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面談のキャンセルやお断りのメールの書き方
先に答え
面談のキャンセルのメールで大事なのは、お詫びの言葉を重ねることではなく、理由を1文で書いて、代わりの日時の候補を2つ同じメールに入れることです。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごととして最も多いのは「上司の時間確保や日程調整」（24.6%）でした。この困りごとを挙げた人は、面談が成果につながっていると感じている割合が回答者全体より高くなっています。日程の調整は、成果を感じている人にも多い困りごとです。部下から取りやめをお願いするときも書くことは同じで、理由を長く書く必要はありません。面談そのものを断るときは、理由と代わりの形（短くする・文字で済ませる）を添え、相手の側に話したいことがあるかを一言尋ねてください。
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KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で最も多く挙がった困りごとは「上司の時間確保や日程調整」でした。この困りごとを挙げた人は、面談が成果につながっていると感じている割合が全体より高くなっています。1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、同じ上司と部下の組が続けて行った1on1の間隔の中央値は29日です。月に1回のペースの二人が1回取りやめて次の定例まで待つと、間はおよそ2か月空きます。取りやめのメールには、次の日時の候補を入れることをおすすめします。
- 24.6%
- 1万人調査
- 面談の困りごととして「上司の時間確保や日程調整」を挙げた人の割合（複数回答。15の困りごとの中で最も多い答え）
- この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は44.6%で、回答者全体の31.9%を上回っています。つまり、日程の調整に困っている人は、面談の成果を感じている割合がむしろ高いということです。
- 29日
- Kakeai AI 1on1 利用データ
- 同じ上司と部下の組が続けて行った1on1の間隔の中央値
- 続けて行われた1on1の間隔のうち、半分は29日以内だったということです。月に1回のペースの二人が1回取りやめて次の定例まで待つと、間はおよそ2か月空きます。
- 6.2%
- 1万人調査
- 面談の困りごととして「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人の割合（複数回答）
- この人たちのうち面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。つまり、面談で話したことや約束が守られないと感じている人は、面談の成果も感じにくいということです。
1万人調査は、面談の取りやめや断りについて尋ねたものではありません。利用データの間隔は、同じ組が続けて行った1on1の日数の差を集計したもので、取りやめた回は記録に残りません。
出典：株式会社KAKEAI「1on1実態調査」（N=10,000、2026年5月実施、インターネット調査）
この調査は、上司と定期的に面談をしている会社員1万人に、面談を受ける立場での実感を尋ねたものです。
出典：株式会社KAKEAI「Kakeai AI 1on1 利用データの集計」（2025年10月12日〜2026年10月3日に行われた1on1から抽出した30万回の記録を、会社や個人が特定できない形で集計）
面談のキャンセルのメールは、 お詫びの言葉より、 次の日時を書く
面談を取りやめるメールで大事なのは、お詫びの言葉を重ねることではなく、理由を1文で書いて、代わりの日時の候補を2つ同じメールに入れることです。上司が取りやめるときも、部下が取りやめをお願いするときも、書くことは同じです。
KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として最も多く挙がったのは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%の人が選んでいました。この人たちのうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は44.6%で、回答者全体の31.9%を上回っています。つまり、日程の調整に困っている人は、面談の成果を感じている割合がむしろ高いということです。
1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、同じ上司と部下の組が続けて行った1on1の間隔の中央値は29日でした。つまり、続けて行われた1on1の間隔のうち、半分は29日以内だったということです。月に1回のペースで行っている二人が1回取りやめて次の定例まで待つと、間はおよそ2か月空きます。そのため、キャンセルのメールには、次の日時の候補まで書くことをおすすめします。
場面ごとに、メールに書くことと避けたいことを表にまとめました。
| 場面 | メールに書くこと | 避けたいこと |
|---|---|---|
| 上司が | お詫び、 | 「また |
| 部下が | 理由を | 理由を |
| 当日に | 短く。 | 無理に |
| 部下が | 理由、 | 何も |
| 上司が | 一人で | 「もう要らないですよね」と |
| 社外からの | お礼、 | 理由を |
以下では、販促担当の部下が展示会への出展準備を進めている職場を例にします。
上司から部下へ： 面談を取りやめるメールの例文
上司が面談を取りやめるメールは「理由を1文」「候補を2つ」「急ぎの用件を聞く一言」の3つを書けば十分です。理由を長く書くと、相手が「気にしないでください」と返す手間が増えてしまいます。
- 件名：明日の1on1の日程変更のお願い
- ○○さん、明日14時からの1on1ですが、お客様の展示会の会場でトラブルがあり、私が午後から会場に行くことになりました。申し訳ないのですが、日程を変更してもよいでしょうか。
- 代わりに、木曜の10時か、金曜の15時はいかがでしょうか。どちらも難しければ、○○さんの都合のよい時間を教えてください。
- 明日話す予定だった出展の申込書について、私の判断が必要なことがあれば、メールでも今日中にお返事します。
直前に分かったときは、短くてかまいません。ただし、次の日時の提案と、急ぎの話を聞く一言は残します。
- ○○さん、申し訳ありません。今日の1on1は、会場からの戻りが間に合いそうにありません。来週の同じ時間に振り替えてもよいでしょうか。急ぎの話があれば、電話でも大丈夫です。
上司の都合で取りやめが続いたときは、そのことに触れ、動かしにくい時間に変えることを提案します。
- 2回続けて私の都合で動かしてしまい、申し訳ありません。次は動かさないように、火曜の朝に固定したいのですが、どうでしょうか。
KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人は6.2%でした。この人たちのうち面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%を下回っています。つまり、面談で話したことや約束が守られないと感じている人は、面談の成果も感じにくいということです。面談の中での約束についての数字ですが、取りやめのメールに「今日中にお返事します」と書けば、それも相手にとっては1つの約束になると考えられます。書いたことは、その日のうちに果たしてください。
部下から上司へ： 面談の取りやめや日程変更をお願いするメールの例文
部下から面談の取りやめをお願いするメールも、理由を1文と候補を2つ書けば十分です。長いお詫びは要りません。
- 件名：明日の1on1について（日程変更のご相談）
- ○○課長、明日の1on1についてご相談です。展示会の出展申込の締め切りが明日の17時で、書類の最終確認が残っています。申し訳ないのですが、1on1を木曜か金曜に変更していただくことは可能でしょうか。
- 明日の午前中でしたら15分ほど時間が取れますので、今週中にお話ししたほうがよろしければ、その時間でお願いできますか。
当日に体調を崩したときは、短く伝え、日程は回復してから相談します。
- ○○課長、体調を崩してしまい、本日はお休みをいただきます。14時の1on1は、回復してから改めて日程をご相談したいです。出展の申込書は△△さんに共有してあります。
今月は面談そのものを見送りたいときは、理由と、上司の側に話したいことがあるかを尋ねる一言を書きます。上司の側に、部下には見えていない話があるかもしれないからです。
- ○○課長、今月の1on1についてご相談です。今月は出展準備で動いていて、私からお話ししたいことが特にありません。課長から何かお話がなければ、今月は見送らせていただいてもよろしいでしょうか。もしあれば、15分でも伺います。
面談そのものを取りやめたいとき、 断られたとき：二人で決める
面談そのものを続けるかどうかは、上司が一人で決めることでも、部下に任せきりにすることでもありません。
KAKEAIは、1on1のような改まった場を持たなくてよい関係もあると考えています。ただし、持たなくてよいかどうかを上司が決めると、間違うことがあります。上司の目には見えなくても、伝えたいことを部下が抱えているかもしれないからです。上司が「もう要らないだろう」と感じたときは、決める前に部下に尋ねます。
- ○○さんとは普段から話せているので、1on1は減らしてもいいかなと思っているのですが、○○さんはどう思いますか。私から見えていない話があれば、続けたいです。
部下から「今月は見送りたい」と言われたときは、断られたことを責めず、上司の側に話したいことがあるかを伝え、短い形を提案します。
- 今月は見送りでかまいません。ただ、私からも1つ、来期の担当の話をしたいので、15分だけ時間をもらえますか。
- 断ってもらって大丈夫です。理由だけ教えてもらえると、次の進め方を考えられるので助かります。
KAKEAIは、部下のための時間だからと、行うかどうかを部下任せにすることもおすすめしません。上司と部下の両方が当事者なので、続けるか減らすか短くするかは、二人で話して決めます。上司から「減らしてもよいか」と尋ねられた部下が、続けたいと伝えるときの言い方です。
- 続けたいです。話したいことがない月もありますが、課長のお考えを伺える時間として使いたいと思っています。
社外や他部署からの面談の申し出を断るメールの例文
社外から面談の申し出を受けて断るときは「お礼」「断る理由を1つ」「将来の余地があれば書ける範囲で」の順に書きます。理由をぼかすと、相手が別の日を提案してくることがあります。
- 件名：面談のご提案について
- □□株式会社 ◇◇様 このたびは、面談のご提案をいただき、ありがとうございます。社内で検討いたしましたが、現在は展示会の準備のため、新しいお取引の検討を見合わせております。今回は面談を辞退させていただきます。
- 展示会が終わる来月以降に改めてご案内をいただけましたら、その時点で検討いたします。
社内の他部署や人事から案内された面談を見送るときも、お礼と理由を短く書きます。
- 人事部 ◇◇様 キャリア面談のご案内をありがとうございます。今週は展示会の準備で時間が取れず、今回の枠は見送らせていただきます。次回のご案内のときに、改めて申し込みます。
面談のキャンセルのメールがうまくいったかを振り返るには
キャンセルのメールがうまくいったかどうかは、文面の丁寧さよりも、取りやめのあとに面談がどうつながったかを振り返るとわかります。
- 取りやめのメールに、次の日時の候補が入っていたでしょうか。
- 取りやめたあと、次の面談までの間が、普段の間隔より大きく空かなかったでしょうか。
- 相手が急ぎで話したかったことが、電話やメールなど別の形で届いたでしょうか。
- 部下の側から日程の変更を言い出しやすい返事を、上司が返せていたでしょうか。
- 面談そのものを見送るかどうかを、二人で話して決めたでしょうか。
取りやめのメールを送るときは、送る前に、次の日時の候補が入っているかだけを見直してみてください。お詫びの言葉を1つ減らしても、候補の日時が1つ増えていれば、相手にとっては役に立つメールになります。
この場面で、Kakeai AI 1on1 でできること
Kakeai AI 1on1 は、上司と部下の1on1の準備・会話・ふりかえり、そして日常の仕事の場面で、お二人のこれまでの1on1を踏まえた具体的な支援を届ける AI です。
面談の日程の連絡や変更、取りやめのあとに、次の予定や話すことが決まらないまま間が空くときに、上司と部下の1on1なら、Kakeai AI 1on1で次のことができます。
面談の前に、「1on1の準備」で。
日程の連絡とあわせて、 話したいことと相手に期待することを、 面談の前に伝えられます。
日程・テーマ・期待する対応・「この1on1へのメモ」を設定して保存すると、お二人の画面に表示されます。日程やテーマを設定・変更すると、お相手にメールとお知らせが届きます。選ばれたテーマと、部下が選んだ期待する対応は、上司向けの「1on1前のAIアドバイス」にも生かされます。
藤本さんが今日持ち込んでくれたのは「東南アジアの新規開拓リスト」と「スキルや力の向上」の二つです。…
面談の前日と開始5分前、ホームで。
リマインドのメールを別に書かなくても二人それぞれに予定が届き、 次の予定が決まっていないことにも気づけます。
1on1の前日と開始5分前に、メールでお知らせが届きます。次回の1on1が決まっていないときにも、メールでお知らせが届きます。ホームの「この先1週間のポイント」では、Kakeai AI が、ご自身の1on1の予定や次の一歩の期限などから、この先1週間で気にかけておくとよいことを、事実と、問いかけの形の提案で、最大3件書きます。ホームはご自身だけに表示されます。
三浦さんとの1on1は明日6月11日10時に予定されています。
面談が取りやめになったあとに。
面談が流れても、 期限の来た一歩に気づき、 次の面談を待たずに相手に声をかけられます。
予定の日に実施されなかった1on1は「予定・履歴」に「未実施」のカードとして残り、実際に行っていれば「実施済みにする」で変えられます。Kakeai AI 1on1を使わずに行った1on1も、あとから履歴に追加できます。ホームの「この先1週間のポイント」では、期限が近い、または期限を過ぎた次の一歩を Kakeai AI が取り上げることがあります。
林さんが6月25日期限で引き受けた「上海側の要件確認…」が期限を過ぎたまま未完了です。…7月9日の1on1を待たず現状を確認する場を設けてみませんか。
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よくある質問
上司が1on1をキャンセルするとき、 メールには何を書けばよいですか。
上司が1on1をキャンセルするメールには、お詫びと理由を1文、代わりの日時の候補を2つ、急ぎの用件があれば別の形で聞くという一言を書きます。「申し訳ないのですが、日程を変えさせてください。木曜の10時か金曜の15時はいかがでしょうか。急ぎの話があればメールでも今日中にお返事します」という程度で十分です。理由を長く書く必要はなく、「また改めて」で終えないことのほうが大事です。
部下から上司に、 1on1のキャンセルをお願いしてもよいですか。
部下から上司に、1on1のキャンセルや日程の変更をお願いしてかまいません。書き方は上司が取りやめるときと同じで、理由を1文と、代わりの候補の日時を2つ書きます。「締め切りが明日の17時で最終確認が残っています。木曜か金曜に変更していただくことは可能でしょうか」のように書けば、長いお詫びは要りません。上司が今週中に話したい場合に備えて、15分ほど取れる時間を添えておくと、上司も選びやすくなります。
面談を当日にキャンセルするときは、 どう連絡すればよいですか。
面談を当日にキャンセルするときは、分かった時点ですぐに、短く連絡します。体調を崩したときは、「体調を崩してお休みをいただきます。1on1は回復してから改めて日程をご相談したいです」と伝え、無理に候補の日時を書かなくてよいでしょう。急な仕事で取りやめるときは、次の日時の提案と、急ぎの話があれば電話やメールで聞くという一言を残します。当日の取りやめが続くときは、動かしにくい時間に予定を変えることを相談してください。
1on1を「今月は不要です」と部下から断ってもよいですか。
部下から「今月は1on1を見送りたい」と伝えてかまいません。ただし、理由を1文書いたうえで「課長から何かお話がなければ、今月は見送らせていただいてもよろしいでしょうか」と、上司の側に話したいことがあるかを尋ねる一言を添えます。部下には見えていない話を、上司が持っているかもしれないからです。上司の側は、断られたことを責めず、話したいことがあれば15分だけなど短い形を提案し、続けるかどうかは二人で決めます。
社外からの面談の申し出を断るメールは、 どう書けばよいですか。
社外からの面談の申し出を断るメールは「お礼」「断る理由を1つ」「将来の余地があれば書ける範囲で」の順に書きます。「ご提案をありがとうございます。現在は新しいお取引の検討を見合わせており、今回は面談を辞退させていただきます。来月以降に改めてご案内をいただけましたら、その時点で検討いたします」という形です。理由をぼかすと、相手が別の日を提案してくることがあります。返事をしないままにするのは避けてください。
関連するページ
出典と、この数字を引用するときの書き方
出典：株式会社KAKEAI「1on1実態調査」（N=10,000、2026年5月実施、インターネット調査）
出典：株式会社KAKEAI「Kakeai AI 1on1 利用データの集計」（2025年10月12日〜2026年10月3日に行われた1on1から抽出した30万回の記録を、会社や個人が特定できない形で集計）
引用する際は、「出典：株式会社KAKEAI『1on1実態調査』（2026年）」と、このページのURLを明記してください。
このページのURL：https://kakeai.co.jp/guide/meeting-cancel-decline-email-examples
作成者と運営者
KAKEAIでは普段、「上司」「部下」という言葉を使っていません。このページでは、多くの方に伝わりやすいよう、一般的な呼び方として「上司」「部下」と書いています。
このページは、Kakeai AI 1on1 を提供する株式会社KAKEAIが、自社で実施した1万人調査と Kakeai AI 1on1 の利用データの集計をもとに作成したものです。
運営者：株式会社KAKEAI（会社概要） 更新日：