連絡や返信をしない部下への対応

連絡や返信をしない部下への対応は、返事がない理由を決めつけないことから始める

連絡や返信をしない部下への対応は、「読んでいるのに返さないのは無視だ」と決めつけないことから始めてください。返事がない理由は1つではなく、本人にもはっきりしていないことがあります。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、その理由を尋ねています（5つまで選択）。最も多い答えは「その時々によって違う」で26.1%、次が「特にない」で23.4%でした。「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%、「判断材料はあるが確信がもてない（不安・恐れ・迷い）」は11.0%です。つまり、面談のあとに行動につながらない理由は1つにまとまらず、情報が足りない、確信が持てないといった答えもそれぞれ1割を超えているということです。

面談についての数字で、連絡の返事について尋ねたものではありません。ただ、上司からの依頼への返事が止まるときにも、何を返せばよいか分からない、判断に確信が持てないといった同じ種類の理由が混ざっていると考えられます。そこで、最初の対応は注意ではなく、返事のできる依頼になっていたかを見直すことから始めます。

ここでは、会社のWebサイトの更新を担当している部下を例にします。在宅勤務の日が多く、上司は更新の依頼と進み具合の確認を、業務用のチャットで送っています。

返事がない3つの場面と、最初の一言

返事がない場面は、少なくとも3つに分かれます。場面によって、上司の最初の一言は変わります。

出勤もなく、どの連絡にも返事がない状態は、このページの範囲ではありません。会社の決まりに沿って、その日のうちに人事の担当に連絡します。

返事のできる依頼に直し、返事の決まりを二人で決める

依頼に、何を・いつまでに・どの形で返してほしいかを書く

返事がない依頼を見直すと、「返してほしいこと」が書かれていないことがあります。「こんな感じでお願いします」「見ておいてください」という依頼は、何を返せばよいかが決まっていません。依頼には、何を、いつまでに、どの形で返してほしいかを書きます。

• 何を。受けられるかどうか、終わる見込みの日、案への意見のどれかです。
• いつまでに。「今日中に」「明日の午前までに」のように、日と時間帯で書きます。
• どの形で。「一言でかまいません」「受けられるかどうかだけ」「できない場合はその理由を1行」のように、返事の形を決めます。

書き直した依頼の例です。

返事に判断が要る依頼は、判断の材料も一緒に渡します。確信が持てないまま返事が止まることを防ぐためです。

返事の決まりを二人で決め、上司も守る

依頼の書き方を直したうえで、返事の決まりを二人で決めておくとよいでしょう。上司が決めて伝えるのではなく、本人のやりやすい形を聞いて決め、決まりは上司も守ります。

返事がない状態が続いたら、チャットで催促を重ねるのではなく、直接話す時間を取ります。

夜や休日の連絡、私用のLINEに返事がないとき

業務時間外に送った連絡に返事がないことは、部下の側の問題ではありません。上司の側が、業務時間外に返事を求めないようにします。緊急の連絡の仕方は、会社の決まりに沿って、二人で先に確認しておきます。

業務の連絡に私用のLINEを使うかどうかは、会社の決まりに従います。会社が業務用の道具を決めている場合は、それ以外の道具で業務の連絡を送らないようにしてください。私用のLINEに返事がないことを注意するのは、避けたいところです。

返事がないことへの対応が、評価や処分の話になる場合は、上司の判断で口にせず、就業規則と人事の担当に確認することをおすすめします。

連絡や返信をしない部下への対応で、避けたいこと

避けたいのは、理由を決めつけて注意することと、返事がないまま上司が仕事を引き取ることの、両方です。

• 既読で返さないのは無視だと決めて注意する。返事がない理由は1つに決まらず、本人にもはっきりしていないことがあります。先に依頼の書き方を見直してみてください。
• 返事が来るまで催促を重ねる。催促が増えるほど、返しにくくなることがあります。2回目の催促の代わりに、直接話す時間を取るとよいでしょう。
• 返事がないので、上司が代わりにやってしまう。返事がないまま上司が引き取ると、次からも返事がないまま進みがちです。依頼を引き取る前に、受けられるかどうかだけを聞きます。
• 夜や休日のチャットやLINEで追いかける。業務時間外の返事は求めません。
• 皆が見ているチャットで返事を催促する。人前で「返事がありません」と書かれると、本人は言い分を書きにくくなります。確認は、二人だけのやり取りか、直接の会話でするとよいでしょう。

返事のやり取りがうまく回るようになったかを振り返る

連絡や返信の問題がよくなったかどうかは、返事の速さだけでなく、二人で決めた形が続いているかで振り返ります。1か月ほどたったときに、次の点を自分に問いかけてみてください。

• 依頼に、何を・いつまでに・どの形で返してほしいかを書くようになっているでしょうか。
• 二人で決めた返事の決まりを、上司の側も守れているでしょうか。
• 業務時間外に、返事を期待する連絡を送っていないでしょうか。
• 返事が遅れそうなときは「あとで返します」の一言で済ませてよい、と二人の間で決まっているでしょうか。
• 返事がないことを、本人と直接話す場で取り上げたでしょうか。チャットの中だけで済ませていないでしょうか。