勉強会・ワークショップ形式のミーティングの進め方

勉強会・ワークショップ形式のミーティングは、教える時間ではなく、仕事に当てはめる時間

勉強会・ワークショップ形式のミーティングは、知識を教える講義の時間ではなく、参加者が学んだことを自分の仕事に当てはめて実際にやってみる時間にすることをおすすめします。グループワークや勉強会の形で集まる意味は、一人で資料を読むのと違って、その場でやってみて、分からない点をその場で聞けることにあります。上司が1時間話して終わる勉強会では、その良さを生かしにくくなります。

勉強会を開くときは、「知識や技能が足りないから、教えれば動けるようになる」と考えることが多いかもしれません。けれども、学んだことが仕事で使われない理由は、知識が足りないことだけとは限りません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人（6,074人）に理由を尋ねています（5つまで選択）。「スキルが不足していてできない」を挙げた人は9.1%でした。「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%、「時間やコストの制約で動けない」は15.4%です。つまり、面談で話したことが行動に移らない理由として、スキルの不足を挙げる人は、情報や時間を挙げる人より少ないということです。

面談についての数字ですが、勉強会で学んだことが仕事で使われないときも、理由は知識の不足だけではないと考えられます。自分の仕事のどこに当てはめるかが分からない、試す時間が取れていない、という理由もありうるからです。そのため勉強会では、教える時間を短くして、自分の仕事に当てはめる時間と次の仕事でいつ試すかを決める時間を、長く取ることをおすすめします。

以下では、来月から部員が採用面接の面接官を担当することになったシステム開発課が、面接の進め方を学ぶ勉強会（60分）を例にします。

勉強会・ワークショップ形式のミーティングの進め方：5つの段階と時間の配分

勉強会・ワークショップ形式のミーティングは、5つの段階で進めます。導入、短い講義、ワーク、共有、そして次に試すことを決める時間です。60分なら、講義は15分までにして、ワークと共有に35分を使います。

導入で伝える「終わったときにできるようになっていること」は、「面接の進め方を理解する」のような言い方ではなく、「面接で使う質問を3つ作れている」のように、その場で確かめられる形にします。そうしておくと、ワークの時間に何をすればよいかが参加者に伝わります。

講義は、資料に書いてあることを読み上げる時間にしません。資料を前日までに配り、当日は、上司自身が実際に迷った点や、資料だけでは伝わらない点に絞って話します。

ワークの時間に上司がすること：見守るだけにせず、求められたら具体的に言う

ワークの時間、上司は進行役として見守るだけにせず、参加者と同じ組に入ってやってみることと、求められたら具体的に意見やアドバイスを言うことの2つをします。上司が見守っているだけだと、参加者は「あとで上司から答え合わせがある」と受け取り、自分で考えにくくなることがあります。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の前に選ばれたテーマが「スキルや力の向上」だった回を集計しています。そのうち、部下が上司に期待することとして「具体的なアドバイスがほしい」を選んでいた割合は19.2%で、「その他」を除くと、そのテーマの中で最も多い答えでした。「話を聞いてほしい」は6.9%です。スキルの話では、上司に期待することとして、聞いてもらうことより具体的なアドバイスが選ばれやすいことがうかがえます。1on1についての数字ですが、勉強会のワークでも、求められたときに「ここをこう変えるとよい」と具体的に言うほうが、参加者の期待に合うと考えられます。

ワークの中で意見を求められたら、まず本人がどう考えているかを尋ね、そのうえで具体的に言います。

アドバイスを求められていない組では、やってみて困っている点がないかを聞くだけにします。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、仕事は、成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、成長にとっての具体的な材料でもあると考えています。勉強会のワークの材料も、架空の課題ではなく、参加者がこれから実際に行う仕事（来月の面接）にすると、学んだことをそのまま仕事に生かしやすくなります。

共有の時間は、組ごとの発表会にしません。うまくできた点の報告より、やってみて困った点を先に出してもらい、全員で解決の手がかりを探します。

勉強会の題材の選び方と、グループワークの組み方

勉強会の題材は、1回に1つにして、参加者がこれから1か月以内に実際に行う仕事に関わるものを選びます。「面接の進め方」のように広い題材は、「面接の質問の作り方」「評価のつけ方をそろえる」のように、1回で手を動かせる大きさに分けてください。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、1on1の前に選ばれたテーマのうち、「スキルや力の向上」は6.5%でした。最も多い「業務の進捗や進め方」は43.7%です。1on1の前のテーマとしても、力を伸ばす話は、目の前の仕事の進み具合の話ほど選ばれていません。

グループワークの組み方は、次の3つを目安にします。

1. 1組は2〜3人にします。4人以上になると、話す機会の少ない人が出やすくなります。
2. 経験のある人とない人を同じ組にします。ただし、経験のある人が答えを教える役にならないよう、「まず全員が自分の案を作ってから見せ合う」順にします。
3. 上司も1つの組に入ります。全員の組を回って見守る形にすると、参加者が見られていると感じて、試しにくくなることがあります。

参加者に勉強会の前にお願いするのは、資料を読むことと、自分の仕事の材料（面接で確認したい点のメモなど）を持って来ることの2つまでにします。材料が手元にあれば、ワークにすぐ入れます。

勉強会・ワークショップ形式のミーティングで、避けたいこと

勉強会・ワークショップ形式で避けたいのは、講義が長くなってワークの時間がなくなることと、ワークの結果を上司が採点することです。次の5つは、よく見かける進め方ですが、おすすめしません。

• 講義で1時間話す。資料に書いてあることを話す時間は、参加者が自分の仕事に当てはめる時間を奪います。講義は、60分なら15分までにします。
• ワークの最後に、上司が正解を発表する。答え合わせがあると分かると、参加者はワークの間に自分で考えにくくなりがちです。上司の案は、ほかの案と同じ1つの案として、理由と一緒に出します。
• 上司は見守るだけにする。求められているのに意見を言わないと、参加者は何を直せばよいか分からないまま終わりがちです。見守るだけと決めず、求められたら具体的に言います。
• 全員に順番に感想を言ってもらう。感想は、その場で思いついた一言になりがちです。感想の代わりに、次の仕事でいつ何を試すかを一言ずつ言う時間にします。
• 理解度をテストで測る。テストの点は、覚えたかを示しますが、仕事で使えるかは示しません。仕事で使えたかどうかは、次の仕事のあとに本人に尋ねてみてください。

逆に、講義を全部なくして、ワークだけにするのも避けたいところです。何も手がかりがない状態でやってみると、参加者は何を試せばよいか分からず、組の中で経験のある人の意見に流れがちです。要点を3つに絞った短い講義は、残しておくことをおすすめします。

勉強会・ワークショップ形式のミーティングが役に立ったかどうかの振り返り方

勉強会が役に立ったかどうかは、その場の盛り上がりや、参加者の感想の良さではなく、学んだことが次の仕事で試されたかで振り返るとよいでしょう。試してみてどうだったかを、次の勉強会の冒頭か、一人ひとりとの1on1で本人に尋ねると、次の勉強会の題材を選ぶ手がかりにもなります。

振り返る点は、次の3つです。

• 勉強会の終わりに、「次の仕事でいつ何を試すか」を決める時間を、十分に取れていたでしょうか。
• 試せなかった人がいたとき、その理由は知識の不足だったでしょうか。それとも、試す機会や時間がなかったことでしょうか。
• ワークの時間に、上司自身は見守るだけになっていなかったでしょうか。求められたときに、具体的に言えていたでしょうか。

試せなかった理由として、知識の不足より機会や時間が挙がるときは、教える内容を増やしても変わりにくいでしょう。次の勉強会では、試す仕事をいつ行うかまで勉強会の中で決めるようにしてみてください。