人事評価はいつ、年に何回行うのか

人事評価はいつ、年に何回行うのか：確定する回数と、話す回数は別のもの

人事評価をいつ、年に何回行うかには、2つの答えがあります。1つは、評価を確定して処遇に反映する回数で、会社の規程で決まっており、年1回か年2回が一般的です。もう1つは、評価について上司と部下が話す回数で、これは確定の回数に合わせる必要がありません。「年に何回」を決めるときは、この2つを分けて考えることをおすすめします。

確定の時期は、会社の事業年度に合わせて置かれます。年1回なら年度末に、年2回なら上半期と下半期の終わりに評価を確定し、その後の昇給や賞与の時期に反映する形です。四半期ごとに評価を確定する会社もあります。自分の会社の時期は、評価制度の資料を読むか、人事の担当に尋ねると確認できます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との定期的な面談の頻度として最も多かった答えは「半年に一度」で、21.7%でした。次に多いのは「1ヶ月に一度」、その次が「1週間に一度」です。つまり、半年に一度、年に2回の間隔で上司と面談している人が最も多いということです。

1万人調査では、面談が「半年に一度」の人のうち、面談で人事評価の話をしている人は69.8%でした。半年に一度の人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は20.3%で、回答者全体の31.9%を下回っています。つまり、半年に一度の面談は、多くの人にとって評価の話をする場になっている一方で、成果につながっていると感じている人は少ないということです。

面談の頻度が高い人ほど、成果の実感は高いという傾向があります。また、同じ頻度の人どうしで比べると、評価の話をしている人のほうが成果の実感は高くなっています（半年〜1年に一度の人では、評価の話をしている人が20.9%、していない人が17.8%）。つまり、評価の話は間隔の長い面談に集まっていて、同じ間隔で比べれば評価の話をしている人のほうが成果の実感は高い、ということです。

面談についての数字ですが、評価を確定する時期にだけ上司と部下が面談する形は、この半年に一度の面談と同じ間隔になります。半年に一度の面談は、成果につながっていると感じている人が回答者全体より少ない間隔です。話す回数を確定の回数とは別に決めることをおすすめするのは、このためです。

人事評価の時期と回数の決め方：年1回・年2回・四半期ごとの違い

評価を確定する回数は、会社の事業の区切りと、評価にかかる手間で決めます。回数が多いほど評価の対象になる期間は短くなり、仕事の記憶が新しいうちに評価できます。一方で、評価者と人事の手間は、回数が増えるほど増えます。どの回数を選んでも、上司と部下が評価について話す回数は、確定の回数とは別に決めてください。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、評価の話は、半年に一度の面談だけで済ませず、普段の面談で進めるものだと考えています。上司と部下が具体的な基準を一緒に見ながら、その時点での評価の見通しを話す、ということです。確定の回数が年1回でも年2回でも、評価について話す回数は、月に1回ほどを目安にすることをおすすめします。

人事評価の年間スケジュールの作り方：人事の締め切りと、上司と部下の面談の予定に分ける

人事評価の年間スケジュールは、人事の締め切りの予定と、上司と部下の面談の予定の2つに分けて書くことをおすすめします。締め切りの予定だけで書いたスケジュールには、自己評価と評価者の提出日・調整会議・結果の通知日・処遇への反映日が並びます。それだけでは、上司と部下が期の途中に何をするかが書かれていません。

年2回確定する会社の、上半期の例です。

1. 期初（4月）。上司と部下が、等級ごとの基準を部下の仕事に置き換え、今期に何を大事にするかを決めます。人事は、そのたたき台になる、基準を仕事の例に置き換えた文書を評価者に渡しておきます。
2. 期中（5月〜8月）。月に1回ほど、上司がその時点での評価の見通しを自分の考えとして伝え、部下の見方を聞きます。人事の締め切りはありません。
3. 中間（7月）。半期の折り返しで、見通しと、残りの期間に変えることを二人で確認します。
4. 期末（9月）。部下が自己評価を書き、上司が評価をつけ、調整会議を経て確定します。人事の締め切りが集まる時期です。
5. 通知（10月）。上司が結果を、基準を一緒に見ながら自分の考えとして伝え、来期に何を大事にするかを話します。処遇への反映は、規程の時期に人事が行います。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1が行われた回数に、月ごとの大きな山はありませんでした。やや多いのは11〜12月と6月、やや少ないのは4月と8月です。つまり、Kakeai AI 1on1を使っている職場では、上司と部下の1on1が特定の月に集まらず、1年を通して行われているということです。評価の時期に面談が集まる形とは、違う使われ方です。

人事が評価者に年間スケジュールを説明する言い方の例です。

評価の時期ごとに、上司と部下は何を話すか

評価の年間スケジュールの各時期で、上司と部下が話すことの例です。月次の請求処理（請求書の発行と入金の確認）を担当している部下との面談を例にします。

期初に、何を大事にするかを決める

月に1回、見通しを伝える

中間で、残りの期間に変えることを決める

期末に、評価を伝える

部下の側から、時期を問わず尋ねられること

人事評価の時期と回数について、おすすめしないこと

おすすめしないのは、評価を確定する回数と、評価について話す回数を同じにすることです。

• 評価の話を、確定の時期の面談だけにする。1万人調査では、面談が半年に一度の人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は20.3%で、回答者全体を下回っていました。評価を確定する節目にだけ上司と部下が会う形は、間隔の点でこの面談と同じになります。
• 回数を増やすために、確定の手続きを四半期ごとにする。話す回数を増やしたいなら、確定の回数ではなく、期中の見通しの面談を増やします。確定の回数を増やすと、評価者と人事の手間が増えるだけになりかねません。
• 期中の面談に、人事への提出物をつける。期中の見通しの面談は、二人のための時間です。提出物をつけると、面談が人事への報告になり、評価の話が形だけになりがちです。
• 人事が期中の面談の記録の中身を読んで、運用を点検する。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。スケジュールが回っているかは、人事が記録の中身を読むのではなく、評価者と部下の双方に、期初と期中の面談があったかを尋ねて確かめます。
• 評価の時期を、上司と部下に知らせないまま進める。確定の時期と結果を聞ける時期は、部下にも年度の初めに伝えておきます。いつ聞けるかがわからないと、部下は期末に初めて結果を知ることになります。

評価の年間スケジュールがうまく回ったかを、どこで見るか

スケジュールが回ったかどうかは、人事の締め切りが守られたかではなく、上司と部下の面談の予定が実際に動いたかを振り返るとわかります。

• 期初に、基準を部下の仕事の例に置き換える面談があったでしょうか。
• 期の途中に、上司がその時点での見通しを伝える機会が、月に1回ほどあったでしょうか。
• 期末に伝えた結果は、それまでの見通しの続きになっていたでしょうか。
• 確定の時期と結果を聞ける時期は、年度の初めに部下にも伝わっていたでしょうか。

期中の面談がなかったという答えが多ければ、スケジュールは人事の締め切りだけで動いていたのでしょう。次の期は、上司と部下の面談の予定を、年度の初めに上司と部下の双方に渡すところから始めてみてください。