部下へのねぎらいの言葉とメールの書き方

部下へのねぎらいの言葉は、上司が何を見ていたかを具体的に言うこと

部下へのねぎらいの言葉は、「お疲れさま」「ありがとう」の言い換えを探すより、上司が本人のどの仕事を見ていたかを具体的に言うことで届くと考えられます。言葉そのものは短くてかまいません。足りないのは言い回しではなく、本人の仕事を知っているという中身です。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1のあとに部下が感想を送った回を集計しています。そのうち「自分のことや状況を知ってもらえました」が選ばれた割合は46.2%でした。10の選択肢の中で最も多く、「助かりました」は13.0%、「やる気が出ました」は11.3%です。つまり、部下が上司との時間のあとに最も多く選ぶのは、自分の状況を知ってもらえたという感想だということです。1on1のあとの感想の数字ですが、ねぎらいの言葉も、上司が本人の状況を知っていることが伝わる形にすることをおすすめします。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）に、「コンディションやモチベーションを維持・向上させるため」を選んだ人は25.2%でした。最も多い「自分の仕事を進めるため」は52.8%です。最も多い理由は仕事を進めることですが、体調ややる気を保つことも、面談の理由として選ばれているということです。面談についての数字ですが、体調ややる気を保つことを面談の理由に挙げる部下もいることは、ねぎらいの言葉を考えるときにも頭に置いておきたい点です。

このページでは、マーケティング担当の部下が、3日間の展示会の出展を準備から当日まで受け持ち、終えた場面を例にします。

ねぎらいの言葉の作り方：事実、影響、気遣いの3つ

ねぎらいの言葉は、事実、影響、気遣いの3つで組んでください。事実は上司が見ていた本人の仕事ぶり、影響はそれで誰がどう助かったか、気遣いは休みや次の負担の調整です。3つがそろわなくても、事実が1つ入っていれば、定型の言葉より届きやすくなります。

口頭で言うなら、次のような形になります。

事実が思い当たらないときは、本人の仕事を見る機会が足りていなかったのかもしれません。その場合は、取り繕わずに、本人から聞くところから始めるとよいでしょう。

ねぎらいと、評価の約束を混ぜない

ねぎらいの言葉に、「評価に反映します」「次の昇給で考えます」のような言葉を添えないでください。評価の結果や昇給は上司の一存で決められないので、果たせない約束になりがちです。ねぎらいは、知っている事実と感謝を伝えるところまでにします。

部下へのねぎらいのメールの書き方と文面の例

ねぎらいのメールは、件名を含めて5行ほどにします。書くのは、見ていた事実と影響と気遣いを1つずつです。長い文面は要りません。全員に同じ文面を一斉に送ると、事実が入らないので、受け取る側には定型文に見えがちです。1人ずつ、その人がしたことを1つ書きます。

展示会を終えた翌朝に送るメールの例です。

当日は会場に行けず、報告だけを受けた場合のメールの例です。自分が知らない事実を書くより、報告の中身を読んだことを書きます。

休日出勤や深夜の対応をねぎらうメールでは、気遣いの部分に、代休と、次に同じ負担が起きないための一言を入れます。

ねぎらいの言葉で避けたいこと

避けたいのは、ねぎらいが定型の言葉で終わることと、ねぎらいに別の目的を混ぜることの2つです。

• 「お疲れさま」「頑張ったね」だけで終える。事実が入っていないと、受け取る側には、誰にでも言う言葉に聞こえがちです。言い換えの例文を探しても、この問題は解決しません。
• 頑張りや根性を称える。「よく耐えた」「さすが根性がある」のような言葉は、無理をしたこと自体を評価する形になり、次も同じ無理をしてよいという意味に受け取られかねません。
• 評価や昇給の約束を添える。上司の一存で決められないことなので、果たせない約束になりがちです。
• 全員に同じ文面を送る。事実が入らず、一斉送信だと分かる文面は、ねぎらいとして受け取られにくくなります。
• ねぎらいの言葉で、指摘を包む。「よく頑張ってくれた。ただ、報告が遅かったのは直してほしい」のように続けると、本人にはねぎらいの部分が前置きに聞こえます。直してほしいことは、別の機会に、仕事の事実として伝えます。
• 逆に、ねぎらいだけで負担の原因に手を打たない。2週間残業が続いた事実をねぎらっても、次の展示会で同じ体制なら、同じことが起きます。

残業や休日出勤をねぎらうときは、負担の話まで

残業や休日出勤をねぎらうときは、感謝で終えず、負担の原因をどう減らすかの話を、上司の側から持ち出してください。ねぎらいだけで終えると、本人には「この負担は当然のもの」と上司が考えているように見えることがあります。

疲れが残っているように見えるときは、仕事の話より先に、体調を気にかける一言を添えます。眠れていない、食欲がないといった話が続くときは、産業医や医療の専門家につなぐことを、人事の担当と相談して進めます。

ねぎらいが届いたかは、何で分かるか

ねぎらいの言葉が届いたかどうかは、本人がその場で喜んだかではなく、そのあとの二人のやり取りで振り返ります。1か月ほどたったら、自分に問いかけてみてください。

• ねぎらいの言葉に、上司が知っている本人の具体的な動きを1つ入れられたでしょうか。
• 残業や休日出勤をねぎらったあと、負担の原因について、上司の側から手を打てたでしょうか。
• 展示会のあとの1on1で、大変だったことや困ったことを、二人で話せたでしょうか。
• 評価や昇給のような、上司の一存で約束できないことを、ねぎらいに混ぜずに済んだでしょうか。

ねぎらいの言葉は、上司が本人の仕事を知っていることを言葉にする機会です。言い回しを探す前に、この1か月に本人がしたことを1つ思い出すことから始めてみてください。