キャリア面談に使えるツール・AI・サービス

キャリア面談に使えるツール・AI・サービスの種類と、何のために入れるのか

キャリア面談に使えるツールやAI、サービスは、面談シートから外部の相談窓口まで幅がありますが、得意なことはそれぞれ違います。選ぶ前に、何を変えるために入れるのかを決めておくことをおすすめします。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、キャリアの話も、その部下の仕事を決められる直属の上司が行うのがよいと考えています。ただし、上司であっても、部下の仕事を見てもいないなら、上司が行う意味はありません。ツールやAI、サービスは、その面談を支えるものとして選びます。上司の代わりに面談をする道具として選ぶと、本人の今の仕事を知っている人が、話から抜けることになります。

ツールで支えたいのは、前回の話と約束が次の回に続くこと

キャリア面談のツールは、シートの様式をそろえることより、前回の話と上司が引き受けたことを次の回に出せることを中心に選ぶのがよいと考えられます。理由は、部下の側の困りごとの数字にあります。

面談についての数字ですが、KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人は6.2%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%です。「会話したことを上司が日常にいかさない・約束を守らない」を挙げた人も6.2%で、成果の実感は23.2%です。一方、「決められた書式やフォーマットへの事前入力など準備の負担」を挙げた人は12.6%で、成果の実感は32.8%でした。回答者全体では31.9%です。つまり、書式への入力の手間を挙げた人の成果の実感は全体と変わりませんが、上司が前の話を覚えていない、または約束を守らないという困りごとを挙げた人では全体を下回っています。

キャリアの話は、年に1回や半年に1回のように間隔があきやすい話です。前回に本人が話した希望と、上司が「確認して返事をする」と言ったことを、次の回の最初に二人で見られるかどうかが、ツールを入れる一番の理由になると考えられます。入力欄を増やしても、この困りごとは解消しにくいでしょう。

キャリア面談のツール・AI・サービスを選ぶ5つの観点

キャリア面談に使うツールやAI、サービスを選ぶときは、機能の数ではなく、次の5つの観点で見ることをおすすめします。

1. 前回の話と決めたことが、次の回の最初に出てくること。 本人が話した希望と、上司が引き受けたこと（人事への確認、任せる仕事の変更）が、次の面談のときに二人の目の前にあるかどうかを見ます。
2. 部下が面談の前に、話したいことと上司に期待することを伝えられること。 キャリアの話で部下が上司に期待することは、聞いてもらうことだけではなく、上司の意見や一緒に考えることである場合もあります。その回に何を期待しているかが、面談の前に上司に届く形かどうかを見ます。
3. 記録が二人のものになる設計であること。 人事が中身を読める設計だと、部下は異動や転職の迷いを書きにくくなります。異動の希望は、面談の記録とは別の届け出で受ける形にします。
4. AIの出力が、上司の意見の代わりにならないこと。 AIが出す要約や質問の候補は、上司が準備と振り返りに使うものです。AIの助言をそのまま部下に読み上げる使い方になるなら、入れないほうがよいでしょう。
5. 会話のデータの扱いを説明できること。 音声が保存されるのか、AIの学習に使われるのか、どの範囲の人が見られるのかを、導入前に説明できる状態にします。

キャリア面談の記録を人事が中身まで読める設計にすることと、面談の実施率を管理職の目標にすることを、KAKEAIはおすすめしません。どちらも、ツールを入れた結果、部下が本音を話しにくくなる方向に働きがちです。

KAKEAIが提供する「Kakeai AI 1on1」については、このページの下の欄に、キャリアの話に関わる機能を載せています。

AIをキャリア面談にどう使うか：上司の代わりではなく、準備と記録に使う

AIをキャリア面談に使うなら、上司の代わりに話す道具ではなく、面談の前の準備と、面談のあとの記録に使うことをおすすめします。以下の例は、小売業の会社で、人事がツールを選び、店長が販売スタッフとキャリアの話をする場面です。

人事がツールやサービスを選ぶときに、提供する会社や社内の担当に確認する言い方の例です。

人事が店長に、ツールの使い方を案内する言い方の例です。

店長が販売スタッフとの1on1で、ツールを使いながら話す言い方の例です。

キャリア面談のツールを入れたあとに、やらないほうがよいこと

ツールを入れたあとに避けたいのは、ツールがあることで、面談が記入と提出の作業に変わってしまうことです。

• 入力欄を増やす。聞きたいことが増えるたびに欄を足すと、面談は欄を埋める時間になります。欄は、次の回に見返すものだけにします。
• 記録の提出を上司の義務にする。提出が義務になると、記録は人事に向けた文章になり、二人の会話のためのものではなくなります。
• AIの要約を人事が読む。AIが要約を作れることと、人事がそれを読んでよいことは別です。読める設計にすると、部下は本音を話しにくくなります。
• AIの助言を、そのまま部下に伝える。部下が上司の意見を聞きたいときにAIの助言をそのまま伝えると、上司自身の考えが面談から消えてしまいます。AIの出力は、上司が自分の意見を作るための材料にします。
• ツールの利用率を、上司の評価に使う。利用率を追うと、上司は使うこと自体を目的にしがちです。見るのは、次の回に前回の話が出ているかどうかです。
• 外部の相談サービスを、上司との面談の代わりにする。評価者に言いにくいことのための別の道としては役に立ちますが、本人の今の仕事を見ている人が話に加わらなくなります。

キャリア面談のツール・AI・サービスが役に立っているかを振り返る

ツールやAI、サービスが役に立っているかどうかは、利用率や入力率ではなく、面談のあとに二人の間で何が続いたかで振り返ります。人事の側で確かめられる問いは、次の4つです。

• 次の面談の最初に、前回に本人が話した希望と、上司が引き受けたことが、二人の目の前に出ているでしょうか。
• 上司が「人事に確認して次回に答える」と言ったことについて、人事に問い合わせが届いているでしょうか。
• 部下から面談の前に、話したいことと上司に期待することが届く回は、増えているでしょうか。
• 面談で出た希望のうち、本人に何らかの返事（できること、できないことと理由）があったものは、どのくらいあるでしょうか。

4つとも、記録の中身を読まなくても、上司と本人に短く尋ねれば分かります。ツールを入れたかどうかではなく、入れたあとに前回の話が次の回に続いているかを、人事が見る習慣にすることをおすすめします。