人に尋ねています。答えの平均は「具体的な仕事」が47.2%、「人事評価」が14.0%、「会社や部署の方針」が11.5%でした。「今後のキャリア」は6.1%、「心身の状態」は4.5%です。社員との面談でも、時間の半分ほどは具体的な仕事の話に使われているということです。業務委託の相手との打ち合わせで中心になるのは、このうちの仕事の話だと考えられます。

同じ調査では、面談をしている一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は41.2%でした。一番の理由が「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」の人では12.5%です。仕事を進めるための時間として面談をしている人のほうが、面談の成果を実感しているということです。業務委託の相手との打ち合わせについての数字ではありませんが、打ち合わせを持つなら、お願いしている仕事を前に進めるための時間として持つことをおすすめします。

業務委託の相手との打ち合わせで話すことと、最初の一言

業務委託の相手との打ち合わせでは、成果物と要件の食い違い、こちらの判断や素材の遅れ、こちらの側の進め方で直してほしい点を話すとよいでしょう。どれも、発注する側が動くことで解消しやすいものです。

初めに、打ち合わせの目的と時間の扱いを相手と決める

打ち合わせを始める前に、何のための時間か、どのくらいの間隔と長さで行うかを相手と決めておきます。打ち合わせの時間が契約上の作業時間に含まれるかどうかも、契約の内容に合わせて確認しておくと、あとで食い違いが起きにくくなります。

成果物と要件の食い違いを早めに埋める

こちらの判断や素材を待ってもらっているとき

発注する側の判断や素材の遅れで作業が止まっているなら、まずそのことを認め、いつまでに何を出すかを伝えます。

こちらの側の進め方について、意見を尋ねる

業務委託の相手から見て作業しにくい点は、こちらから尋ねないと出てきにくいかもしれません。修正の依頼の出し方や、確認にかかる日数などを尋ねてみてください。

相手の事情に話が及んだとき

相手の働き方やほかの仕事の状況に話が及んだときは、納期や作業量に関わる範囲で聞き、それ以上は尋ねません。

業務委託の相手との打ち合わせで、避けたいこと

避けたいのは、社員との1on1の形をそのまま持ち込むことと、反対に、要件を一方的に伝えるだけで終えることです。

• 社員の1on1の制度や記録の書式を、そのまま当てはめる。評価やキャリアの欄がある書式を使うと、相手が答えに困る項目が並びます。業務委託の相手との打ち合わせ用に、話す内容を絞った形を用意しましょう。
• 作業の手順や作業する時間帯を、細かく指示する。どこまでお願いしてよいかは、契約の内容によって変わることがあります。迷うときは、法務や人事の担当に相談してから伝えましょう。
• 関係づくりのためだけに、仕事の話のない時間を定期的に持つ。打ち合わせの時間は、相手が仕事に使える時間でもあります。
• 要件だけを伝えて、相手の意見を聞かずに終える。成果物の作り手だからこそ気づいている問題が、話に出ないままになります。
• 相手のほかの取引先や、ほかの仕事について詳しく尋ねる。納期に関わる範囲を超えて尋ねる必要はありません。

社内のチームの中で、業務委託の相手も社員と同じ打ち合わせに加わっている場合もあります。そのときも、社員との1on1と、業務委託の相手との打ち合わせは、別のものとして分けて考えるとよいでしょう。社員の評価や異動の話が、業務委託の相手のいる場で出ないようにする配慮も必要です。

業務委託の相手との打ち合わせがうまくいっているかを、二人でどう振り返るか

打ち合わせがうまくいっているかどうかは、話が弾んだかではなく、成果物と納期に向けて、二人の仕事が進んだかどうかで振り返ります。発注する側の担当者が中心になり、相手の意見も聞きながら振り返ったあとに、次にすることを挙げます。

• 打ち合わせを重ねて手戻りが減ってきたら、どの話し方が役に立ったかを相手と話し、次の打ち合わせでも続けます。
• 発注する側が引き受けた判断や素材が約束の日に間に合わなかったときは、次の打ち合わせの最初にそのことを伝え、新しい期限を決めます。
• こちらの進め方で作業しにくい点を相手から聞けたら、次の打ち合わせまでに1つ直し、そのことを伝えます。
• 話す内容が契約の範囲の仕事から外れそうになったら、成果物と納期の話に戻し、迷う点は法務や人事の担当に相談します。

見直すきっかけとして、打ち合わせの終わりには、発注する側がすることと相手が次に進めることを、二人で言葉にしておくとよいでしょう。次の打ち合わせは、その2つがどうなったかから始められます。