1on1を録音・録画してよいか

1on1を録音・録画してよいかは、相手の同意と会社の規則で決まる

1on1（上司と部下が1対1で定期的に行う面談）を録音・録画してよいかどうかは、このページでは言い切りません。録音や録画が法律上どう扱われるか、会社の情報管理の規則で許されているか、録った音声や映像を誰が保管するかは、就業規則と人事の担当に確認する事柄です。会社によって規則は違い、同じ会社でも、評価や注意に関わる面談と普段の1on1で扱いが分かれることがあります。

このページで書けるのは、次の3つです。1つ目は、録る前に二人で決めておくことと、その切り出し方です。2つ目は、録音・録画を頼まれたとき、断りたいとき、無断で録られていたと知ったときの言い方です。3つ目は、録音・録画の代わりに、残したいものを残す方法です。上司と部下のどちらが読んでも使えるように書き、例として、部下が経理で月次の締めの作業を担っている場面を使います。

1つだけ、先にお伝えしておきたいことがあります。相手に知らせずに録音・録画することは、上司の側からも部下の側からも、おすすめしません。録られていたと相手が知ったとき、その1on1だけでなく、それまでに話した内容のすべてが「録られていたかもしれない」ものに変わってしまうからです。

1on1を録音・録画したくなる理由と、本当に残したいもの

録音・録画をしたくなる理由は、上司と部下で少し違います。上司には、前回話したことを忘れてしまう、複数の部下との話を混同するといった理由があるでしょう。部下には、言った言わないの食い違いを防ぎたい、上司の説明をあとで聞き直したいという理由が考えられます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごとに「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。つまり、上司が前の話を覚えていないという困りごとを挙げた人は、面談の成果も感じにくいということです。

一方、記録を残す手間を困りごとに挙げた人は少数でした。1万人調査で、面談の困りごとに「メモ等の実施記録の管理や会話の記憶」を挙げた人は4.4%、「会話のメモ等の記録を残す負担」を挙げた人は5.0%でした。15の困りごとの中で、少ないほうから2番目と3番目の答えです。この2つを挙げた人の成果の実感は44.3%と41.6%で、全体の31.9%を上回っています。つまり、記録の手間に困っている人は少なく、困っている人でも成果の実感は全体より高くなっています。

数字から言えるのはここまでです。そのうえで、残したいのは会話の音声そのものではなく、前回何を決めて誰が何を引き受けたかが次の回に残っていることだと考えられます。録音・録画はそのための手段の1つで、二人で確認したメモでも同じものが残せます。

録音・録画を考えるときに、もう1つ見ておきたい数字があります。1万人調査では、面談の困りごとに「自分自身への評価や見られ方への影響が気になり本音が話せない」を挙げた人が9.3%いました。20代の回答では14.4%です。つまり、評価や見られ方を気にして本音を控える人は一定数いて、20代の回答ではその割合が高くなっています。この調査は録音・録画について尋ねていないので、録音が本音を減らすかどうかは、この数字からはわかりません。録音・録画を始めるときに目的と使い方を先に伝えることをおすすめするのは、録られていることが気になって話を控える人がいるかもしれないからです。

録音・録画の代わりに、1on1で残したいものを残す方法

録音・録画をしなくても、決めたことと引き受けたことは、二人で確認するメモで残せます。終わりの5分を使って、次の3つを声に出して確認し、二人が見られる場所に書いておくとよいでしょう。

• 今日話した中で、次の回までに部下が取り組むこと。
• 上司が引き受けたこと（確認する、決める、誰かに話す）と、その期限。
• 次の回の最初に、何の話から始めるか。

読み合わせたメモを二人で見られる場所に置けば、「言った言わない」の食い違いは、録音がなくても防ぎやすくなります。文字起こしの道具を使う場合も、録音・録画と同じく、相手の同意と会社の規則の確認が先です。

1on1を録音・録画する前に、二人で決めておく4つのこと

録音・録画をするなら、始める前に次の4つを二人で決め、会社の規則に照らして人事に確認します。4つのどれかが決まらないなら、録らずに済む方法から試すとよいでしょう。

1. 目的。何のために録るのかを、一言で言えるようにします。「上司が前回の話を忘れないため」「部下があとで説明を聞き直すため」など、1つに絞ります。
2. 聞く人。録った音声や映像を、誰が聞いたり見たりするのかを決めます。二人だけなのか、人事や上司の上司も含むのかで、話せる内容は変わります。
3. 保存の期間と消す日。いつまで保管し、いつ消すかを決めます。「次の1on1が終わったら消す」のように、期限を具体的にします。
4. やめたいときの言い方。途中で「ここからは録らないでほしい」と言えることと、その言い方を、先に決めておきます。

上司の側から切り出すときの例です。

部下の側から頼むときの例です。

相手から録音・録画を頼まれ、受け入れるときの例です。

1on1の録音・録画で迷いやすい場面と、上司と部下それぞれの言い方

録音・録画をめぐって迷いやすい場面は4つあります。頼まれたとき、断りたいとき、無断で録られていたと知ったとき、評価や注意に関わる面談のときです。立場ごとの対応は次の通りです。

断りたいときの言い方です。上司からでも、部下からでも使えます。

相手が無断で録音していたと知ったときの言い方です。責める言葉から始めると、理由を聞きにくくなります。

評価や注意、ハラスメントの相談に関わる面談では、録音・録画を自分の判断で決めず、会社の決まりに沿って扱います。これらの面談で記録が必要な場合の方法と保管の仕方は、会社が定めている場合があります。人事に相談したうえで進めるのが確実です。

1on1の録音・録画について、おすすめしないこと

1on1の録音・録画について避けたいのは、録ることが目的になる進め方と、相手に知らせない進め方です。

• 相手に知らせずに録音・録画すること。上司からでも部下からでも、おすすめしません。知られたときに、それまでの1on1で話したことのすべてが疑いの対象になりかねません。
• 「証拠を残すため」を目的にして、毎回録ること。録音されている1on1では、二人とも、あとで聞かれて困らないことだけを話すようになるおそれがあります。証拠が必要な場面は、会社の決まりに沿って人事に相談する場面です。
• 録音を理由に、メモも振り返りもしないこと。録ったものを聞き直す時間を毎回取るのは、現実的ではありません。決めたことが残らなければ、録音があっても次の回を前回の続きから始めにくくなります。
• 部下に断りにくい形で頼むこと。上司から「録音していいよね」と確認の形で聞かれると、部下は断りにくくなります。「嫌なら断ってほしい」と、断れることを先に伝えます。
• 法律や規則の判断を、自分の解釈で決めること。録音の法律上の扱いと会社の規則は、就業規則と人事の担当に確認します。このページも、その判断は書いていません。

録音・録画をしてもしなくても、1on1がうまくいったかを振り返る

録音・録画の有無にかかわらず、1on1がうまくいったかどうかは、音声や映像が残ったかではなく、次の回の始まり方で振り返ってみてください。上司と部下のどちらの立場でも、同じ3つで見られます。

• 次の回が、前回決めたことと上司が引き受けたことの確認から始められたでしょうか。
• 前回話したことについて、「言った」「言っていない」の食い違いが起きずに済んだでしょうか。
• 録音・録画をしている回でも、していない回でも、二人が同じくらい率直に話せていたでしょうか。

3つ目が「いいえ」なら、録音・録画が二人の話し方を変えている可能性があります。その場合は、目的と聞く人と消す日を、もう一度二人で見直してみてください。