会議で発言できない、うまく話せないとき

会議で発言できないときは、発言の種類を意見以外にも広げる

会議で発言できない、うまく話せないと感じる理由は、話す力だけとは限りません。「完成した意見をその場で口頭で一人でまとめて言う」ことだけを発言だと考えていると、まだまとまっていない考えは口に出しにくくなりがちです。

会議に要る発言は、意見だけではありません。事実の報告・質問・気になる点・途中の考え・賛成か反対かの一言も、どれも会議を前に進める発言です。発言の種類を5つに広げると、話せることは増えやすくなります。

以下では、倉庫で毎日在庫を確認している担当者が、新しい在庫管理の仕組みへの切り替えを検討する会議に出る場面を例にします。参加者は、課長とシステムの担当者、営業と現場の担当者の数人です。

会議でうまく話せないときの準備：前日に1行だけ書く

会議でうまく話せないと感じる人におすすめしたい準備は、話す練習より先に、前日に自分の発言を1行だけ書いておくことです。書くのは、上の5つの種類のどれか1つで十分です。その場で考えをまとめる負担が、会議の前に済みます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として「話す内容・話題を考えることの負担」を挙げた人が17.4%いました。集計に並ぶ15の困りごとの中で、3番目に多い答えです。つまり、1対1で上司と話す面談でも、何を話すかを考えることは、困りごとの上位に入る負担だということです。

同じ調査で、この困りごとを挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は30.7%で、回答者全体の31.9%とほとんど差がありません。話す中身を考えるのが負担だと感じていても、面談が成果につながっていると感じる人の割合は、全体とほぼ同じだということです。

面談についての数字ですが、何を話すかを考える負担は、参加者の多い会議でも同じように生じると考えられます。前日の1行は、その負担を会議の前に済ませておくための準備です。

1行を書くときは、議題を見て、自分の仕事に一番近い議題を1つ選びます。その議題について、自分だけが知っている事実か、分からない点を書きます。

• 事実：「先月、棚卸しで数が合わなかったのは12品目。多くは夕方に入荷した品」
• 分からない点：「入荷の登録は、その日のうちに終える前提か」

書いた1行は、会議の資料に書き込むか、手元のメモに置いておきます。上司に事前に送ってもかまいません。

会議で発言するときの言い方：種類を先に言い、1文で止める

会議で発言するときは、発言の種類を先に言い、本題は1文で止めると話しやすくなります。「質問です」「気になる点が1つあります」と先に言えば、聞く側は何が来るかが分かり、話す側は長く説明しなくて済みます。

事実を伝える

自分だけが知っている事実は、意見がなくても、それだけで会議に要る発言です。

質問する

質問は、分からないことを分からないと言う発言です。会議で質問が出ない議題ほど、あとで食い違いが起きやすいものです。

気になる点を出す

気になる点は、反対意見ではありません。「決めたあとで困りそうなこと」を先に出す発言で、決める側にとっても助かるものです。

途中の考えを出す

考えがまとまっていないときは、まとまっていないと言ってから出します。会議は、途中の考えを一緒に仕上げる場でもあります。

意見を求められて、答えが浮かばないとき

急に意見を求められて何も浮かばないときは、浮かばないことをそのまま言い、いつ、どの方法で答えるかを伝えます。この一言があれば、周りの人は、答えを待つか、先に議題を進めるかを決められます。

何について答えればよいかが分からないときは、聞き返してかまいません。

話している途中で、言葉が詰まったとき

途中で詰まったときは、言い直してかまいません。言い直しは、聞く側にとって珍しいことではありません。

会議で話せなかったことは、会議のあとに上司に伝える

会議で話せなかった考えは、会議が終わった時点で消えるわけではありません。1on1やチャットで、上司に伝えることができます。会議で話せないことと、考えがないことは別です。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の前に部下が選んだ、上司に期待することを集計しています。選ばれた中で最も多いのは「一緒に考えてほしい」で、19.4%でした。「意見を聞きたい」「具体的なアドバイスがほしい」を合わせた3つで53.4%です。つまり、上司に期待することとして部下が選んだものの半分以上は、上司と一緒に考えることや、上司の考えを聞くことです。

会議でうまく出せなかった途中の考えも、1on1で「一緒に考えてほしい」と伝えれば、上司に相談できます。会議のあとに上司へ伝える言い方の例です。

3つ目の例のように、上司に準備の仕方を頼むことも、部下の側からできることです。上司の側も、問いを急に向けるより、前日に「現場の負担の点を聞きたい」と伝えておくほうが、会議でほしい答えが返ってきやすくなります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も、両方が当事者だと考えています。会議で話せないことを、本人の度胸や話す力の問題だけにせず、問いの出し方と準備の仕方を上司と部下で一緒に変えていくことをおすすめします。

会議で発言できないときに、やらないほうがよいこと

会議で発言できないときに避けたいのは、うまく話すことそのものを目標にすることです。目標にするのは、1回の会議で1つ出すことで十分です。

• 意見がまとまるまで言わない。まとまるのを待つうちに、議題は次に進みます。事実、質問、気になる点は、まとまっていなくても出せる発言です。
• 話す練習や話し方の本を先に探す。流暢に話せても、何を言うかが決まっていなければ発言は出てきません。先に決めるのは、言う中身の1行です。
• 発言の数を増やそうとする。数を目標にすると、言う必要のないことを言うことになり、かえって疲れます。1回の会議で1つ、を続けるほうが、長く続きます。
• 黙っていたことを、会議のあとに一人で責める。話せなかった考えは、会議のあとに上司へ伝えられます。責める時間を、1行を書く時間に回してください。
• 「次は頑張る」で終える。頑張り方を決めないと、次の会議も同じになります。次は何の種類の発言を1つ出すか、を決めておきます。

会議で話せるようになってきたかを振り返る

会議で話せるようになってきたかどうかは、流暢に話せたかではなく、自分の持っている事実や考えが、会議や上司に届いたかで振り返るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• 会議の前に、自分の発言を1行書いて席に着けていたでしょうか。
• 会議の中か、会議のあとのチャットや1on1で、その1行は上司や参加者に届いていたでしょうか。
• 急に意見を求められたとき、いつ答えるかを伝えたり、何について答えればよいかを聞き返したりできていたでしょうか。

3回続けて1行が会議の中で出せなかったときは、話す力より、会議の問いの出し方が自分に合っていないのかもしれません。その場合は、上司に、どんな問いなら答えやすいかを1on1で伝えてみてください。