面談で話すことがないときはどうするか

面談で話すことがないときは、報告と「上司から聞きたいこと」に切り替える

上司との面談で話すことがないと感じるときは、困りごとや相談を探すのをやめて、順調に進んでいる仕事の報告と、上司から聞きたいことの2つに切り替えることをおすすめします。「話すことがない」と感じるのは、面談の話題は困りごとや相談でなければならない、と思っているときかもしれません。けれども、面談は困っている人だけのための時間ではありません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で上司に期待すること（5つまで選択）として「報告したい」を選んだ人が25.3%いました。報告は、相談やアドバイスと並んで、部下が面談に持ち込んでいる用件の1つです。問題なく進んでいる仕事を上司に知ってもらうことも、面談の用件として十分です。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談をしている理由（5つまで選択）として「会社や組織の考えや状況を理解するため」を選んだ人は38.5%でした。「自分の仕事を進めるため」52.8%に続いて、2番目に多い答えです。つまり、上司から会社や部署の話を聞くことも、部下が面談をする主な理由の1つになっている、ということです。自分から話すことがなくても、上司から聞きたいことは見つかるかもしれません。

「話すことがない」と「上司に期待することがない」は別のこと

話すことがない回でも、上司に期待することは持っておくことをおすすめします。この2つは別のことで、上司に期待することがある人とない人とでは、面談の成果を感じている人の割合がはっきり違います。

KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することが「報告したい」の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は36.8%でした。回答者全体の31.9%を上回っています。一方、「期待していることは特にない」を選んだ人では8.4%です。一番の期待が報告の人でも、面談が成果につながっていると感じている割合は、何も期待していない人よりはっきり高いという結果です。

話すことがないと感じた日でも、「特にありません」とだけ答えて終えるのではなく、報告でも上司の考えを聞くことでも、1つは上司に期待することを持って面談に出るとよいでしょう。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、部下は1on1の前にテーマごとに上司に期待することを選びます。「業務の進捗や進め方」のテーマのうち、「報告したい」が選ばれていた割合は14.5%でした。一番多かった「一緒に考えてほしい」の17.0%に続いて、2番目に多く選ばれています。つまり、実際の1on1でも、業務の話で報告を用件にしている部下は少なくない、ということです。

面談で話すことがないときに使える3つの話題と、最初の一言

話すことがないと感じたときに使える話題は3つあります。順調な仕事の報告と、上司から聞きたいことと、前回の面談で決めたことの続きです。以下では、社内からの問い合わせに対応する窓口の仕事をしている部下の面談を例にします。

1. 順調に進んでいる仕事の報告

問題がない仕事ほど、上司の目には入りにくいことが多いようです。何件の問い合わせをどのくらいの早さで返しているか、どんな工夫をしているかを、短く伝えてください。報告のあとに、上司の見方を尋ねると、報告だけで終わらずに済みます。

2. 上司から聞きたいこと

自分から話すことがないときは、上司から聞きたいことを用件にしてください。部署の方針、今の自分の仕事の評価の見通し、上司が自分の仕事で気になっていること、のどれかを選ぶとよいでしょう。

評価の見通しについては、上司が今の時点での考えを言えても、最終の結果は約束できません。「今の時点での考え」として聞くと、上司も答えやすくなります。

3. 前回の面談で決めたことの続き

前回の面談で決めたことがあれば、その結果を報告する回にできます。変化がなかったことも、報告になります。

本当に話すことがないときの言い方：短く終える、間隔を相談する

報告も聞きたいことも前回の続きもない回は、無理に話題を作らず、短く終えてかまいません。その場合は、理由を添えて、上司にそう伝えてください。黙って時間が過ぎるのを待つより、二人にとって時間の無駄が少なくなります。

話すことがない回が3回ほど続くなら、面談の間隔そのものを上司に相談してよいと考えられます。ただし、間隔を空けると、上司の考えや評価の見通しを聞く機会も減ります。減らす代わりに何を残すかを、一緒に決めてください。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のような改まった時間を持たなくてよい上司と部下の組み合わせもあると考えています。ただし、それを上司の側だけで決めると、部下が伝えたいことを抱えたまま面談がなくなることがあります。間隔を減らすかどうかは、部下の側からも言葉にして、二人で決めるとよいでしょう。

上司の側から見ると、「特にありません」はどう聞こえるか

部下が「特にありません」と答えたとき、上司の側は、話したくないのか、本当にないのかを区別できません。上司が話題を探して質問を重ねるのは、部下を疑っているからではなく、何か抱えていないかを心配しているからだと考えられます。

そのため、本当にないときは、「特にありません」のあとに理由を一言添えると、話したくないのではなく本当にないのだと上司に伝わります。

反対に、話すことはあるが言い出しにくいときは、「特にありません」と答えずに、言いにくいということ自体を伝えてもかまいません。

面談で話すことがなかった回が、うまくいったかをどこで見るか

話すことがないと感じた回がうまくいったかどうかは、時間が埋まったかではなく、面談のあとに何か1つでも持ち帰れたかで振り返ってください。上司と部下の二人で、次の点を見てみましょう。

• 部下から話すことがない回でも、上司の考えや部署の方針を1つは聞いて終えられたでしょうか。
• 順調な仕事の報告をしたあと、上司の見方や気になっている点を聞くところまで進めたでしょうか。
• 短く終えた回は、「特にない」理由を一言添えて、二人で納得して終えられたでしょうか。
• 話すことがない回が続いたとき、面談の間隔や使い方を二人で話せたでしょうか。

話すことがない回は、面談が失敗だった印ではありません。順調であることを上司と確かめ合い、上司の考えを1つ聞けたなら、その回は十分に意味のある面談です。