ミーティングで話す内容・話題の例と見つけ方

ミーティングで話す内容は、ネタではなく4つの種類から選ぶ

ミーティングで話す内容は、面白いネタやテーマ集から選ぶものではありません。「仕事の進み具合」「会社や部署の方針」「やり方の改善」「お互いの状況」の4つの種類から、その回の目的に合わせて選ぶものです。話題が見つからないと感じるとき、足りないのはネタではなく、その会議が何のための時間かという目的のほうかもしれません。目的が決まれば、4つの種類のどこから話題を取ればよいかが決まります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として「話す内容・話題を考えることの負担」を挙げた人が17.4%いました。時間についての困りごと2つに次いで多い答えです。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は30.7%で、回答者全体の31.9%とほぼ同じです。話題を考えるのに苦労していても、面談の成果の実感は全体と変わらないということです。話題が思いつかないことは多くの人が抱える手間であって、面談が成果につながるかどうかを分けるものではないと考えられます。

KAKEAIの1万人調査で、調査で尋ねた話題（具体的な仕事・人事評価・キャリアなど）のうち、面談でいくつを話しているかごとに成果の実感を見ると、話題が1つの人では27.6%でした。3つの人では32.4%、6つ以上の人では43.3%です。話している話題の数が多い人ほど、面談が成果につながっていると感じています。

面談についての数字ですが、会議でも、話題の種類を1つ増やしてみる価値はあると考えられます。仕事の進み具合の報告だけで終わっている定例ミーティングなら、方針・改善・お互いの状況のうち1つを足すところから始めてみてください。

以下では、社内研修の運営を担当する人事チームの、週1回の定例ミーティング（45分）を例にします。

ミーティングで話す内容・話題の例：4つの種類と書き方

ミーティングで話す内容は、次の4つの種類に分けて考えると、探しやすくなります。種類ごとに話題の例と、話題として書くときの書き方を表にまとめました。

4つの種類のうち、「仕事の進み具合」は多くの会議で自然に出てきますが、ほかの3つは、意識して入れないと出てきにくいことが多いようです。特に「やり方の改善」は、困っている人がいても、会議の話題としては挙がりにくいかもしれません。

話題は、「研修について」のような題ではなく、「申し込みの受付方法を変えるか決める」のように、何をするのかが分かる文で書きます。題だけでは、参加者は何を考えて来ればよいかが分かりにくくなります。

「やり方の改善」の話題を会議で切り出すときは、困っている事実を先に言い、決めたいことを添えます。

ミーティングの話題の見つけ方：司会が一人で考えず、参加者が持ち寄る

ミーティングの話題は、司会をする上司が一人で考えるより、参加者が持ち寄る形にすると集まりやすくなります。参加者は、それぞれ自分の仕事で困っていることや、ほかの人に聞きたいことを持っていることが多いものです。持ち寄る形にするには、話題の出し方を簡単にして、前日までに1行で送れるようにします。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の前に選ばれたテーマのうち、「業務の進捗や進め方」が43.7%で最も多くなっていました。初めから用意されているテーマの中で次に多いのは「今後のキャリア」の11.4%です。1on1の前に選ばれる話題は、仕事の進み具合の話が最も多いということです。1on1の数字ですが、会議でも、参加者に話題を募ると、まず仕事の進み具合の話が出てくることが多いと考えられます。それ自体は自然なことなので、そのうえで別の種類の話題を1つ足してみてください。

上司から参加者に話題を募るときは、種類を示して頼むと、進み具合の報告以外の話題も出てきやすくなります。

参加者から出た話題を、上司が黙って外さないことも大事です。外すなら、理由と、いつ扱うかを伝えます。

話題が1つも出なかった週は、上司の側から、4つの種類のうち普段出ていない種類の話題を出します。

参加者が以前話していた困りごとが皆に関わる話だと思えるときは、会議の外で、定例の話題にしてよいかを本人に尋ねてみるのも1つの方法です。

部下の立場でミーティングに話題を持ち込むとき

部下の立場でミーティングに話題を持ち込むときは、「何を話したいか」と「会議で何をしてほしいか」の2つに分けて伝えると、司会が扱いやすくなります。してほしいことは、知っておいてほしい、意見がほしい、決めてほしい、のどれかで十分です。

自分の話題が会議で扱われなかったときは、いつ扱われるのかを聞いてかまいません。

会議の場では話しにくい話題（自分の仕事量の相談、ほかの人との進め方の違いなど）は、会議ではなく、上司との1on1に持ち込むほうが話しやすいでしょう。

上司から話題を募られて、特に思いつかないときは、無理に作らなくてかまいません。そのことを一言伝えれば十分です。

ミーティングの話題にしないほうがよいこと、避けたいこと

ミーティングの話題で避けたいのは、話題を埋めること自体が目的になることです。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の面談（1on1）の目的は、仕事と成長を前に進めることだと考えています。話す場を持つこと自体は、目的ではありません。会議の話題も同じで、話したあとに何かが決まるか、動くかで選びます。

次の5つは、よく見かける話題の選び方ですが、おすすめしません。

• ネタ集やテーマ集から、面白そうな話題を選ぶ。その回の会議の目的と結びついていない話題は、話し終えても何も残らないことが多いものです。4つの種類から、目的に合うものを選びます。
• 毎回新しい話題が要ると考える。同じ話題を続けて扱うことは、悪いことではありません。前回決めたことがどうなったかから話し始めると、決めたことが立ち消えになりにくいでしょう。
• 進み具合の報告だけで時間を埋める。報告だけの会議は、聞いている人にとって、自分の仕事と関わりの薄い時間になりがちです。報告は短くして、方針・改善・お互いの状況のどれかを足します。
• 全員が順番に近況を話す時間を、話題の代わりにする。一言ずつの近況は、その場で思いついた話になりがちです。お互いの状況を知りたいなら、「来週、手が足りない人はいますか」のように、確認のあとに何をするかが決まっている聞き方にします。
• 特定の人の仕事の遅れや進め方を、会議の話題にする。本人は皆の前で事情を説明しにくく、ほかの参加者の時間も使います。個別の事情が関わる話は、1on1で扱います。

逆に、仕事の話を避けて、雑談や関係づくりの話題ばかりにするのも避けたいところです。参加者が会議に持ってくるのは、多くの場合、まず自分の仕事の話です。仕事の話を正面から扱ったうえで、雑談は会議の前後に自然に出る分で十分です。

ミーティングの話題が役に立ったかの振り返り方

ミーティングの話題が役に立ったかどうかは、話が弾んだかではなく、その話題を話したあとに何かが決まったか、動いたかで振り返るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• この1か月の定例で扱った話題は、4つの種類のうちどれに偏っていたでしょうか。仕事の進み具合だけになっていなかったでしょうか。
• 参加者から持ち寄られた話題は、いくつあったでしょうか。上司が出した話題ばかりなら、話題の出し方が参加者にとって簡単になっているかを見直します。
• 扱った話題のうち、話したあとに何かが決まったか、誰かの動きが変わったものはどのくらいあったでしょうか。

振り返りは、上司が一人で行うより、会議の終わりに参加者にも聞くとよいでしょう。

話題は十分に出ているのに、話したあとに何も変わらない会議が続くときは、話題の数や種類より先に見直したいことがあります。話題ごとに、会議で何をするか（知っておく・意見を出す・決める）が決まっていたでしょうか。