会議で発言しない人に話してもらうには

会議で発言しない人は、話すことがない人ではない

会議で発言しない人には、話すことがないのではなく、話せずにいる理由があることが多いようです。理由は1つではなく、少なくとも次の4つに分かれます。どれに当たるかで、上司の最初の一言は変わります。

面談についての数字ですが、KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が行動につながらない人に、その理由を尋ねています（5つまで選択）。「判断材料はあるが確信がもてない（不安・恐れ・迷い）」を挙げた人は11.0%でした。つまり、面談が行動につながっていない人のおよそ1割が、考えや材料はあっても確信がもてないことを理由に挙げているということです。

会議について調査は尋ねていません。ただ、会議で発言しない人の中にも、「間違っていたら」と思って考えを口にしない人がいると、このページでは考えています。この人たちには、「意見はありますか」と尋ねるより、正解を求めていないことを先に伝えるほうが答えやすいでしょう。

4つの理由のうち、最初の2つは、上司の問いの出し方で変わりやすいものです。言いにくい話は、紙に書いて同時に見せる形にするか、会議のあとに1対1で聞きます。役割がない人には、その人だからこそ言える角度を示します。

以下では、営業事務のチームが見積書の作成手順を変えることを決める会議を例にします。問いの出し方と発言の形を先に、会議のあとの1on1をあとに書きます。

会議で発言しない人に話してもらう方法：問いの出し方を変える

会議で発言しない人に話してもらうために、まず変えやすいのは、司会である上司の問いの出し方です。「意見はありますか」「何かありますか」という問いでは、何をどの角度から言えばよいのかも、どのくらいの長さで言えばよいのかも、答える人が全部考えることになります。問いに角度と形を入れると、答えやすくなります。

答える角度を示す

賛成か反対かではなく、どの立場から見た何を言ってほしいのかを示します。

答えの形を示す

一言でよいこと、選ぶだけでよいことを先に伝えます。

正解を求めていないことを先に言う

考えはあるのに確信がもてない人には、途中の考えでよいことを、問いの前に伝えます。上司が自分の迷いを先に話すと、途中の考えを出してよい場だと伝わります。

反対意見や気になる点を、上司の側から求める

賛成しか言いにくい空気では、気になる点を持っている人ほど黙ってしまいがちです。反対意見や気になる点を、上司の側から求めるようにします。

考える時間を取る

問いを出した直後に答えを求めず、1分ほど考える時間を取ります。待っている間、上司も自分の答えを書きます。

会議で発言の形を増やす：口頭でその場で言う形に限らない

会議での発言を、口頭でその場で全員の前で言うものに限らないことで、話せる人は増えます。言いにくい人や、考えをまとめるのに時間がかかる人にとって、口頭で即答する形は難しいものです。次の5つの形を、会議の種類に合わせて使い分けるとよいでしょう。

事前に1行で出す形は、発言しない人のためだけでなく、会議の時間を短くすることにもつながります。集まった1行を会議の最初に、名前を出さずに読み上げると、全員が同じ論点から話を始められます。自分の1行が取り上げられた人は、続きを話しやすくなるでしょう。

会議で発言しない人への、やらないほうがよい対応

会議で発言しない人への対応で避けたいのは、本人を会議の場で変えようとすることです。次の5つは、よく行われますが、発言しない理由を残したまま、発言の数だけを増やそうとするものです。

• 全員に順番に発言を求める。順番が回ってくるまでの間、全員が自分の番の答えを考えることになり、人の話を聞けなくなりがちです。言うことがない人は、その場で考えた一言を言うことになります。
• 名指しで「○○さんはどう思いますか」を繰り返す。角度も形も示さない名指しは、答える人にとって試験に近いものです。名指しするなら、「○○さんは現場で毎日作っているので、手間が増える工程を聞きたいです」のように、その人に聞く理由を添えます。
• 発言しない人を、主体性がないと評価する。発言の数と、考えの有無や仕事の質は別のものです。会議で黙っている人が、事前の1行や1on1では、誰よりも具体的な点を挙げることもあります。
• 沈黙を、待っていれば破れるものと考える。考えている沈黙なら待つことが合いますが、何を求められているか分からない沈黙や、言いにくい沈黙は、待っても変わりません。問いを変えるか、形を変えます。
• 発言しない人を、会議に呼ばないようにする。呼ばれなくなった人は、決定に関わる機会を失い、決まったことを人から聞く立場になります。呼ぶかどうかは、その議題にその人の仕事が関わるかで決めます。

逆に、特定の人が話し続けて、ほかの人が話せない会議もあります。話す人を注意するより、問いの形を変えるほうが、場全体が変わりやすくなります。紙に書いて同時に見せる形や、一言ずつの形にすれば、話す人も黙る人も同じ長さになります。

会議で出なかった話を、1on1で聞く

会議で発言しなかった人の考えは、会議のあとの1on1で聞くことをおすすめします。言いにくい話や、特定の人に関わる話は、会議の場では出てこないのが自然です。

面談についての数字ですが、KAKEAIの1万人調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）として「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は36.5%で、回答者全体の31.9%を上回っています。つまり、面談で話したいことを切り出せないと感じている人は1割弱いて、その人たちでも、面談が成果につながっていると感じる割合は全体より高いということです。

会議について調査は尋ねていません。ただ、会議で発言しない人の中にも、話すべきことを持っていながら会議という形では出しにくい人がいると、このページでは考えています。

1on1では、会議で何も言わなかったことを責めずに、会議の議題について本人の考えを聞きます。

1on1で出た考えを会議に戻すときは、本人に確認してから、本人の名前を出さずに論点として出すか、本人が自分で言う形にするかを一緒に決めます。

会議で発言しない人への対応を、会議の中だけで考えないことが、全員が話せる場に近づく近道になります。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も両方が当事者だと考えています。会議で話せる場をつくるには、上司の側の問いの出し方が大きく関わります。同時に、考えを持っている部下の側にも、1行で出す形や1on1で話す形で伝える道があります。

会議で全員が話せる場になったかを、どこで見るか

会議で全員が話せる場になったかどうかは、発言の数がそろったかではなく、決める前に気になる点が出そろったかで振り返るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• 決めたあとに「実は気になっていた」という点が、会議の外から出てこなかったでしょうか。
• 上司の案への反対意見や気になる点が、会議の中で1つは出ていたでしょうか。
• 会議で発言しなかった人の考えを、上司はそのあとの1on1で聞けていたでしょうか。

決めたあとに気になる点が出てくることが続くなら、次の会議では、反対意見を求める問いを出し、気になる点を紙に書いて同時に見せるやり方を取り入れてみてください。