仕事が遅い部下を、どう指導すればよいか

仕事が遅いと感じたとき、指導の前に時間がかかる理由を3つに分ける

部下の仕事が遅いと感じたときは、「もっと早く」と伝える前に、その仕事のどの工程で時間がかかっているのかを、本人と一緒に見つけることをおすすめします。上司の目に入るのは、期限の日に仕上がっていないという結果だけで、途中のどこで止まっていたのかは、本人に聞かなければ分からないからです。

時間がかかる理由は、大きく3つに分かれます。1つ目は、誰かの返事や上司の確認を待っていて、工程の途中で止まっている場合です。2つ目は、同時に抱えている仕事が多く、どれから手を付けるかが決まっていない場合です。3つ目は、やり方そのものに時間がかかっている場合で、手順を知らないときと、必要以上に仕上がりを整えているときがあります。3つは重なることもあり、同じ人でも仕事によって違います。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談のあとに動けなかった理由を尋ねています。答えたのは、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人で、理由は5つまで選択できます。「時間やコストの制約で動けない」を選んだ人は15.4%で、「スキルが不足していてできない」の9.1%より多くなっていました。つまり、動けない理由として、時間の制約は力の不足より多く挙がっているということです。面談のあとの行動についての数字ですが、仕事が遅いと感じるときも、本人の力の問題と決める前に、時間を取られているものが何かを見るとよいでしょう。

同じ質問で最も多かった答えは「その時々によって違う」の26.1%で、「特にない」が23.4%で続きました。動けなかった理由は、1つに決まらないか、挙げられないという答えが多いということです。「何に時間がかかっていますか」と尋ねて「特にありません」と返ってきたときも、理由がないというより、本人も言葉にしにくいのかもしれません。だからこそ、仕事を工程に分けて、1つずつ見ていく進め方をおすすめします。

以下では、営業事務の部下が新しい取引先の登録手続きを担当している場面を例にします。手続きは与信の確認・契約書類の回収・システムへの登録の3つの工程からなり、目安の5営業日に対して2週間ほどかかっています。

仕事が遅いときの指導は、どこで時間がかかっているかを一緒に見ることから始める

指導の最初の一歩は、仕事を工程に分けて書き出し、それぞれに何日かかったかを二人で並べることです。責める形にならないよう、目的を先に伝えるとよいでしょう。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の前に選ばれたテーマごとに、部下が上司に期待することを集計しています。選ばれたすべてのテーマを分母にすると、テーマが「業務の進捗や進め方」で、上司に期待することが「一緒に考えてほしい」だった組み合わせは7.4%でした。テーマと上司に期待することの組み合わせの中で、最も多いものです。同じテーマで「報告したい」は6.3%でした。進み具合の話で部下が上司に期待することとして選んだのは、「報告したい」より「一緒に考えてほしい」のほうがわずかに多かったということです。差は小さいものですが、仕事が遅れている話も、報告を聞いて「急いでください」で終えるより、一緒に考える時間にしてみてください。

工程ごとに時間の使われ方が見えてきたら、時間がかかっている箇所に合わせて、上司ができることを決めます。

待ちや確認で止まっているとき

誰かの返事を待っている時間は、本人の努力では縮まりません。上司の確認待ちが含まれていれば、まず上司の側から直します。

量と優先順位で止まっているとき

抱えている仕事が多いときは、本人に優先順位を任せきりにせず、どの仕事を先に進めるかを上司も一緒に決めます。後に回した仕事の説明は、上司が引き受けます。

やり方そのものに時間がかかっているとき

手順を知らずに進めているなら、教えることが先です。一方で、丁寧に仕上げようとして時間がかかっているなら、どこまでの仕上がりでよいかを決めることで、同じ力でも早く終わりやすくなります。

期限と途中の確認を、仕事を始める前に二人で決める

遅れが期限の日に初めて分かる状態を変えるには、仕事を頼むときに、期限と一緒に途中の確認日を決めておくことをおすすめします。途中で声をかける約束を先にしておけば、上司が途中で様子を尋ねても、催促とは受け取られにくくなります。

遅れそうだと本人から早めに知らせがあったときは、まずそのことに感謝を伝えてください。知らせた結果が叱責なら、次からは期限の日まで黙っていることになりがちです。

仕事が遅いと感じたときの指導で、避けたいこと

避けたいのは、時間がかかっている箇所を見ずに、速さだけを求めることです。逆に、遅れを上司が引き取ってしまうことも避けてください。

• 「もっと早く」「急いで」とだけ伝える。本人は、どの工程を変えればよいのかが分かりません。何日で、どの工程を、どう変えるかまで二人で決めてください。
• 期限を細かく切って、進み具合を何度も尋ねる。途中の確認日を先に約束していない状態で何度も尋ねると、本人は見張られているように感じやすくなります。確認の日は、仕事を頼むときに決めておきます。
• 性格や能力の話にする。「慎重すぎる」「要領が悪い」という言い方は、本人が何を変えればよいかにつながりません。話題は、工程と日数に絞ります。
• 逆に、遅れている仕事を上司が引き取る。その場は早く片づきますが、次も同じ工程で時間がかかりがちです。上司が引き取るのは、上司の確認と、他部署への調整までにしてください。
• 本人に理由を言わせることを目的にする。理由は1つに決まらないことが多いので、「なぜ遅いのか」を問い続けるより、工程を一緒に分けるほうが早く答えに近づきます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談は仕事を前に進める時間として正面から使ってよいと考えています。仕事の遅れには、工程と日数という具体的な材料があるので、面談で扱いやすい話の1つです。

仕事の遅れへの指導がうまくいったかを、どこで見るか

うまくいったかどうかは、仕事が速くなったかだけでなく、遅れそうなときに本人から早く知らせが来るようになったかを見ると分かります。次の仕事を1つ終えたあとに、自分に問いかけてみるとよいでしょう。

• 時間がかかっていた工程を、工程ごとの日数で、二人で見ることができたでしょうか。
• 上司の確認待ちや他部署への調整など、上司の側で縮められる時間を、上司自身が縮めたでしょうか。
• 仕事を頼むときに、期限と一緒に途中の確認日を決めていたでしょうか。
• 遅れそうだと分かった日に、本人から知らせが来るやり取りになっているでしょうか。

仕事の速さは、本人の性格で決まるものというより、工程のどこで何日かかっているかの積み重ねとして見ることができます。その積み重ねを二人で見られるようになることが、指導の中心だと考えられます。