管理職が会社を辞めるときの伝え方と時期

管理職が会社を辞めるときの伝え方と時期：期限より早く、直属の上司に最初に

管理職が会社を辞めるときは、就業規則に書かれた退職の申し出の期限より早く、直属の上司に最初に伝えてください。何か月前がよいかは、期限ではなく、引き継ぎに要する期間から逆算して決めます。管理職の引き継ぎには、担当している仕事のほかに、部下との面談と評価、社外との関係が含まれます。この3つがある分、一般の社員より長めに見ておくことをおすすめします。

退職の申し出の期限は、法律で定められた最低限の期間と、就業規則で定められた期限の2つがあり、別のものです。管理職について別の定めを置いている会社もあります。何日前までに申し出るかは会社によって異なるため、まず自分で就業規則を読み、そのうえで人事の担当者に確認することをおすすめします。

伝え方で大事なのは、順番と中身の2つです。順番は、直属の上司・人事・部下・取引先です。中身は結論と希望する時期と引き継ぎの案の3つで、最初の面談でそろえて話します。理由は短くてかまいません。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。退職を決めたあとも、退職の日までは、部下の仕事を決める直属の上司であることは変わりません。残りの期間の1on1は、引き継ぎのためにも続けることをおすすめします。

以下では、製造業の品質保証の課長が、別の会社に移るために退職を決めた場面を例にします。

管理職が退職を伝える時期の決め方と、相手ごとの順番

伝える時期は、退職したい日から逆算して、3つの引き継ぎに要する期間を見積もって決めます。相手ごとに、伝える時期と中身をそろえておくと、話が前後しません。

引き継ぎの3つの中では、部下との面談と評価の引き継ぎに、まとまった時間が要ります。担当している仕事は文書で渡せますが、部下一人ひとりと何を話してきたか、何を決めてきたかは、本人の了解を得ながら整理する必要があるからです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、同じ上司と部下の組で続けて行われた1on1の間隔の中央値は29日でした。続けて行われた1on1の間隔の半数は、29日以内ということです。このペースなら、退職を伝えてから退職日までが2か月のとき、部下一人と行える1on1は2回ほどです。退職を伝えた週に、定例とは別に時間を取ることも考えたいところです。

直属の上司への退職の伝え方と、そのまま使える言い方

直属の上司には面談の時間を申し込み、結論・希望する時期・引き継ぎの案の順で話します。理由は短く伝え、詳しく聞かれたら答えます。退職の話は、メールや立ち話ではなく、二人だけで話せる場で伝えるのがよいでしょう。

面談を申し込むときの言い方です。

面談の最初の一言です。結論を先に言います。

引き継ぎの案を、自分から出します。

引き止められたときは、感謝を伝えたうえで、結論を変えないなら、そのことをはっきり言います。迷っているなら、迷っていると言ってかまいません。

部下への退職の伝え方と、残りの期間の1on1

部下には、全員に同じ日に伝え、その日のうちか翌日までに、一人ずつ1on1で話す時間を取ります。全員への話では事実と日付と引き継ぎの進め方を伝え、個別の1on1では、その人の仕事と評価と不安について話します。噂で先に伝わることだけは避けたいところです。

全員に伝えるとき

後任が決まっているなら、名前と、いつから引き継ぐかを一緒に伝えます。決まっていないときは、決まっていないと正直に言います。

一人ずつの1on1で伝えるとき

個別の1on1では、まず相手の受け止めを聞きます。そのうえで、その人の仕事と評価の進め方について話し、次の上司に何を伝えてよいかを本人と決めます。

評価については、進め方は伝えますが、結果は約束しません。「○○さんの評価は下げません」のような言い方は、自分の権限を超えています。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として、「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。前の会話を上司が覚えていないと感じる面談では、成果を実感しにくいことがうかがえます。

上司が替わる場面を尋ねた数字ではありませんが、前の上司と決めてきたことが後任に伝わらないと、部下は同じような困りごとを感じることがあると考えられます。引き継ぎで渡したいのは、担当の仕事の一覧だけでなく、本人が了解した範囲での、これまでの面談で決めてきたことです。

後任に引き継ぐとき

後任には、部下一人ひとりについて、本人が了解したことだけを渡します。自分の評価や印象は、本人の了解なく渡さないようにします。

管理職が会社を辞めるときに避けたいこと

避けたいのは、順番を崩すことと、残りの期間の仕事を手放してしまうことです。

• 部下や同僚に、直属の上司より先に話す。噂で先に上司の耳に入ると、最初の面談が、なぜ先に話してくれなかったのかという話から始まりがちです。親しい部下にも、上司と人事に伝えるまでは話しません。
• 期限ぎりぎりに伝える。就業規則の期限を守っていても、引き継ぎの時間が足りなければ、部下と取引先に負担が残ります。
• 理由を長く説明する、または会社への不満を理由にする。理由は短く伝えます。不満を並べると、引き継ぎの話に進みにくくなります。
• 退職を決めたあと、部下との1on1をやめる。退職の日までは、直属の上司であることは変わりません。1on1は、引き継ぎのために必要な時間でもあります。
• 部下の評価の結果や、後任の人選を約束する。どちらも自分の権限を超えています。進め方は伝え、結果は約束しません。
• 1on1の記録や自分の印象を、本人の了解なく後任に渡す。1on1で話したことは、二人の間のものです。何を引き継ぐかは、本人と決めます。
• 取引先に、会社としての伝え方を決める前に話す。担当が替わることは、後任と時期が決まってから、会社の決めた形で伝えます。

退職までの引き継ぎがうまくいったかを振り返るには

引き継ぎがうまくいったかどうかは、資料がそろったかではなく、退職の前の最後の1か月に、部下と後任の間で何が始まっているかを見るとわかります。次の点を振り返ってみてください。

• 部下の一人ひとりと、次の上司に伝えてよいことと伝えないでほしいことを、一緒に決められたでしょうか。
• 部下の評価の進め方を、人事と決めた通りに、全員に同じ内容で伝えられたでしょうか。
• 後任と部下の最初の1on1が、自分が退職する前に一度は行われたでしょうか。
• 取引先への説明が、会社の決めた形で、後任の名前とともに済んでいるでしょうか。
• 退職を伝えたあとも、部下との1on1を間隔をあけずに続けられたでしょうか。

退職の日までの引き継ぎも、辞める人の仕事の一部です。最後の1か月に部下と後任の間で話が始まっていれば、自分が抜けたあとも、部下の仕事は止まりにくくなります。