部下への指導の記録・報告書の書き方

部下への指導の記録は、何のために書くのかを先に決める

部下への指導の記録や報告書は、誰が読み、何に使うのかで書き方が変わります。先に目的を決めてから書いてください。指導の記録と呼ばれるものには、大きく2つの種類があります。

1つ目は、上司と部下の二人のための記録です。上司が何を伝え、何を引き受け、次にいつ確認するかを残し、次の面談をそこから始めるためのものです。2つ目は、会社に出す報告書です。育成の状況を人事や上司の上司に伝える報告で、その場にいなかった人が読みます。このほかに、会社の決まりで提出が求められる記録がありますが、これは指導の記録とは別に扱います。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は23.2%で、回答者全体の31.9%より低くなっています。つまり、上司が約束を守らないと感じている人では、面談の成果の実感が低いということです。

指導の記録に残す価値が高いのは、部下の言動の一覧より、上司が引き受けたことと次に確認する日だと考えられます。上司が自分の約束を記録に残しておけば、次の面談をその報告から始められます。

以下では、輸入雑貨の会社で、入荷した商品の検品と、仕入先への不備の連絡を部下に任せている上司を例にします。検品で見落としが続き、上司が指導を始めた場面です。

3つ目の記録は、このページでは扱いません。必要になったときは、書き始める前に人事の担当に相談し、会社の決まりに沿った形で残してください。

指導を始めるときに、記録を残すことを部下に伝えておくと、あとで記録が出てきたときに部下が戸惑うことが少なくなります。

指導の記録に書く5つの項目と、書き方の例

二人のための指導の記録は、次の5つの項目で書くと、次の面談でそのまま使えます。部下の欠点を並べる欄は作りません。

書き方で気をつけたいのは、「起きたこと」と「上司の考え」を分けることです。「確認が甘い」「注意力が足りない」は事実ではなく上司の評価なので、書くなら「上司の考え」として分けて書きます。

記録は、面談の終わりに二人で確認して書くと、あとで食い違いが起きにくくなります。

指導の報告書の書き方：事実で書き、人柄を書かない

会社に出す指導や育成の報告書は、その場にいなかった人が読みます。読んだ人に、任せた仕事と起きたこと、上司がしたことと次に確認することが分かるように書きます。人柄の評価は書きません。

書くことと書かないことを並べます。

• 書くこと（任せている仕事）：「入荷した商品の検品と、仕入先への不備の連絡を、4月から任せています」。
• 書くこと（起きたこと）：「10月の入荷分で、割れのある商品3点が検品を通り、店舗から連絡がありました」。
• 書くこと（上司が伝えたこと、引き受けたこと）：「割れやすい商品を箱から出して確認する手順を足し、確認の表を改めました。仕入先への梱包の改善の依頼は、上司が行います」。
• 書くこと（できるようになったこと）：「不備があったときの仕入先への連絡は、4月から一人で対応しています」。
• 書くこと（次に確認すること）：「11月の入荷分で、新しい手順が使われているかを11月15日に確認します」。
• 書かないこと（人柄の評価）：「注意力が足りない」「意欲が低い」「向いていない」。読んだ人は次に何をすればよいか分からず、本人が読んでも、事実と違う点を伝えようがありません。
• 書かないこと（本人が面談で話した事情の詳細）：体調や家庭の事情は、本人の了解がある範囲にとどめます。

報告書を出す前に、本人に内容を伝えておくとよいでしょう。報告が本人の知らないところで進むと、記録が評価の材料にしか見えなくなります。

指導の記録を部下と共有するときの言い方

二人のための指導の記録は、部下にも見える形にすることをおすすめします。上司だけが持つ記録は、部下からは何を書かれているのか分からないものになります。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。20代の回答では14.4%で、若い年代ほど高くなっています。上司との面談で、評価や見られ方を気にして本音を控える人が1割ほどいるということです。面談についての数字で、指導の記録について尋ねたものではありません。それでも、記録に何が書かれているか分からない状態は、評価や見られ方を気にする部下にとって、話しにくさの1つになり得ます。

記録を共有するときは、何のための記録かを伝えます。

部下から「人事に出す書類に何が書かれるのか」と聞かれたときは、分かっている範囲で正直に答えます。

指導の記録・報告書で、避けたいこと

避けたいのは、記録を部下の証拠集めにすることと、報告書で人柄を評することです。

• 部下の言動を、日時つきで証拠として集める。会社の決まりで記録が必要な場面（懲戒・ハラスメント・体調に関わること）は、人事に相談したうえで会社の決まりに沿って残します。それ以外の指導の記録は、上司の約束と次の確認のために書きます。
• 報告書に「意欲が低い」「理解力が足りない」と書く。読んだ人は次に何をすればよいか分からず、本人は事実と違う点があっても伝えられません。「10月の入荷分で3点の見落としがあった」のように、仕事の事実で書きます。
• 上司だけが見る記録にする。部下から見れば、何を書かれているのか分からず、不安の元になります。
• 記録を書くことが目的になる。記録は、次の面談を前回の続きから始めるための道具です。書いたまま読み返さない記録では、書く手間をかけた意味がなくなります。
• 部下が面談で話した体調や家庭の事情を、そのまま報告書に書く。本人の了解がある範囲にとどめ、必要なときは人事に相談します。

指導の記録が役に立っているかを、どこで見るか

指導の記録が役に立っているかどうかは、記録の量ではなく、次の面談の始まり方で振り返ります。次の点を自分に問いかけてみてください。

• 次の面談を、記録に書いた「上司が引き受けたこと」の報告から始められたでしょうか。
• 記録に書いた確認の日に、二人で確認したでしょうか。
• 記録を部下が見ていて、「ここは違う」と言える状態になっているでしょうか。
• 報告書を出す前に、本人に内容を伝えたでしょうか。
• 記録の中に、上司の考えと事実が混ざって書かれているところはないでしょうか。