面談にAIやツールを使えるか知りたい

面談にAIやツールは使える：使う前に決める4つのこと

上司と部下の面談にAIやツールを使うことはできます。文字起こしや要約、前回の記録と決めたことを次の面談の前に出し直すことは、AIやツールに任せやすい仕事です。ただし、使い始める前に決めておくことが4つあります。会社の決まり・相手への説明・誰が読むか・AIに決めさせないことです。

1. 会社の決まりを確かめます。会話の録音や文字起こし、会社の外のサービスに業務の内容を入力することが許されているかは、会社によって違います。使う前に、情報システムの担当と人事の担当に確認してください。会社が契約していないサービスに、面談の会話を貼り付けないようにします。
2. 相手に説明し、了解を得ます。録音や文字起こしをするなら、面談の前に相手に伝え、嫌なら止められることも伝えます。黙って録音を始めないでください。
3. 誰が読むかを決めます。面談の記録を読むのは、上司と部下の二人だけにすることをおすすめします。人事や上司の上司が中身を読むと分かっている面談では、部下が話す内容が変わりかねません。
4. AIに決めさせないことを決めます。その回に部下が上司に期待すること、上司の意見と判断、次に取り組むことは、人が決めます。AIは、候補を出し、記録を残す役に回します。

面談でAIやツールが役に立つのは、前回の話を次の面談につなぐこと

面談のAIやツールを、メモや入力の手間を減らすものとして探している方は多いかもしれません。部下の側の答えを見ると、入力や記録の手間を困りごとに挙げた人は少なく、挙げた人でも、面談が成果につながっていると感じている割合は全体と並ぶか上回っています。一方、上司が前回の話を覚えていないと感じている人では、成果の実感が全体を下回っています。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として「決められた書式やフォーマットへの事前入力など準備の負担」を挙げた人は12.6%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は32.8%で、回答者全体の31.9%と並んでいます。「会話のメモ等の記録を残す負担」を挙げた人は5.0%で、この人たちの成果の実感は41.6%と、全体を上回っています。つまり、入力や記録の手間に困っていても、面談が役に立っていると感じている人は少なくない、ということです。

KAKEAIの1万人調査では、「上司が以前会話したことを覚えていない」を困りごとに挙げた人は6.2%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、全体の31.9%を下回っています。前の面談の話が次に引き継がれていないと感じている部下は、面談の成果も感じにくい傾向があります。

面談でAIやツールを使うなら、入力の欄を増やして手間を省く方向より、前回話したことと決めたことを次の面談の最初に見返せるようにする方向で使うことをおすすめします。要約が残っていれば、上司は前回の話を思い出してから面談に入れます。決めたことが一覧になっていれば、次の面談を前回決めたことの続きから始められます。

面談の前の入力の欄を増やすことには、慎重であってよいでしょう。1万人調査では、準備の負担を困りごとに挙げた人が12.6%いました。面談の前に部下が入れるのは、話したいことと上司に期待することの2つで十分です。

面談の前・最中・あとで、AIやツールに任せることと人が決めること

面談のどの場面で何をAIやツールに任せるかは、次の表の通りに分けることをおすすめします。

表の右の列は、AIやツールを使っても人が担う仕事です。部下が面談で上司に期待することには、意見を聞きたい、一緒に考えてほしいといったものが多く、AIが作った文章がそれに代わるわけではありません。AIが出した次に取り組むことの候補はそのまま使わず、二人で話したうえで、部下が納得できる言葉に直して決めるとよいでしょう。

面談でAIやツールを使うときの、相手への伝え方

面談でAIやツールを使い始めるときは、何を使い、何が記録され、誰が読むのかを上司から部下に説明してください。以下では、展示会の出展準備を担当している部下との面談を例にします。

部下が不安を口にしたときは、止めてよいことを伝え、不安の中身を聞きます。

部下の側から、了解の返事と条件を伝えてもかまいません。

面談の最中は、AIが出した候補を、二人で確かめながら使います。

面談のあとは、要約を見て足りないところを直し、次の面談の最初に二人で見返します。

部下の立場で、面談のAIやツールについて確認してよいこと

会社や上司が面談にAIやツールを使うと言ってきたとき、部下の側から確認してよいことがあります。遠慮せずに尋ねてください。

反対に、部下の側が自分で使いたいときは、会社の決まりに沿っているかを先に確かめてください。会社が契約していないサービスに、上司との会話や社内の情報を入力することは避けます。面談の前に話したいことを整理する程度であれば、自分のメモで十分です。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、人事が面談の記録の中身を読むことはおすすめしません。記録を読むのが二人だけだと分かっていれば、部下は仕事の話を安心して話しやすくなります。AIやツールを入れるときに、人事が中身を読む設計にしないでください。

面談にAIやツールを使ってよくなったかを、どこで見るか

面談にAIやツールを使ってよくなったかどうかは、記録の量や要約の出来ではなく、次の面談の始まり方と、決めたことが進んだかで振り返ってください。上司と部下の二人で、次の点を見てみましょう。

• 次の面談を、前回の要約と決めたことを見返すところから始められたでしょうか。
• 前回決めたことのうち、次の面談までに進んだものはいくつあったでしょうか。
• 面談の最中に、画面を見る時間が増えて、相手の顔を見て話す時間が減っていないでしょうか。
• 記録が残ることで、話しにくくなった話題はなかったでしょうか。

使い始めて3回ほどで、二人で使い方を見直してください。要約を誰も読み返していないなら、記録の形を変えるより、次の面談の最初の3分を「前回の続き」に充てることから始めるとよいでしょう。