言い訳をする部下をどう指導すればよいか

言い訳をする部下への指導は、言い訳と相談が同じ中身だと知ることから

「忙しくて手が回りませんでした」「途中で仕様が変わったので」のような、言い訳に聞こえる言葉の中身は、期限の前に聞いていれば、相談として受け取られることが多いものです。時間が足りない、確認が取れていない、どこまでやればよいか分からないという理由そのものは同じで、違うのは理由が出てきた時点です。結果が出たあとに出てくれば言い訳に聞こえ、期限の前に出てくれば相談になります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で話したことがそのあとの行動につながっているかを尋ねています。最も多かった答えは「半分くらいの回でそうなっている」で40.9%、「毎回そうなっている」は9.4%でした。面談で話したことが、いつも行動につながるわけではないことがうかがえます。

同じ調査では、面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由も尋ねています（5つまで選択）。最も多い答えは「その時々によって違う」26.1%で、「特にない」23.4%が続きました。理由を1つに挙げにくい答えが、具体的な理由より上位に来ています。

この調査は、言い訳について尋ねたものではありません。それでも、動けなかった理由が本人にもはっきりしないときに「なぜできなかったのですか」と問われると、その場で組み立てた理由が言い訳に聞こえることもあると考えられます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。言い訳への指導も同じです。本人が謝ったか、言い訳をしなくなったかではなく、次に同じ理由が期限の前に上司に届くようになったかで見ます。

以下では、営業事務の部下と上司の例で考えます。新しい受注システムへの切り替えに向けて、操作手順書を月末までに作ると1on1で決めていたものの、月末には半分しかできていなかった場面です。

言い訳に聞こえたとき、最初に言うこと：最後まで聞いて、分かった時点を尋ねる

言い訳に聞こえても、途中でさえぎらず最後まで聞いてください。聞き終えたら、できたところとできなかったところを一緒に見て、そのあとで、間に合わないと分かった時点を尋ねます。「なぜできなかったのですか」という問いは、理由をもう一度並べてもらうだけになりがちです。「いつ分かりましたか」という問いなら、次に同じことが起きたときにどの時点で話せばよいかが、二人の間で見えてきます。

本人が「すみません、言い訳になってしまって」と言うこともあります。謝罪を求めているのではないことを、言葉で伝えてください。

理由が出てこないとき、上司の認識と食い違うとき

「特に理由はありません」「忘れていました」と返ってくることもあります。理由がないこと自体は、責めるところではありません。理由を探してもらうより、次に忘れないための約束に話を移すとよいでしょう。

上司の認識と食い違う話が出たときは、どちらが正しいかを決める前に、自分の理解を伝えて相手の受け取り方を聞きます。

言い訳の中身ごとの対応：上司が手を打つことと、二人で決めること

言い訳に聞こえる言葉を、期限の前に出ていれば何と呼ばれていたかに言い換えると、誰が何をすればよいかが見えてきます。上司の側で手を打てることが含まれている場合もあります。

上司が引き受けたことは、期限を決めて本人に伝え、次の1on1で上司のほうから先に結果を話します。上司が引き受けたことをそのままにすると、本人の目には、上司も約束を守らなかったと映りかねません。

本人が自分で変えられることについては、上司が手順を決めるより、本人が次の進め方を自分の言葉で話す時間を取るとよいでしょう。

同じ理由が期限の前に届くようにする：次の約束を二人で決める

言い訳への指導の中心は、その場の言い方ではなく、次に同じ理由が起きそうなとき、どの時点で何を知らせるかを二人で決めることです。「間に合わないと分かった日に一言」のように、知らせる時点と手段まで決めておくと、本人は何をすればよいかが分かりやすくなります。

上司の側にも、約束したことが進まない回があります。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。上司が約束を守らないと感じている人は、面談の成果を感じにくいことがわかります。

上司が「忙しくて」と言うとき、口にしている言葉は部下の言い訳と同じものです。引き受けたことが進んでいないときは、聞かれる前に上司から口にするとよいでしょう。

上司が自分の側の遅れを先に口にすると、本人も遅れを早く言いやすくなると考えられます。遅れを言っても一緒に手を打ってくれる相手には、理由が早く届きやすいからです。

言い訳をする部下への指導で、避けたいこと

避けたいのは、言い訳をやめさせることを指導の目標にすることです。理由を口にする回数が減っても、同じ理由で仕事が止まるかどうかは別の話です。

• 「言い訳はいらない」「まず謝って」と言う。理由を話す入口を閉じると、次からは理由が上司に届かなくなりがちです。期限の前に出てきてほしい理由ほど、出てこなくなるかもしれません。
• 「言い訳と説明は違う」と教え込む。中身が同じ言葉を、上司が言い訳か説明かに仕分けることになります。本人にはどちらと受け取られるかが分からず、話す前に身構えることになりかねません。
• 「結果がすべて」で終える。結果だけを求めると、優先順位や仕様の変更といった、上司が手を打てる理由がそのまま残ります。
• 言い訳をするかどうかで人柄を決める。1回の言い訳で「言い訳をする人だ」と決めると、次の回の理由も言い訳として聞くことになりがちです。
• 逆に、理由を聞いて「分かりました」で終える。理由を聞いただけでは、次の約束が決まりません。上司が手を打つことと、本人が知らせる時点を、その場で決めてから終えます。
• 上司が全部引き取る。優先順位も確認も上司がして、本人は待つだけになると、本人が自分で変えられたはずのことを話す機会がなくなります。

言い訳をする部下への指導を振り返る

うまくいったかどうかは、本人が言い訳をしなくなったかではなく、同じ理由が期限の前に届き、二人で手を打てているかで振り返ります。次の月末のあとに、自分に問いかけてみてください。

• 間に合わないかもしれないと分かった日に、本人から一言が届くやり取りになっているでしょうか。
• 上司が引き受けたこと（優先順位の調整、システム担当への依頼）は、約束した日までに本人に結果を伝えられたでしょうか。
• 理由を聞いたとき、「なぜできなかったか」より先に「いつ分かったか」を尋ねられたでしょうか。
• 上司自身の遅れを、本人の前で先に口にできたでしょうか。

言い訳に聞こえる言葉は、本人が止まった理由を言葉にしている場面でもあります。その言葉が、結果のあとではなく期限の前に出てくるよう、知らせる時点を二人で決めるところから始めてみてください。