人事評価の公平性・妥当性をどう保つか

人事評価の公平性と妥当性は、別のものです

人事評価の公平性と妥当性は、似た言葉ですが、問われていることが違います。公平性は、同じ等級で同じような仕事をしている人が、評価者や部署が違っても同じ物差しで測られているか、という問いです。妥当性は、その評価が本人のこの期の仕事と成果を根拠にしているか、印象や思い出せた範囲の記憶で点をつけていないか、という問いです。

公平は、平等とも違います。平等は全員を同じ扱いにすることで、公平は同じ基準に照らした結果として差がつくことです。全員の点をそろえれば不満は出にくくなりますが、それは公平な評価ではなく、評価をしていない状態に近いと言えます。

たとえば、製造ラインで働く2人の作業者が、同じ等級で「改善提案」の項目を評価される場面を考えます。一方の班長は提案の件数を見てAをつけ、もう一方の班長は実際にラインの不良が減った提案だけを見てBをつけました。2人の班長の物差しが違うので、公平性が保たれていません。さらに、一方の班長は本人の提案のうち半分しか知らず、知らない提案を評価に含めていませんでした。この点は、妥当性の問題です。公平性は制度で近づけられますが、妥当性は評価者が本人の仕事をどれだけ見て聞いているかに左右され、規程だけでは保ちにくいものです。

人事評価の公平性を保つために、制度で決めること

公平性を保つために人事ができるのは、評価者が違っても同じ物差しになるように、基準・手順・開示の3つを決めておくことです。評価者の心がけに頼る部分を減らし、文書と手順で同じ形にします。

• 基準と段階の定義を、仕事の例で書く。「主体的に業務を改善する」という文言だけでは、どこからBとするかが評価者ごとの判断に任されます。等級ごとに「この仕事ではどんな状態がBか」を書いた例を作り、評価者と部下の両方に期の初めに渡します。
• 評価の手順を同じにする。項目の順番、自己評価を見るタイミング、根拠を書く欄を全員同じにします。評価者が点を先に決めて根拠を後から書く形になっていないかも、手順で防ぎます。
• 調整会議は、点ではなく根拠を並べる場にする。点の分布だけを見て動かすと、本当に成果の高い部署の点まで下がりかねません。
• 結果と根拠を本人に伝える決まりを置く。点だけが通知される会社では、本人は何を根拠に点がついたのかを知らないままになります。
• 異議を申し出る窓口を決める。誰に、いつまでに、どう申し出るかを規程に書きます。

異議の窓口は公平性の最後の支えですが、窓口が使われないことは、不公平がない証明にはなりません。KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。20代の回答では14.4%です。つまり、上司と二人で話す面談の場でさえ、評価を気にして言わないことがある人が一定数いる、ということです。面談についての数字ですが、評価をつけた上司に向かって異議を申し出るのは、面談で本音を話すよりさらに言い出しにくいと考えられます。窓口の利用件数の少なさを、公平性が保たれている根拠にはしないでください。

人事から評価者に伝える言い方の例です。

人事評価の妥当性を保つには、材料を期末の記憶から期の途中の事実に移す

妥当性を保つ一番の方法は、評価の材料を期末の記憶ではなく、期の途中に見た事実と、本人から聞いた仕事にすることです。評価者が知っているのは、自分の目で見た仕事と、報告や相談を受けた仕事だけです。知らない仕事は、どれだけ公平な基準があっても評価に入りません。

1万人調査では、上司との面談で困っていることとして「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。面談で直接話したことでさえ、上司の記憶に残っていないと感じている部下がいるということです。期末に記憶だけで点をつければ、思い出せた仕事の多さで点が変わりかねません。評価者ごとに思い出せる仕事が違えば、妥当性だけでなく公平性も崩れてしまいます。

期の途中で評価の話をすることをためらう評価者もいます。けれども、1万人調査では、上司と週1回以上面談している人のうち面談で人事評価の話をしている人の50.8%が「面談が成果につながっている」と感じていました。評価の話をしていない人では39.7%です。2週間〜1か月に一度の人でも37.4%と30.8%で、同じ頻度の人どうしで比べると、どの頻度でも評価の話をしている人のほうが高いという結果です。つまり、同じ頻度で面談している人どうしで比べると、評価の話をしている人のほうが面談が成果につながっていると感じている、ということです。評価の話を普段の面談に入れることが、成果の実感を損なうとは考えにくいと言えます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、評価の話は半年に一度の面談に閉じ込めず、普段の面談で進めるものだと考えています。上司と部下が、具体的な基準を一緒に見ながら話すということです。妥当性は、期末の評価シートの上ではなく、この期の途中のやり取りの中で保たれるものだと言えます。

評価者が、期の途中に部下と話す言い方の例です。

期末に、評価の結果を伝えるときの言い方の例です。

部下の側から、上司に尋ねる言い方の例です。

人事評価の公平性・妥当性を保つときに、おすすめしないこと

おすすめしないのは、公平に見せるために評価から人の判断を消そうとすることと、妥当性を保つために部下を記録の対象にすることです。

• 主観をなくすために、数値の項目だけで評価する。数値にしにくい仕事（後輩に手順を教える、他の班の不良を見つけて知らせる）は、評価から消えます。主観はなくそうとするより、根拠を言葉にして見比べられるようにします。
• 全員を同じ点にして、公平に見せる。差をつけないことは平等ではあっても、公平ではありません。差の理由を本人に説明できないことが問題なら、点をそろえるのではなく、根拠を言葉にして伝えられるようにします。
• 妥当性のために、部下の言動を評価の証拠として記録する。記録されていると感じた部下は、面談で言わないことを増やすと考えられます。評価者が書き留めるのは、自分が何を見て、どの時点でどんな見通しを伝えたかです。
• 人事が1on1の記録の中身を読んで、評価の妥当性を点検する。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。読まれることが前提の面談では、部下が話す中身が変わりかねず、評価の材料そのものが減るおそれがあります。
• 異議の窓口を置いて、納得は窓口に任せる。窓口に届くのは、言い出せる人の不満になりがちです。納得は、窓口ではなく期の途中の面談で作ることをおすすめします。

人事評価の公平性・妥当性が保たれているかを、どこで見るか

公平性と妥当性が保たれているかは、点の分布や異議の件数ではなく、期の途中のやり取りを振り返るとわかります。

• 同じ等級の「期待通り」について、評価者の間で同じような仕事の例が挙がっているでしょうか。
• 期の途中に、上司と部下の間で評価の見通しが言葉になっていたでしょうか。
• 期末の面談で、上司が知らなかった仕事が新しく出てくることが、前の期より減っているでしょうか。
• 評価の結果を伝えたあと、根拠になった仕事として、上司と部下が同じものを挙げられるでしょうか。

評価者の間で同じような仕事の例がまだ挙がっていないのであれば、次の期は、基準を部署ごとの仕事の例に置き換える作業から始めることをおすすめします。