話が通じない上司とどう話せばよいか

話が通じない上司との間で、何が起きているのか

上司と話が通じない、噛み合わないと感じるとき、頭の良し悪しや相性の問題に見えがちです。けれども、頭の良し悪しや相性と決める前に、二人が違う前提で話していないかを見てみてください。前提のずれは、大きく4つに分けられます。どれに近いかが分かると、部下の側からそろえられるものが見えてきます。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）を見てみます。1on1の前に部下が選んだテーマのうち「業務の進捗や進め方」では、上司に期待することが何も選ばれていなかったものが22.2%ありました。選ばれていた中で最も多いのは「一緒に考えてほしい」17.0%で、次が「報告したい」14.5%です。仕事の話でも、上司に期待することが選ばれていない回があり、選ばれた回でも一緒に考えてほしい回と報告したい回が近い割合で並んでいる、と言えます。

上司の側から見ると、同じ「納期の件なんですが」という切り出しが、相談にも報告にも聞こえることがあるでしょう。期待を伝えずに持ち込んだ話は、上司の受け取り方しだいで、どちらにもなります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査は、部下の立場で、上司との定期的な面談について尋ねたものです。この調査では、面談で困っていること（複数回答）として「上司の対応が期待するものと違う」を挙げた人が12.9%、「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。上司のふるまいについての困りごとの中では、期待と対応のずれが最も多い答えです。面談についての数字ですが、普段の仕事の会話で噛み合わないと感じる場面に近いのは、この2つだと考えられます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の間のずれは、上司と部下の両方が当事者として直すものだと考えています。上司の側にも、自分の判断に責任を負う立場や、時間がない事情があります。部下の側からそろえられることは、上司を変えようとするより早く始められます。

以下では、取引先から納期を聞かれたが在庫が足りないときの回答を上司に相談する場面を例に、部下の側からそろえる4つのことと言い方を書きます。

話が噛み合わない上司と話すとき、部下の側からそろえる4つのこと

4つは、どれも話の最初の一言か、話の順番を変えるだけのものです。全部を一度にする必要はなく、自分の上司との間で起きやすいずれから1つ選んでください。

1. その回に上司に期待することを、最初に言う

同じ話でも、相談なのか報告なのか、判断してほしいのかが分かれば、上司は返し方を選べます。話の最初に一言で伝えましょう。

上司の返し方が、頼んだことと違ったときは、その場でもう一度伝えてかまいません。

2. 前回の話を一言で添えてから話す

上司が前回の話を覚えていないと、「そんな話は聞いていない」と返されることがあります。上司は多くの人と話していて、部下それぞれの話を1つずつは覚えていないこともあります。責めずに、前回決めたことを一言で添えてから本題に入ると、話を前回の続きから始めやすくなります。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は26.4%でした。回答者全体では31.9%です。つまり、上司が前の話を覚えていないことに困っている人は、面談の成果を感じている割合が低い、ということです。前回の話を一言添えることは、この困りごとに対して部下の側からできることの1つです。

上司の言うことが前回と変わったときは、変わった理由を聞きます。上司の側の前提（他の案件、会社の方針）が変わっていることもあります。

3. 結論と経緯の順番を、上司に合わせる

話の途中で「結論は？」と聞く上司には、結論を先に言い、経緯は聞かれてから話します。逆に、「経緯は？」と聞く上司には、経緯を短く先に置きます。どちらが正しいかではなく、上司がどちらで聞きたいかに合わせるほうが、話は早く進みやすくなります。

4. 判断の理由と、自分が持っていない情報を聞く

上司の判断が自分には筋が通らないように見えるとき、上司だけが知っている情報があることがあります。他部署の状況、予算、会社の方針などです。判断そのものに反対する前に、理由と情報を聞いてみてください。あわせて、自分が持っている情報を先に出すと、上司の判断の材料も増えます。

話した内容と決めたことは、その場で一度確認し、短いメモに残しておくとよいでしょう。あとで「言った」「言わない」になったときも、二人で同じメモを見て話せます。

上司と話が通じずにキレてしまったとき：言い方は謝り、内容は取り下げない

話が通じない状態が続くと、思わず強い言い方になることがあります。そのあとに気をつけたいのは、言い方について謝ることと、話の内容そのものを取り下げることを、分けることです。感情的になったことだけを謝り、伝えたかった内容は、落ち着いてから改めて伝えます。

その場で言い返し続けることも、黙って従うことも、ずれをそのまま残します。一度切って、次の機会に、上の4つのどれかから話し直すほうが、話は進みやすいでしょう。

上司の話が仕事の役に立たない状態が続くとき：人事に相談する

4つのことを続けても噛み合わず、上司の話が今の仕事の判断に結びつかない状態が続くことがあります。そのときは、話し方の工夫だけでずれを埋めるのは難しいと考えられます。人事や上司の上司に相談することも、考えてみてください。

KAKEAIの1万人調査では、面談の困りごととして「上司の話が役に立たない」を挙げた人が8.2%いました。この人たちのうち、「面談が成果につながっている」と感じている人の割合も同じ8.2%で、回答者全体の31.9%を大きく下回っています。15の困りごとの中で、面談の成果を感じている割合が最も低い答えです。

成果を感じている割合がここまで低い困りごとを、部下の側の工夫だけで抱え続ける必要はありません。この状態が何か月も続くなら、自分で試したこと（期待を先に言った、前回の話を添えた、結論から話した）と変わらなかったことを事実として整理してください。そのうえで、人事や上司の上司に相談します。相性の話として伝えるより、仕事の判断が止まっている事実として伝えるほうが、相談を受ける側も動きやすくなります。

怒鳴られる、人格を否定される、聞こえないふりをされるといったことが続くなら、話し方の問題ではなく会社の決まりに関わる話です。ハラスメントに当たるかどうかはこのページでは言い切らず、就業規則とハラスメントの相談窓口、人事に確認することをおすすめします。眠れない、朝つらいなど体調に出ているときは、産業医や医療の専門家に相談してください。

上司と話が通じるようになってきたかを、どこで見るか

上司と話が通じるようになってきたかどうかは、上司の人柄が変わったかではなく、二人の話の進み方で見るとよいでしょう。1か月ほど続けたあとに、次の点を振り返ってみてください。

• 話の最初に、その回に上司に期待することを言えた回は、先月より増えたでしょうか。
• 「そんな話は聞いていない」と言われる場面は、前回の話を添えるようにしてから減ったでしょうか。
• 上司の判断の理由を聞いて、自分が知らなかった事情が出てきた回はあったでしょうか。
• 決めたことをその場で確認してメモに残し、次の回がその続きから始まったでしょうか。
• 試しても変わらないことを、事実として整理できているでしょうか。

最初の2つが変わってきていれば、ずれは縮まり始めていると言えるでしょう。試しても変わらないことばかりが増えていくなら、一人で抱えず、人事や上司の上司への相談を考えてください。