フィードバック面談は無駄・意味がないと感じるとき

フィードバック面談が無駄・意味がないと感じるとき、何が起きているのか

フィードバック面談が無駄に感じられるとき、多くの場合、面談そのものは行われています。足りないのは、話したことが次の仕事につながることです。上司は「言っても変わらない」と感じ、部下は「言われるだけで、何をどう変えればよいか分からない」と感じます。見えているものは違いますが、面談の終わりに次に何をするかが決まっていない、という点はどちらにも共通していることが多いようです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が業務の改善や成果につながっているかという問いに、「どちらかといえばそう感じる」と答えた人が40.9%で最も多くなっています。「とてもそう感じる」は7.2%、「そう感じる」は24.7%でした。成果を感じない側の3つ（「どちらかといえばそう感じない」「そう感じない」「まったくそう感じない」）の合計は12.9%です。つまり、成果を感じない側は少なく、最も多いのは、感じる側ではあるものの強くは言い切らない答えだということです。

上司との面談全般についての数字ですが、面談を全く無意味だと感じている人は少なく、多いのは、意味はあるはずなのに成果の実感がはっきりしないという状態だと考えられます。このページでは、無駄に感じられる面談を、やめる・減らすのではなく、終わり方を変えることで意味のある時間に戻す方法を扱います。以下では、通販サイトの商品ページ（文章と写真）の更新を担当している部下と、その上司の面談を例にします。

無駄に感じる面談と、意味のある面談の差はどこにあるか

差は、面談のあとに行動が起きたかどうかにあります。話が盛り上がったか、雰囲気がよかったかではありません。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談がそのあとの行動につながるのが「半分くらいの回で」と答えた人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は15.7%でした。「ほぼ毎回」の人では56.7%、「ほぼそうなっていない」の人では7.5%です。つまり、行動につながる回が多い人ほど面談の成果を実感していて、半分くらいの回では、「ほぼ毎回」の人の実感に遠く及ばないということです。

KAKEAIの1万人調査では、面談が毎回またはほぼ毎回行動につながっている人の割合を、面談の頻度ごとに比べました。週1回以上の人では49.8%、2〜3か月に1回の人では33.3%、半年〜1年に1回の人では29.3%でした。間隔があく面談ほど、行動につながっている人は少なくなっています。面談の頻度についての数字ですが、フィードバック面談を四半期や半期に1回行っている職場でも、間があくほど、前回の話とその後の仕事が結びつきにくくなると考えられます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしはその場で話せたかではなく、そのあとの行動で見るものだと考えています。フィードバック面談を無駄だと感じたら、面談の中身より先に、終わりの5分で何が決まっているかを見直してみてください。

上司の立場で：フィードバック面談の終わり方を変える

上司が変えられるのは、指摘の中身より、指摘のあとに何を決めて終わるかです。同じ指摘を繰り返しているなら、指摘の言い方が抽象的だったか、部下の側の事情を聞いていなかったか、上司の側の行動が決まっていなかったかのどれかが考えられます。

同じ指摘を繰り返しているとき

抽象的な指摘は、何度言っても同じ結果になりがちです。1つの実物を一緒に見て、どこをどうするかを具体的に決めます。

部下の反応が薄いとき

反応が薄いのは、関心が無いからとは限りません。上司に何を期待してよいか分からない、言っても変わらないと思っている、といった事情が考えられます。面談の最初に、話したいことと上司に期待することを尋ねます。

終わりに、二人がすることを決める

面談の終わりは、部下がすることだけでなく、上司がすることも決めて終わります。部下だけが宿題を持ち帰る形が続くと、面談は部下にとって「言われる場」になりがちです。

部下の立場で：形だけのフィードバック面談を、使える時間に変える

部下の立場では、面談を「言われる場」から「上司の考えと判断を聞く場」に変えると、同じ30分の使い道が変わります。上司の指摘が抽象的なら、具体的にしてもらうための質問をします。上司の確認が遅くて仕事が止まっているなら、それを面談の話題にします。

指摘が抽象的で、どこまで直せばよいか分からないとき

面談が上司の話だけで終わるとき

面談の最初に、自分の話したいことと、上司に期待することを伝えます。前の日に1行で送っておくと、上司も準備ができます。

上司の確認待ちで、仕事が止まっているとき

部下からこう切り出された上司は、確認が遅れている事情を伝え、できる約束だけをします。

フィードバック面談を減らす・やめる前に考えることと、おすすめしないこと

無駄に感じたときに真っ先に浮かぶのは、回数を減らすか、やめることです。その前に、次の点を見直すことをおすすめします。

• 減らす前に、終わり方を変える。面談の回数を減らしても、1回の終わり方が同じなら、無駄に感じる回が間隔をあけて続くだけです。間隔があくほど、前回の話は仕事と結びつきにくくなりがちです。
• 時間を長くしない。無駄に感じる面談を長くしても、決まらない時間が延びます。先に、終わりの5分で何を決めるかを変えます。
• 雰囲気づくりから入らない。話しやすい雰囲気は助けになりますが、雰囲気がよくても次にすることが決まらなければ、面談は変わりにくいでしょう。
• 評価と切り離せば意味が出る、とは考えない。フィードバック面談で話す仕事の事実は、評価の理由になるものです。切り離すより、「この話は評価シートのどの項目に関わるか」をはっきりさせたほうが、部下は話の重みを知ったうえで動けます。

KAKEAIは、面談のよしあしを、話せたか、実施したかで見ることをおすすめしません。実施した回数がそろっていても、そのあとの仕事が変わっていなければ、部下にとっても上司にとっても時間を使った甲斐がないからです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」には、1on1のあとに部下が送る「すっきり度」があります。その回がどのくらいすっきりしたかを、部下が0〜5の点で送るものです。利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、この点が4以上だった割合を、その上司と部下の組の何回目の1on1かで比べました。1回目では69.7%、2〜5回目では63.7%、6〜11回目では61.4%でした。すっきり度は1on1の直後の部下の感想で、点を送った回だけの数字です。差は大きくありませんが、1回目が最も高く、回を重ねた組では少し下がっています。続けるだけで直後の感想が高まるわけではなく、1回ごとに意味のある時間にするのは、それだけ難しいことだと言えます。回を重ねても意味のある時間にしていくには、話せたかどうかではなく、面談のあとに仕事が動いたかどうかを二人で確かめていくことをおすすめします。

フィードバック面談が意味のある時間に戻ったかを、どこで見るか

意味のある時間に戻ったかどうかは、面談のあとの気分ではなく、次の面談までの2週間から1か月の間に何が起きたかを見るとわかります。

• 面談の終わりに、部下がすることと上司がすることが、1つずつ決まっていたでしょうか。
• 上司は、約束した確認や返事を、約束した日までに済ませたでしょうか。
• 次の面談を、前回決めたことの結果（直した商品ページと、その閲覧数など）から始められたでしょうか。
• 同じ指摘を、前回と同じ言い方で繰り返していないでしょうか。
• 部下の側から、話したいことと上司に期待することが、面談の前か最初に出てきたでしょうか。

3回ほど続けても何も変わらないときは、面談のやり方ではなく、二人の仕事の中で何が止まっているのかを、面談の話題そのものにしてみてください。