フィードバックを伝えるメールの書き方と例文

フィードバックをメールで伝えてよいことと、会って話すこと

フィードバックをメールで伝えるときは、先に「この内容はメールで足りるか」を決めることをおすすめします。メールで届くのは、事実と、送り手の見方と、お願いまでです。相手の事情を聞きながら一緒に考えることは、メールではできません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、面談で上司に一番期待することが「意見を聞きたい」の人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は39.9%でした。「一緒に考えてほしい」を選んだ人では46.2%で、回答者全体の31.9%をどちらも上回っています。つまり、上司の意見を求める人も、一緒に考えることを求める人も、面談が成果につながっていると感じる割合が高いということです。面談についての数字ですが、メールで届けられるのはこのうち意見までで、一緒に考えることには話す場が要ります。メールのフィードバックは、意見を文字で残すことと、話す場につなぐことを目的にするとよいでしょう。

以下では、製品の操作マニュアルの改訂を進めている職場を例にします。部下が改訂原稿の第3章（初期設定の手順）を書き、上司が読んでフィードバックを返す場面と、その周りで起きるやり取りを扱います。

フィードバックのメールの書き方：件名から結びまでの組み方

フィードバックのメールは「件名・用件・事実・見方・お願い・相手の考えを聞く一言・結び」の順に組むと、短くても伝わります。

1. 件名には、何についてのメールかと、返事が要るかを書きます。「第3章の改訂原稿について（1点ご相談）」のように、相手が開く前に中身の見当がつく形にします。
2. 1行目で、用件と目的を言います。「お送りいただいた第3章の原稿を読みました。1点、相談したいことがあります」。
3. 事実は、どこの、何についてかを特定します。ページや見出しを書き、「全体的に」「なんとなく」を使いません。
4. 見方は、「私はこう思いました」の形で書きます。相手の意図を決めつける書き方（「〜のつもりで書いたと思いますが」）は避けます。
5. お願いは1つにします。2つ以上あるなら、会って話すか、別のメールにします。
6. 相手の考えを聞く一言を入れます。「違う考えがあれば教えてください」の一言で、メールが一方通行になりにくくなります。
7. 結びは、返事の期限を押しつけず、必要なら話す場の候補を添えます。

メールは、送った側が思うより強く読まれがちです。口で言えば軽く聞こえる「ここ、直しておいて」も、文字になると命令に近づきます。送る前に声に出して読み、自分が受け取ったときに身構える文があれば、言い方を変えてください。

フィードバックのメールの例文（場面別）

上司から部下へ：よかった点を伝えるメール

よかった点のメールは、何が、なぜよかったかまで書きます。「よかったです」だけでは、相手は何を続ければよいかが分かりません。

上司から部下へ：直してほしい点を伝えるメール

直してほしい点のメールでは、相手がそう書いた理由を聞く一文を必ず入れます。理由を聞かずに直し方だけを送ると、相手の考えが見えないまま、上司の案に置き換わりがちです。

部下から上司へ：上司の資料への意見を伝えるメール

部下から上司へのメールは、上司の判断を評するのではなく、自分の側で見えている事情を情報として伝え、お願いを1つ添える形にします。

他部署の同僚へ：担当した章についてのメール

社外の制作会社へ：レイアウトの修正をお願いするメール

フィードバックをメールで送るときに避けたいこと

避けたいことは、メールに寄りすぎることと、メールを軽く見ることの両方にあります。

• 「メールなら角が立たない」と考えて、言いにくい話をメールで済ませる。文字だけの指摘は、口で言うより強く届きがちです。相手の事情を聞く必要がある話は、メールでは日程の相談までにして、会って話します。
• 1通に、直してほしい点をいくつも並べる。受け取った側は、何から手をつければよいか分からず、全部を否定されたように感じがちです。1通に1つ、残りは会って話します。
• 褒め言葉で指摘を包む。よい点と直してほしい点を1通に入れることはかまいません。ただ、指摘を薄めるために褒め言葉を前後に置くと、相手には本当に言いたいことがどちらなのかが伝わりません。
• 相手の意図を決めつける。「急いで書いたと思いますが」「読み返していないようですが」のような推測は、事実ではありません。事実と、自分の見方だけを書きます。
• 人柄や態度に触れる。「いつも確認が甘い」「慎重さが足りない」のような言葉は、文字に残ると、何度も読み返されます。仕事の特定の箇所の話に絞ります。
• 逆に、送ったから伝わったと思う。メールは、相手が読み、理解し、動くところまでは保証しません。返事がないときは、催促ではなく、会って話す場を提案します。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人は6.2%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。つまり、上司が以前の会話を覚えていないことに困っている人では、面談が成果につながっていると感じる割合が低いということです。面談についての数字ですが、会って話したあとに決めたことを短いメールで残しておくことは、覚えていない、という食い違いを防ぐ1つの方法です。

メールで送ったフィードバックを、次の面談につなぐ

メールのフィードバックは、送った時点では送り手の見方にすぎません。次の面談で、相手がどう受け取ったかと、相手の考えを聞くところまでで1つの流れです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」では、1on1の前に部下がテーマごとに、上司に期待することを選びます。その利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、部下が選んだ、上司に期待することの中で最も多いのは「一緒に考えてほしい」の19.4%でした。「意見を聞きたい」は18.9%、「話を聞いてほしい」は11.7%です。つまり、部下が選ぶ期待として最も多いのは一緒に考えることで、意見を聞くこととの差はわずかです。一緒に考えることは、メールでは済まず、話す場が要ります。メールで意見を送ったあとは、次の面談の最初に、そのメールの話から始めるとよいでしょう。

部下の側から切り出すなら、次のように言えます。

会って話したあとは、決めたことを数行のメールで残します。長い議事録は要りません。

フィードバックのメールがうまくいったかを、どこで見るか

うまくいったかどうかは、送ったメールの文面ではなく、そのあとに相手から何が返ってきたかと、次の面談でその話ができたかを見るとわかります。

• メールに、事実と自分の見方とお願いが1つずつ入っていて、相手の考えを聞く一言があったでしょうか。
• 相手から、了解の返事だけでなく、相手の側の理由や考えが返ってきたでしょうか。
• メールで送った件を、次の面談で、相手の受け取り方から話し始められたでしょうか。
• 会って話したあとに、決めたことと、お互いがすることを短く残せたでしょうか。
• 送る前に声に出して読み、身構える文を直したでしょうか。

返事が「了解しました」の一言だけだったときは、メールが届いていないのではなく、相手が考えを言う余地を見つけられなかったのかもしれません。次の面談で、相手の考えから聞いてみてください。