面談の日程連絡への返信メールの書き方

面談の日程連絡への返信メールは、承知の一言に、話したいことを1行添える

面談の日程連絡への返信メールは、受け取ったお礼と、選んだ日時の復唱に、当日話したいことを1行添える形で書きます。「承知しました」だけの返信でも失礼ではありませんが、1行足すと、相手が面談の準備をしやすくなります。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、1on1の予定を作るときに、その回のテーマを入れておけます。その利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、予定を作る時点でテーマが入っていたのは、およそ4回に1回（26.5%）でした。つまり、予定を作る時点では、テーマが入っていない回のほうが多いということです。日程の返事に話したいことを1行添えれば、予定の段階で、当日の話題を相手に伝えることができます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に期待することがある人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は39.3%でした。アドバイスや意見がほしい、一緒に考えてほしい、話を聞いてほしいなど、上司に期待することを選んだ人の数字です。「期待していることは特にない」と答えた人では8.4%です。上司に期待することがある人のほうが、面談の成果を実感している割合が高いということです。

この調査は、メールの返信について尋ねたものではありません。それでも、返信の1行に、話したいことだけでなく上司に期待すること（意見を聞きたい・一緒に考えてほしい など）まで書いておくと、面談の前に二人の考えをそろえやすくなるでしょう。

場面ごとの返信に書くことを、表にまとめました。

以下では、営業担当の部下が新しい取引先への提案書を作っている職場を例にします。

部下から上司へ：面談の日程連絡への返信メールの例文

部下から上司への返信は「お礼」「選んだ日時の復唱」「話したいことの1行」の順で書きます。長い前置きは要りません。

候補がどれも合わないときは、合わない理由を1文で書き、代わりの候補を自分から2つ出します。代わりの候補を添えておくと、次の返事で日程が決まりやすくなります。

日程確定の連絡が来たときも、短く返信します。当日に向けて自分がすることを書いておくと、上司も準備ができます。

話したいことがまだ決まっていないときは、無理に作る必要はありません。その回は、上司から話したいことがあれば聞く回でもかまいません。

上司に期待することまで書けるときは、1行に添えます。

対面かオンラインかの希望があるときも、返信に添えます。

上司から部下へ：日程の返事と、確定の連絡の例文

上司からの返信は、確定の日時を伝えるだけで終えず、話したいことがあればという一言を添えます。上司が一言添えておくと、部下は、自分から話したいことを持ってきてよい回だと受け取りやすくなります。

部下から「特に決まっていません」と返ってきたときは、それでよいと伝え、上司から話したいことがあれば書きます。

部下の候補が合わないときは、理由を短く書き、代わりの候補を2つ出します。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として最も多く挙がったのは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%の人が選んでいました。部下の困りごととしては、面談の中身より前の、日程を決める段階のことが最も多く挙がっているということです。候補が届いたら、その日のうちに返事をすることをおすすめします。返事が遅れそうなときは、「金曜までに返します」と一言だけ先に送ります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は仕事と成長を前に進めるための時間だと考えています。日程の返事に1行添えるのは、その時間を予定の段階から仕事につなげる、小さな方法です。

人事や社外からの面談の日程連絡への返信メールの例文

人事や社外からの面談の日程連絡に返信するときは、承知の返事と、日時・場所・参加者の確認を書きます。件名は変えず、受け取ったその日のうちに返します。

人事からのキャリア面談や評価面談の日程連絡には、日時と場所を復唱し、事前に出すものがあるかを確認します。

社外の相手からの日程連絡には、日時と場所に加えて、参加者を書きます。

面談の日程連絡への返信で避けたいこと

避けたいのは、返信が短すぎることと、長すぎることの両方です。

• 「承知しました」だけで返す。失礼ではありませんが、相手は当日まで何の話か分かりません。上司の側も、確定の日時だけで終えず、話したいことがあればという一言を添えます。
• 返事を後回しにする。候補が届いたら、その日のうちに返します。決められないときは、いつ返すかだけを先に送ります。
• 合わないときに「都合がつきません」で止める。代わりの候補を自分から2つ出します。
• 1行のつもりで、用件を長く書き込む。話す中身をメールで済ませてしまうと、面談で話すことがなくなります。1行は、何の話で、上司に何を期待するかまでにします。
• 逆に、話したいことを無理に作る。決まっていないなら、そう書いてかまいません。上司から話したいことがあれば聞く回でもよい、と添えます。
• どの候補を選んだかを書かずに「それで大丈夫です」と返す。候補が複数あるときは、選んだ日時を復唱します。

面談の日程連絡への返信を、面談の当日に振り返る

返信は、文面の丁寧さではなく、面談の当日に、返信に書いたことから話を始められたかどうかで振り返ってみてください。

• 返信に、選んだ日時と、話したいことか上司に期待することの1行が入っていたでしょうか。
• 候補が合わなかったとき、代わりの候補を自分から出せたでしょうか。
• 面談の当日、返信に書いた話から始められたでしょうか。
• 上司の側は、候補が届いたその日のうちに返事ができていたでしょうか。
• 返信に書いた1行は、相手が準備しやすい書き方になっていたでしょうか。

次に面談の日程連絡が届いたら、承知の返事に1行だけ足してみてください。「当日は○○についてご意見を伺いたいです」の一文があるだけで、相手は当日までに考えておくことが分かります。