期初面談とは何か、目標をどう話すか

期初面談とは何か：期の初めに、今期の目標と期待を上司と部下で確認する面談

期初面談とは、評価の期間（半期や年度）の初めに、上司と部下が今期の目標と、上司が部下に期待することを確認する面談です。会社によっては「目標設定面談」「期首面談」と呼ばれます。期末面談が「今期どうだったか」を話す面談だとすれば、期初面談は「今期をどう始めるか」を話す面談で、まだ何も起きていない時点で、二人の見方をそろえておくための時間です。

期初面談の前後で上司と部下がそれぞれ何をするかを整理すると、次のようになります。

期初面談で決めるのは、目標の文だけではありません。目標の文に加えて、期末に「できた」と二人が同じように判断できる状態と、期の途中にいつどう話すかまで決まって、期初面談は終わります。

期初面談で話す4つの内容

期初面談の内容は、前期の振り返り・部署の方針・今期の目標・期の途中の話し方の4つです。順番はこの通りでなくてもかまいませんが、4つ目を省かないことをおすすめします。

1. 前期の振り返りを、一言で

期初面談は、前期の評価を詳しく話す場ではありません。評価の結果は期末面談で伝え終えているはずなので、ここでは、前期から今期に持ち越すことを一言で確認するだけにします。

2. 部署の方針を、部下の仕事の言葉に置き換える

今期の部署の方針を、部下が担当している仕事の言葉に置き換えて話します。方針は全員に同じ言葉で伝わりますが、自分の仕事とどうつながるのかは、一人ずつ違います。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査に、面談をしている理由を尋ねた質問（5つまで選択）があります。「会社や組織の考えや状況を理解するため」を選んだ人は38.5%でした。選べる答えの中で、「自分の仕事を進めるため」（52.8%）に次いで2番目に多い理由です。つまり、会社や部署の考えを理解することを面談の理由に挙げている部下は、少なくないということです。

一方、同じ調査で、面談の時間のうち「会社や部署の方針」の話が占める割合は、本人の答えの平均で11.5%でした。最も多い「具体的な仕事」の話は47.2%です。普段の面談では、方針の話に使われている時間は短いということがわかります。面談についての数字ですが、期初面談は、方針の話を部下の目標と結びつけてまとまって話せる、数少ない機会と言えそうです。

3. 今期の目標と、期末に「できた」と言える状態

目標は、文を仕上げることより、期末に「できた」と二人が同じように判断できる状態まで話すことを優先します。「商談につながる来場者を増やす」という文だけでは、期末に上司と部下の判断が分かれます。「2回の展示会で、名簿から1か月以内に商談の日程が決まった件数を前期より増やす」のように、何を数えるのかと、いつまでにどうなっていればよいのかまで言葉にしておきます。

数字にしにくい仕事では、「誰が見ても同じ判断になる状態」を言葉で書きます。たとえば、「展示会のあとのお礼の連絡を、上司の確認なしで送れている状態」のように、上司の確認が要らなくなっているかどうかで表す方法があります。

4. 期の途中に、いつ、どう話すか

期初面談の最後に、期の途中に目標の進み具合と上司の見方をいつ話すかを決めます。KAKEAIの1万人調査では、面談で上司に一番期待することとして最も多く選ばれた答えは「その時々によって違う」で、20.9%でした。つまり、上司に期待することは回ごとに変わる、という人が最も多いということです。面談についての数字ですが、目標の進み具合を話す回でも、期待することは回ごとに違うと考えられます。そのため、期初に「この目標は任せる」「この目標は細かく見る」と関わり方を決めてしまうより、月に1回ほど話す予定だけを決めておくことをおすすめします。その回に期待することは、その回に聞きます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、期初に決めた目標は普段の面談で基準を一緒に見ながら話し続けるものだと考えています。期末まで置いておくものではありません。期初面談は、その話し続ける予定を決める場でもあります。

期初面談で目標をどう話すか：上司の側の言い方

上司は目標を言い渡す形にせず、部下の案を聞いて自分の意見を理由とともに伝え、二人で「できたと言える状態」を決めます。展示会の出展を担当している部下との面談を例にします。

部下が目標の案を持ってきたとき

部下の案には、部下なりの理由があります。まず、その理由を聞いてください。意見を求められたら、理由と一緒に具体的に伝えます。

上司から目標を示すとき

部署の数字から目標を割り当てる場合でも、理由と、部下の見方を尋ねる一言を添えます。

「できたと言える状態」を決めるとき

目標の文が決まったら、期末の判断が分かれないところまで話します。

期初面談で目標をどう話すか：部下の側の言い方

部下の側は、目標の案を持っていくことと、上司に聞きたいことを先に決めておくことで、期初面談を自分の仕事に役立つ時間にできます。目標が会社や上司の側から示される形の会社でも、基準や期の途中の話し方は尋ねられます。

目標の案を持っていくとき

評価の基準を確認するとき

期の途中の話し方を相談するとき

目標が上司から示されたとき

期初面談で、おすすめしないこと

おすすめしないのは、目標の文を仕上げることに時間を使い切り、期の途中の話し方を決めずに終えることです。

• 目標の文の言い回しを整えることに、面談の大半を使う。文が整っていても、期末に「できた」と言える状態と、途中で話す予定が決まっていなければ、目標は期末まで動きません。
• 上司が目標を言い渡し、部下が「わかりました」と答えて終える。部下にも、その目標についての考えと事情があります。理由を聞かずに決めた目標には、部下が納得して取り組みにくくなります。
• 逆に、部下の案をそのまま受け取って、上司が意見を言わない。上司が意見を言わなければ、部下は自分の案が方針と合っているのかを確かめられません。方針との関係や、上司から見た難しさは、理由と一緒に伝えてください。
• 期初に、関わり方を1つに決めてしまう。KAKEAIは、「この目標は任せる」「この目標は細かく見る」と、上司の関わり方をあらかじめ決めておくことをおすすめしません。上司に期待することを尋ねた質問で最も多かった答えが、「その時々によって違う」だったからです。
• 評価の話を避ける。期初面談は、目標が評価のどの項目に当たり、どんな状態なら「期待通り」なのかを、二人で確認できる最初の機会です。

期初面談がうまくいったかを振り返る

期初面談がうまくいったかどうかは、目標の文が整ったかではなく、最初の1か月の二人のやり取りを振り返るとわかります。

• 目標について、期末に「できた」と二人が同じように判断できる状態が、言葉になっていたでしょうか。
• 部署の方針が、部下の仕事の言葉に置き換えられて、二人の間で共有されていたでしょうか。
• 面談から1か月以内に、目標の進み具合と上司の見方を話す機会があったでしょうか。
• その回に部下が上司に期待することを、二人で確認してから話し始められていたでしょうか。

面談から1か月以内に目標の話をする機会がなかったなら、期初面談で決めたことが、期末まで置かれたままになりかけているかもしれません。次の1on1で、目標の話に10分だけ時間を取るところから始めてみてください。