フィードバックと報告はどう違うのか

フィードバックと報告の違い

報告は、仕事をした人が、その仕事を任せた人に、起きた事実と結果を伝えることです。フィードバックは、仕事を見た人が仕事をした人に返すもので、中身は見た事実と自分の見方、そして次にどうするかです。2つは向きが逆で、組になっています。

2つは組になっているので、片方だけでは進みません。報告がなければ、上司は自分の目で見た仕事しか知らず、フィードバックの材料がありません。フィードバックが返ってこなければ、報告は受け取られただけで終わり、部下は次に何を変えればよいかが分かりません。

以下では、経理で月次の請求書の発行を担当している部下と、その上司の場面を例にします。部下は「今月の請求書は、期限内に全件発行しました」と報告しました。上司は、発行後に3件、宛名の修正依頼がお客様から届いていたことを知っています。

報告を一番に期待する人と、上司の考えを一番に期待する人の差

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に一番期待することとして「報告したい」を選んだ人のうち、面談が成長につながっていると感じている人は28.5%でした。回答者全体では26.7%です。一方、具体的なアドバイスを一番期待している人では38.2%、「一緒に考えてほしい」を選んだ人では40.9%でした。報告を一番期待している人より、上司の考えや関わりを一番期待している人のほうが、面談が成長につながっていると感じている割合は高くなっています。

報告が要らない、という意味ではありません。報告は、上司が部下の仕事を知るきっかけです。報告を受けて終えるか、上司の考えを伝えるところまで進むかで、面談の中身が変わると考えられます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談では仕事の話を避けず、仕事を前に進める時間として正面から使ってよいと考えています。仕事は、成果に対してクリアしなければならないものであると同時に、成長にとっての具体的な材料でもあります。請求書の発行の報告は、そのまま、フィードバックの材料になります。

部下の立場で：フィードバックが返ってきやすい報告のしかた

部下の立場では、報告に「事実」のほかに「判断に迷った点」と「上司に期待すること」を添えると、上司はどう応じればよいかが分かります。結果だけの報告には、上司も「分かりました」としか言いにくいものです。

報告だけでよい回は、そう伝えてかまいません。上司に期待することを添えることで、上司は返事の仕方を選べます。

上司の立場で：報告を受け取ったら、見た事実と見方を伝える

上司の立場では、報告を「了解しました」で終えず、自分が見た事実と見方を伝え、次にどうするかを二人で決めます。報告になかった事実を上司が知っているときは、まずそれを部下に伝えます。

報告が結果だけで終わったときは、上司から問いかけて、報告の続きを聞きます。

報告をそのまま受け取ってよい回もあります。1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、1on1の前に部下がテーマと、上司に期待することを選びます。その利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、「プライベート」のテーマのうち「報告したい」が選ばれていた割合は18.2%でした。同じテーマで最も多いのは「話を聞いてほしい」の21.8%で、「報告したい」はその次です。「報告したい」は上司の考えを求める選択肢ではないので、私生活の話では、知っておいてほしいだけの回もあることがうかがえます。報告に、上司に期待することが添えられていれば、上司もその回にどう応じるかを決めやすくなります。

フィードバックと報告を混同したときに、起きること

フィードバックと報告を混同すると、どちらも形だけになりがちです。よくあるのは次の4つです。

• 上司が、報告を求めることをフィードバックのつもりにする。「毎週、進み具合を報告してください」と頼むだけでは、部下に伝わるものがありません。報告を受けたら、見た事実と見方を伝えるところまでが上司の役割です。
• 部下が、フィードバックに報告で返す。上司の指摘に「直しました」とだけ返すと、何をどう直したのか、上司の見方に同意しているのかが伝わりません。直した中身と、まだ分からない点を伝えます。
• 報告書の所感の欄を、フィードバックの代わりにする。部下が自分で書いた所感は、上司の見方ではありません。上司が読んで返事をしなければ、報告書は提出されただけで終わります。
• 報告の場で、評価の結果のように告げる。「今月はよくやりました」「今月は物足りなかったです」は、上司の見方ではあっても、次に何をするかが決まりません。見た事実と、次の一手まで言います。

KAKEAIは、1on1では仕事（業務）の話をしない、進み具合の確認は別の場で、という助言をおすすめしません。進み具合の報告は、上司が自分の見ていない仕事を知り、見方を伝えるきっかけになるからです。

報告とフィードバックがかみ合っているかの振り返り方

報告とフィードバックがかみ合っているかどうかは、報告の回数ではなく、報告のあとに上司が何を伝え、次の回に何が変わったかを振り返るとわかります。

• 部下の報告に、事実のほかに、判断に迷った点と上司に期待することが入っていたでしょうか。
• 上司は、報告を受け取ったあとに、自分が見た事実と見方を伝えていたでしょうか。
• 報告になかった事実を上司が知っていたとき、それを部下に伝えていたでしょうか。
• 次にどうするかを、上司が一人で決めて伝えるのではなく、二人で決めていたでしょうか。
• 次の回の報告は、前回の話を受けて、中身が変わっていたでしょうか。

次の回の報告が、前回のフィードバックを受けて変わっていれば、2つはかみ合っていると言えるでしょう。