キャリア面談の前に何を準備し、どう対策するか

キャリア面談の準備で、そろえておく3つのこと

キャリア面談の準備は、自分を売り込む材料を磨くことではなく、面談のあとに自分が動けるように、次の3つをそろえておくことです。やりたいことがまだ決まっていなくても、この3つは準備できます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の時間のうち、今後のキャリアの話が占める割合は平均6.1%でした。具体的な仕事の話は47.2%です。つまり、普段の面談ではキャリアの話に使われている時間はごくわずか、ということです。キャリア面談の時間を使い切るために、話したいことを3つにまとめておくことをおすすめします。

キャリア面談の対策：この1年の仕事の棚卸しから、強みとアピールしたいことを言葉にする

強みやアピールしたいことは、「コミュニケーション力」「責任感」のような言葉だけではなく、この1年に実際にした仕事で言います。言葉だけでは、上司はその根拠を知ることができず、話が先に進みにくくなります。以下では、人事部で採用を担当している部下が、課長とのキャリア面談に向けて準備する場面を例にします。

棚卸しは、次の4つの欄に、思い出せる順に書き出すだけで十分です。

1. 担当した仕事：面接の日程調整、会社説明会の運営、面接官の補助、内定者への連絡など。
2. 自分で判断したこと：説明会の申し込みが少なかった回に、案内の文面を自分で直して再送した、など。
3. 人から頼まれたこと：他部署の面接官から、面接の質問の整理を頼まれた、など。繰り返し頼まれていることは、周りが認めている力の手がかりになります。
4. うまくいかなかったこと：内定者への連絡が遅れて、辞退につながった案件があった、など。

書き出したら、「自分で判断したこと」と「人から頼まれたこと」の中から、上司に知っておいてほしい仕事を2つ選びます。これが、アピールしたいことの中身になります。

うまくいかなかったことも、1つは準備しておくとよいでしょう。隠すためではなく、次にどうしたいかを一緒に考える材料になるからです。上司は、部下の仕事のすべてを見ているわけではありません。上司が知らない仕事を面談で初めて聞くことは、上司にとっても助かることが多いでしょう。

上司に聞きたいことと、上司に期待することを決めておく

キャリア面談の準備で見落とされやすいのは、自分の希望を決めることより、上司に聞きたいことを決めておくことです。異動の仕組みや部署の今後、自分の仕事への上司の見方は、自分では調べにくく、上司に聞かなければ分からないことが多いからです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、行動につながらない理由（5つまで選択）を尋ねています。「ありたい状態が定まっていない」を選んだ人は16.3%、「行動するために必要な情報が揃っていない」は15.9%、「裁量や権限がなくできない」は9.4%でした。つまり、話したあとに動けない理由として、自分の希望がはっきりしないことと必要な情報がないことは、ほぼ同じくらい挙がっています。面談全般についての数字ですが、キャリア面談でも、希望を固めることだけが準備ではなく、情報を取りに行く質問を用意することが同じくらい大事だと考えられます。

聞きたいことは、自分の仕事への上司の見方、部署の今後、異動や公募の仕組みの3つの種類から、1つずつ用意するとよいでしょう。

異動や昇格は、上司の一存では決まりません。上司が答えられないことがあるのは当然なので、「どちらから人事に確認するか」まで決めておくと、面談のあとに動けます。

あわせて、上司に期待することを決めておきます。意見を聞きたいのか、一緒に考えてほしいのかを面談の最初に伝えると、上司は答え方を選べます。

キャリア面談の前日と当日：メモの形と、最初の一言

前日までに、A4一枚に収まるメモを作ります。欄は3つで、「この1年の仕事（知っておいてほしい2つと、反省点1つ）」「今の仕事で続けたいこと・変えたいこと」「聞きたいこと（3つ）と、上司に期待すること」です。可能なら、面談の前に上司にも短く送っておくと、上司の側も準備できます。

当日の最初の一言は、希望の結論ではなく、今日の時間の使い方から始めます。

面談の終わりには、次に動くことを1つ決めておきます。希望を伝えただけで終えると、面談のあとに動きが生まれにくくなります。

キャリア面談の準備で、やらないほうがよいこと

準備で避けたいのは、転職の面接のように自分を売り込むことと、逆に、何も用意せずに臨むことの両方です。

• 強みを言葉だけで並べる。「コミュニケーション力があります」と言われても、上司は何を根拠に受け取ればよいか迷います。実際にした仕事で言います。
• 転職の面接のような自己PRを用意する。キャリア面談は選考ではありません。上司が知りたいのは、売り込みの言葉より、今の仕事のどこを続けたくてどこを変えたいか、という点であることが多いようです。
• 希望が固まるまで、何も話さない。決まっていないことは、決まっていないと言ってかまいません。上司の意見を聞いて初めて見えてくることもあります。
• 不満の一覧を持ち込む。変えたいことは1つに絞り、「減らしたい仕事」と「その代わりに増やしたい仕事」の組で伝えます。
• 逆に、何も準備せずに「本音で話せばよい」と臨む。準備がないと、上司の質問に答えるだけで時間が過ぎ、聞きたかったことを聞けずに終わりがちです。

上司の側にも事情があります。上司は、部下の仕事のすべてを見ているわけではなく、異動や公募の仕組みをすべて把握しているわけでもありません。準備したメモを先に送っておくことは、上司が答えを用意する時間を作ることにもなります。

キャリア面談の準備が役に立ったかを、どこで見るか

準備が役に立ったかどうかは、面談で上手に話せたかではなく、面談のあとの1か月で振り返ります。

• 面談の終わりに、次に動くこと（自分がすること、上司が確認してくれること）が1つ決まっていたでしょうか。
• 上司は、こちらが準備した仕事の話を知ったうえで、意見を返してくれたでしょうか。
• 聞きたかった3つのうち、面談の中で答えが分かったものと、持ち帰りになったものは、どれだったでしょうか。
• 1か月後、持ち帰りになったことについて、上司か自分のどちらかから、続きの話が出たでしょうか。

続きの話が出ていなければ、次の1on1の最初に、こちらから一言で持ち出してみてください。キャリアの話は年に1回の面談だけでは完結しにくいので、普段の面談でも少しずつ続けていくことをおすすめします。