何をしているかわからない部下の把握の仕方

部下が何をしているかわからないとき、報告を増やすことから始めない

部下が何をしているかわからないときに最初にすることは、日報や週報を足すことではありません。把握の材料は、3つあります。上司が自分の目で見ること、部下が面談に今の仕事を持ち込むこと、成果物や記録を二人で一緒に見ることです。報告の形式は、この3つを補うものと考えるとよいでしょう。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で「具体的な仕事」の話をしている人は76.7%でした（複数回答）。面談の時間のうち具体的な仕事の話が占める割合は、本人の答えの平均で47.2%です。多くの面談で、仕事の話はすでに中心になっていると言えます。それでも部下の仕事が見えていないなら、面談で部下の今の仕事が話題になっていないか、上司が仕事そのものを見る機会がないことが考えられます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の前に選ばれたテーマごとに、部下が上司に期待することを集計しています。「業務の進捗や進め方」のテーマのうち、部下が「一緒に考えてほしい」を選んでいた割合は17.0%で最も多く、「報告したい」は14.5%でした。仕事の進み具合のテーマでは、報告したいという期待より、上司と一緒に考えたいという期待のほうが多く選ばれているということです。進み具合の話を、報告を受けて終わりにせず一緒に考えることは、部下の期待にも合っていると考えられます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。部下の仕事を知ることは、面談を意味のある時間にするための、上司の側の準備でもあります。

以下では、取引先に常駐して業務システムの保守を担当している部下を例にします。上司は別の拠点にいて、顔を合わせるのは週に1回の定例の面談だけです。

部下が何をしているかわからない3つの場面と、最初の一言

「何をしているかわからない」は、少なくとも3つの場面に分かれます。場面によって、上司が最初にすることは変わります。

どの場面でも、「何をしているのか説明してください」と本人に説明を求めることから始めるのは避けたいところです。部下にとっては、仕事ぶりを疑われたように聞こえます。先に、上司が見に行く、一緒に見る、と言葉にします。

上司が自分の目で、部下の仕事を見る機会を作る

把握の最初の材料は、上司が自分の目で見ることです。報告は、部下が選んで言葉にしたことしか伝えません。見ていれば、部下が当たり前にこなしている仕事や、手がかかっている理由が見えてきます。

見て気づいたことは、その場で言葉にします。上司が何を見て、どう感じたのかが部下に伝わると、見られることが点検ではなく、仕事を知ってもらう機会になります。

見る機会は、1回きりにしないことをおすすめします。3か月に1回は現場に行く、月に1回は成果物を一緒に見る、のように、二人で頻度を決めておくとよいでしょう。

面談で、部下が今の仕事を持ち込む形にする

次の材料は、定期的な面談です。面談を、上司が進み具合を聞き取る時間にするのではなく、部下が今の仕事を持ち込み、上司に期待することを添えて話す時間にします。最初に、話したいことと、上司に期待することを尋ねてみてください。

上司が仕事の中身を知らないときは、知らないことを隠さず、判断に必要なことを尋ねます。

面談で聞いた仕事は、次の面談で上司から取り上げることをおすすめします。KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%でした。回答者全体では31.9%です。前の会話を上司が覚えていないと感じる面談では、成果を実感しにくいことがうかがえます。

把握のつもりで、避けたいこと

避けたいのは、把握を監視に近づけてしまうことと、逆に、知らないまま放っておくことの両方です。

• 日報や週報を足して把握しようとする。報告の形式が増えるほど、部下が書く時間と上司が読む時間は増えますが、書かれるのは部下が選んだ言葉だけです。見る機会と面談のほうを先に増やすことをおすすめします。
• 在席の状態や、チャットの返事の速さで把握する。何に時間を使っているかは、在席の状態からはわかりません。
• 「何をしているのか説明してください」と本人に求める。仕事ぶりを疑われたように聞こえます。先に、上司が見に行く、一緒に見る、と伝えます。
• 逆に、「任せているから」と知らないままにする。任せることと、知らないことは別です。仕事を見ていなければ、上司は判断も助けもできません。
• 本人のいないところで、ほかの人に部下の様子を尋ねる。本人が知れば、陰で様子を探られていると感じるかもしれません。知りたいことは本人に尋ねます。

部下の仕事が見えるようになったかを振り返るには

部下の仕事が見えるようになったかどうかは、報告の量ではなく、上司が仕事を見た回数と、面談で部下の今の仕事が話題になったかで振り返ります。1か月から3か月ほどたったときに、次の点を自分に問いかけてみてください。

• この3か月に、部下の仕事を自分の目で見る機会を、何回持てたでしょうか。
• 面談で、部下の今の仕事について、上司が判断を引き受けたことがあったでしょうか。
• 部下がうまく進めている仕事を、上司は1つ以上、具体的に挙げられるでしょうか。
• 前回の面談で話した仕事を、次の面談で上司から取り上げられたでしょうか。
• 上司に仕事を知ってもらえていると感じるかどうかを、本人に尋ねたでしょうか。