他責の部下を、どう指導すればよいか

他責に聞こえる発言は、仕事が止まった理由の報告として聞く

「営業が確定を出してこないので請求書が遅れました」のような、他人のせいにしているように聞こえる発言は、まず仕事がどこで止まったかの報告として聞くとよいでしょう。言い方は責任のなすり合いに聞こえても、中身は「何が足りなくて動けなかったか」の説明として聞くことができます。指導の入口を「態度を直す」に置くと、止まった理由のほうが置き去りになります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談のあと行動につながらない理由を尋ねています。答えたのは、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人（6,074人）で、理由は5つまで選択できます。最も多かった答えは「その時々によって違う」26.1%で、「特にない」23.4%が続きました。つまり、動けなかった理由として最も多く挙げられたのは、回によって違うことと特に理由がないことだ、ということです。だからこそ、1回の発言から「他人のせいにする人だ」と決めるのではなく、そのたびに何が足りなかったかを尋ねることをおすすめします。

KAKEAIの1万人調査では、この質問で「行動するために必要な情報が揃っていない」を選んだ人が15.9%でした。「時間やコストの制約で動けない」は15.4%、「裁量や権限がなくできない」は9.4%です。情報・時間・権限は、どれも本人の外側にある理由です。面談のあとの行動についての数字ですが、他人のせいにしているように聞こえる発言も、中身を見れば、情報・時間・権限のどれかが足りなかったという報告かもしれません。たとえば「営業が出してこない」は、情報が揃っていないという報告でもあります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の両方が仕事の当事者だと考えています。部下の発言を他責と決めつけることも、上司が部下のせいにすることも、止まった理由がそのまま残る点では同じです。このページでは、経理の部下が月末の請求書の発行を担当していて、「営業が売上の確定を出してこないので遅れました」と話した場面を例にします。

他責に聞こえるとき、最初に言うこと：「誰のせいか」ではなく「何が足りなかったか」

最初の一言では、誰のせいかを決めるつもりがないことを伝え、止まった時点と足りなかったものを尋ねます。「言い訳をしないで」「それは他責です」と返すと、本人は止まった理由を言いにくくなり、何が足りなかったのかが分からないままになりがちです。

本人が「私のせいではないので」と言葉を強めることもあります。そのときは責任の話を続けず、請求書を期日に出すことは二人の仕事だと伝えます。

本人の側にも止まった箇所があったとき

確定が届いていた分の入力も止まっていた、というように、本人の側の事情が見えることもあります。そのときも、責める形ではなく、事情を尋ねる形で切り出すとよいでしょう。

挙がった理由を、上司が手を打つものと本人が変えるものに分ける

止まった理由が出てきたら、上司が手を打つものと本人が変えるものに、その場で分けます。情報と権限と優先順位は、多くの場合、上司の側で手を打てます。分けたあとは、上司が引き受けたことを、期限とともに本人に伝えます。

上司が引き受けたことは、必ず結果を伝えます。相談すると言って返事をしないと、本人には上司も動かなかったと見え、次から理由を言わなくなりがちです。

本人が変える範囲については、上司が手順を指示するより、本人の言葉で次の進め方を話す時間を取るとよいでしょう。

他責の発言が繰り返されるときの指導と、避けたい言葉

同じ相手の名前が毎月出てくるときは、本人の人柄の話にせず、「次に同じことが起きたとき、誰にいつ知らせるか」の約束を二人で決めるとよいでしょう。繰り返す理由は、本人の考え方より、止まった理由が解消されていないことにあるかもしれません。

他人の名前を挙げる発言が続くと、上司のほうが疲れてしまうものです。それでも、次の言葉は使わないようにします。

• 「他責思考をやめなさい」「当事者意識を持ってください」。考え方を名指しで直そうとする言葉です。本人は何を変えればよいのか分からず、理由を言いにくくなります。発言を他責と名づけて考え方を直させる指導は、おすすめしません。
• 「言い訳はいいから、結果を出して」。止まった理由を聞かずに結果だけを求めると、情報や権限が足りないという理由はそのまま残ります。
• 「それはあなたの責任です」と先に言う。責任の所在を先に決めると、本人は守りに入り、事実が出てきにくくなります。責任の話は、止まった理由を分けたあとでも間に合います。
• 逆に、上司が全部引き取る。上司が営業に話し、判断もして、本人は待つだけになると、本人が変えられた範囲の話が消えます。どこを本人が決めて進めるかは、二人で話して決めます。

上司の側の他責：部下のせいにしていないかを同じ場で見る

部下の発言を他責と感じたときは、上司自身が部下のせいにしていないかも、同じ場で振り返ってみてください。請求書の遅れを本人の確認不足だけで説明していたなら、営業との締め日の調整をしていなかった上司の側にも、止まった理由があります。

上司が自分の側の理由を先に口にすると、本人も自分の側の理由を話しやすくなります。この面談は誰のせいかを言い合う場ではなく、止まった理由を二人で出し合う場だと、上司の言葉で伝わるからです。

他責への指導がうまくいったかは、何で分かるか

うまくいったかどうかは、本人が他人の名前を出さなくなったかではなく、止まった理由が早く上司に届き、二人で解消できているかで振り返ります。次の月末のあとに、自分に問いかけてみてください。

• 遅れそうだと分かった日に、本人から上司に連絡が来るやり取りになっているでしょうか。
• 上司が引き受けたこと（締め日の相談、判断の基準）は、約束した日までに本人に返せたでしょうか。
• 止まった理由を聞いたとき、「誰のせいか」より先に「何が足りなかったか」を尋ねられたでしょうか。
• 上司自身の側の理由を、本人の前で口にできたでしょうか。

他人のせいにしているように聞こえる発言は、本人が止まった理由を言葉にしているところでもあります。その言葉を、態度の問題ではなく、二人で取り組む仕事の報告として聞くことから始めてみてください。