面談が最後の順番・最後の枠になったときに気をつけること

面談が最後の順番・最後の枠になったとき、何が起きやすいか

評価面談や目標面談のように、上司が複数の部下と順に面談する日があります。その最後の枠で気をつけることは、上司の側では前の面談の流れをそのまま持ち込まないこと、部下の側では順番を評価と結びつけず、話したいことを先に出すことです。

最後の枠では、時間が押す・上司の集中が切れている・前の人の話が頭に残っている・終業時刻にかかる、といったことが起きやすくなります。どれも面談の中身とは関係のない事情ですが、そのままにすると、最後の人の面談だけが短く、慌ただしいものになりがちです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で一番期待することとして最も多く選ばれた答えは「その時々によって違う」で、20.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」は18.3%、「話を聞いてほしい」は7.9%です。つまり、部下が面談で上司に期待することは、人によっても回によっても異なります。この調査は面談の順番を尋ねたものではありませんが、7人目まで同じ流れで進めてきた面談を8人目にも同じ形で進めると、その人の期待と合わないことがあると考えられます。

最後の枠で起きやすいことと、上司と部下のそれぞれができることを表にまとめました。

上司が最後の枠の面談で気をつけること

上司が最後の枠で気をつけることは4つです。前の面談と切り離して始めること、時間が押しているなら最初に伝えること、他の人の話を持ち込まないこと、終業時刻を越えないことです。

以下では、お客様からの問い合わせの対応を受け持つ部下8人と、上司が2日かけて評価面談を行い、最後の枠が金曜の17時からになった場面を例にします。

最初の一言で、前の面談と切り離します。待たせたことに触れたうえで、その人が話したいことと上司に期待することを先に聞きます。

時間が押しているなら、始める前に伝え、足りない分をどうするかを先に決めます。面談が続いて集中が切れやすい日は、聞き漏らしを防ぐ工夫を先に伝えておくのもよいでしょう。

最後の枠では前の面談の話が頭に残っていて、他の部下の名前や話が口に出やすくなりがちです。「△△さんはもう手順書を作り終えていましたよ」のように比べられると、部下は自分の仕事の話をしにくくなります。その人自身の仕事の進み具合を尋ねてください。

終業時刻にかかりそうなら、越える前に区切り、続きの日時をその場で決めます。

面談の順番が評価や優先順位と関係なく決まっているなら、面談の日程を全員に知らせるときに、そのことも書き添えておくとよいでしょう。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談が1回10分の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.0%でした。60分の人では37.3%で、差は11.3ポイントです。つまり、面談が長い人ほど、成果を実感している人の割合が高い傾向があります。面談の順番を尋ねた数字ではありませんが、最後の枠だけが短くならないよう、日程を組む段階で時間を確保しておくことをおすすめします。それでも短くなるときは、上司が説明する時間から削り、次に取り組むことを二人で決める時間は残してください。

部下の側で、面談の順番が最後になったときに気をつけること

部下の側で気をつけることは、順番を評価と結びつけないこと、話したいことを最初に出すこと、時間が足りなければ持ち越しを自分から言うことの3つです。

面談の順番の決め方は、会社や上司によって異なります。名簿の順や予定の都合で決まることもあり、順番だけで評価を推し量ることはできません。気になるなら、尋ねてかまいません。

最後の枠では、上司の集中が切れていることもあります。話したいことと上司に期待することを、最初に短く伝えておくとよいでしょう。

他の人と比べる言い方が出たときは、自分の仕事の話に戻してかまいません。

時間が押しているときは、優先する話を自分から決め、残りは次回に回します。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「自分自身の実施時間の確保」を挙げた人は23.9%で、「上司の時間確保や日程調整」の24.6%と並んでいました。つまり部下の側も、上司の時間と同じくらい、自分自身の時間を取りにくいと感じています。

最後の枠の面談で、やらないほうがよいこと

避けたいのは、「最後だから」を理由に、面談の進め方を変えることです。短くする側にも、長くする側にも、同じことが言えます。

• 「最後だから手短に」と決めて始める。最後の人の面談だけが短くなり、その人の期待を聞く前に進め方が決まってしまいます。
• 逆に、最後だから時間を気にせず延ばす。終業時刻を越えると、部下のその後の予定に食い込みます。延ばすより、続きの日時を決めるほうがよいでしょう。
• 前の人の話を引き合いに出す。「他の人はもう終わっています」のような比べ方をすると、目の前の人の仕事の話から離れてしまいます。
• 時間が押したときに、次に取り組むことを決める話を飛ばす。削るなら、上司が説明する時間からです。
• 部下の側で、上司が疲れているように見えるからと、話したいことを言わずに終える。話したいことが残ったときは、続きの日時を頼んでかまいません。
• 部下の側で、順番を評価だと決めて身構える。順番の決め方は会社や上司によって異なります。気になるなら、上司に尋ねてみてください。

KAKEAIは、面談での上司の関わり方をあらかじめ1つに決めておくことをおすすめしません。部下が上司に期待することは、人によっても回によっても異なるからです。最後の枠でも、その人がその回に何を期待しているかを聞くところから始めてみてください。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。最後の枠でも、終わりに次に取り組むことが二人で決まったかどうかを大事にしてください。

最後の枠の面談がうまくいったかどうかの振り返り方

最後の枠の面談がうまくいったかどうかは、時間通りに終わったかではなく、最初の枠の人と同じように部下が話したいことを話せ、次に取り組むことが二人で決まったかどうかで振り返るとよいでしょう。

• 始めてすぐに、部下が話したいことと上司に期待することが出たでしょうか。
• 上司は、他の部下の名前や話を持ち出さずに済んだでしょうか。
• 短くなった回でも、次に取り組むことが二人で決まったでしょうか。
• 終業時刻を越えずに終わり、足りなかった話は続きの日時まで決まったでしょうか。
• 上司は、最後の枠の人と約束した返事や確認を、ほかの人と同じように期日までに果たせたでしょうか。

次に複数の部下と順に面談する日があれば、最後の枠のあとに予定を入れないことと、枠と枠の間に5分の空きを取ることから始めてみてください。最後の人とも落ち着いて面談を始められるかどうかは、日程の組み方に大きく左右されます。