キャリア面談を外部に委託したい

キャリア面談を外部に委託する前に決めること：何を外部に任せ、何を上司に残すか

キャリア面談を外部に委託するときは、外部の専門家に任せる部分と、直属の上司に残す部分を先に分けてください。外部に任せられるのは、本人が上司には話しにくいことを安心して話せる相談先になることと、社外も含めた選択肢を本人と一緒に整理することです。一方、本人の今の仕事を見たうえで意見を言い、次に任せる仕事を決めることは、外部の人にはできません。この部分は、直属の上司との面談に残します。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごとの種類ごとに、面談が成果につながっていると感じる人の割合を比べています。信頼できず本音が言えない、上司の話が役に立たないといった上司との関係の困りごとだけがある人では15.6%でした。時間の確保や記録の管理といった実務の困りごとだけがある人では43.2%、困りごとがない人では37.3%です。上司との関係に困っている人は、面談が成果につながっていると感じる割合が低いということです。

上司との関係に困りごとがある人は、そのことを上司本人には話しにくいことが多いでしょう。上司とは別の相談先を置くことは、こうした人の助けになると考えられます。あわせて、上司との面談そのものを見直すことも欠かせないでしょう。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の話題（複数回答）に「キャリア」を挙げた人は27.7%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は36.2%で、キャリアの話をしていない人の30.2%を上回っています。上司とキャリアの話をしている人のほうが、面談の成果を実感している割合が高いということです。キャリアの話を外部に任せる場合でも、上司との間でキャリアの話を続けることをおすすめします。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。仕事は成長の材料であり、本人の「いま」を分かっている人でなければ、仕事や成長を前に進める時間にならないからです。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。人事の担当者は、外部委託を考える前に、上司が部下の仕事を見られる状態にあるかどうかも確認しておくとよいでしょう。

キャリア面談の外部委託でできることと、できないこと

外部の専門家と直属の上司は、同じ「キャリア面談」という名前でも、できることが違います。委託の範囲を決めるときの整理です。

外部の専門家に向いているのは、上の表で上司の列に「社内の情報に限られる」「難しい」とある部分です。逆に、仕事を見て意見を言い、次の仕事を決める部分を外部に出すと、面談は本人の話を聞いて終わるものになりがちです。本人が整理した内容のうち本人が選んだものを上司に伝え、上司との面談で次の仕事につなげれば、2つの面談がそれぞれの役目を果たせます。

外部の委託先を選ぶ観点

委託先は、知名度や料金より、面談の中身がどう扱われるかで選ぶことをおすすめします。確認したい観点は次の通りです。

• 面談を行う人の資格と経験。キャリアコンサルタントの国家資格を持つ人が行うのか、企業に勤める人との面談の経験があるのかを確認します。
• 守秘と、記録の扱い。面談の中身を会社に報告するのか、本人の了解を得た内容だけなのか。会社に戻るのは、本人が選んだことだけにするのが基本です。
• 本人が面談を断れるか。全員に義務づけるのか、希望者が申し込むのか。任意にするほうが、話す側の安心につながります。
• 転職の紹介と切り離されているか。人材紹介の事業を併せて行う委託先では、面談が社外への転職の案内につながらない契約になっているかを確認します。
• 上司との面談とのつなぎ方。本人が上司に伝えたいことを整理する時間が面談の中にあるか。会社の異動や公募の仕組みを、委託先に渡して説明してもらえるか。
• 効果の見方。実施率や満足度だけでなく、面談のあとに本人が何を始めたかを、本人の報告で見られる形になっているか。

委託先に確認するときの言い方の例です。

外部委託と上司の面談を、どうつなぐか

外部の面談で本人が整理したことのうち、上司に届くのは、本人が選んだものだけにしてください。外部の面談の内容を会社が集めて上司に渡すと、本人は外部の面談でも本音を話しにくくなります。つなぐ役は人事ではなく、本人です。

人事から管理職に説明するときは、外部の面談が上司の面談の代わりではないことを、はっきり伝えます。

社員に案内するときは、何が守られ、何が会社に戻るのかを先に書きます。

上司が部下に、外部の面談のあとに声をかける言い方の例です。

KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。外部に委託した面談の記録も、同じ考え方で扱うのがよいでしょう。中身を人事が読む前提になると、本人は上司にも外部の人にも、本音を控えるようになりがちです。

キャリア面談の外部委託で避けたいこと

避けたいのは、外部委託を上司の面談の代わりにすることと、外部の面談を会社の管理の道具にすることです。

• 上司とのキャリア面談をなくして、外部に置き換える。KAKEAIは、上司とのキャリア面談を外部の面談に置き換えることをおすすめしません。本人の今の仕事を見て意見を言い、次の仕事を決められるのは直属の上司だけだからです。
• 外部の面談の内容を、人事や上司が読める契約にする。本人は外部の面談でも話す内容を選ぶようになり、外部に委託する意味が薄れます。
• 受けた人数や実施率を、管理職の目標にする。面談を受けさせることが目的になり、本人が自分の理由で受ける面談ではなくなります。
• 外部の面談を、異動希望の受付窓口にする。面談で話した希望が人事に届くと本人が思っていると、届かなかったときに不信につながります。異動の希望は、自己申告など会社の正式な経路で受け、面談と混ぜないことを先に案内します。
• 上司が部下の仕事を見ていない状態を、外部委託で埋める。外部の人は仕事を見ていません。上司が仕事を見ていない問題は、外部委託では解決しません。上司が部下と仕事の話をする時間を取ることが先です。
• 委託先を料金と知名度だけで選ぶ。守秘の範囲と、転職の紹介との切り離しは、契約の前に文書で確かめます。

キャリア面談の外部委託がうまくいったかどうかの振り返り方

うまくいったかどうかは、受けた人数ではなく、面談のあとに本人と上司の間で何が変わったかを見るとわかります。半年ほど経ったときに、次の点を振り返ってみてください。

• 外部の面談を受けた人のうち、整理したことを自分から上司に話した人がいるでしょうか。本人の報告の範囲で、人事が把握できているでしょうか。
• 上司の側で、部下から外部の面談の話が出たあとに、今の仕事で何かを変えた例があるでしょうか。
• 外部の面談の内容が人事や上司に漏れていない、と社員が感じているでしょうか。
• 上司とのキャリア面談や1on1が、外部委託を始める前より減っていないでしょうか。
• 異動の希望が、面談ではなく、会社の正式な経路で出されているでしょうか。

外部委託が機能しているときは、上司との面談も続いていて、本人が整理したことが仕事の話として上司に戻っています。外部の面談だけが増え、上司との面談が減っているなら、委託の範囲を見直す時期です。