元気がなくなった部下への声かけと対応

元気がなくなった部下に気づいたとき、上司が最初に決めること

部下の元気がなくなった、笑わなくなった、表情が暗くなったと感じたとき、上司が最初に決めるのは理由を当てることではありません。決めるのは、いつ、どこで、何を手がかりに声をかけるかです。表情の変化は上司の目に映った結果にすぎません。理由は仕事の量や評価のことから、体調や私生活のことまで、さまざまです。理由が分からないまま励ましたり、様子を見ると決めて次の定例まで待ったりすると、部下の側では、だれにも気づかれていない時間が続くことになります。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の前に選ばれたテーマのうち、「心身の状態」は5.2%でした。最も多いのは「業務の進捗や進め方」で、43.7%です。体調や気分のことは、1on1の前にテーマとして選ばれることが少ない、ということです。部下から話が出るのを待つだけでなく、気づいた上司の側からも声をかけてみてください。

上司ができることは2つです。1つは、見た変化を事実として短く伝え、話してもよい場所を作ることです。もう1つは、部下の仕事の量と進み具合を、上司の目で見直すことです。このページでは、採用の担当として候補者との日程調整や連絡をしている部下の例で、声かけと対応の順を示します。

元気がない部下への最初の声かけ：見たことを事実で、短く

最初の声かけは、見た変化を事実として伝え、理由を話すかどうかは部下に任せる形にします。「元気がないね」「顔が暗いよ」のように表情を言葉にすると、部下は見られていると感じるうえ、「大丈夫です」としか返しにくくなります。表情ではなく、仕事の中で見えた変化を手がかりにしてください。

まず、席で時間を取る約束をします。皆のいる場では、用件を言いません。

二人になったら、見たことを事実と時期で伝えます。

理由をすべて話してもらう必要はありません。どちらに近いかだけを尋ねる聞き方もあります。

Kakeai AI 1on1の利用データでは、「心身の状態」のテーマのうち、部下が上司に期待することとして「話を聞いてほしい」を選んでいた割合は17.4%でした。このテーマの中で最も多い答えで、「具体的なアドバイスがほしい」は3.8%です。一方、上司に期待することが何も選ばれていない回も40.9%あり、この割合はほかのテーマと比べて最も高くなっています。体調や気分の話では助言より聞くことが選ばれやすく、上司への期待を選ばないまま1on1に入る回も多い、ということです。

最初の声かけでは、「どうしてほしいですか」と尋ねるより、聞くだけでもよいと先に伝えておくことをおすすめします。部下が上司への期待をまだ決めていなくても、話し始めやすくなるからです。

オンラインで仕事をしている部下には、画面越しの様子では気づきにくいことを正直に伝えます。

部下が話し始めたときの対応：理由ごとの関わり方

部下が話し始めたら、理由によって関わり方を変えます。聞くだけでよい話と、一緒に手を打つべき話があるからです。

仕事の量や難しさが理由のとき

仕事が理由なら、聞くだけで終えず、一緒に手を打ちます。上司が自分の判断で引き取れることは、その場で決めてしまいましょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、部下の様子が変わったときも、上司の関わり方を聞き役に徹すると決めないほうがよいと考えています。聞くだけで終わる回があってよい一方で、仕事の量や進め方が理由なら、一緒に考えて手を打つことが必要だからです。

失敗や評価のことが理由のとき

失敗を引きずっているときは、上司の見方を具体的に伝えます。「気にしなくていい」と言うだけでは、本人の受け止め方は変わりにくいものです。

上司との間のことが理由のとき

元気がなくなった理由が、上司自身の言動にあることもあります。思い当たることがあれば、上司から先に触れてください。

体調や私生活のことが理由のとき

体調の話が出たら、上司が判断せず、産業医や医療の専門家、人事の担当につなぎます。休むかどうかや仕事の調整は、本人の希望と専門家の話を聞いてから決めます。私生活のことは聞くだけにし、上司から意見を言いません。仕事の調整ができるかどうかは、就業規則の範囲を人事に確認してから伝えます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で「心身の状態」を話題にしている人は22.9%でした（複数回答）。この話題を話している人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は36.2%で、話していない人の30.6%を上回っています。心身の状態を話題にしている人のほうが、面談が成果につながっていると感じる割合が高い、ということです。

部下が「大丈夫です」と答えたときの対応

声をかけても「大丈夫です」と返ってくることは、よくあります。その場で理由を聞き出そうとせず、話してよい場所があることと、上司がこれからすることを伝えて終えます。

「大丈夫です」のあとに上司がすることは、表情を見続けることではなく、自分が「する」と言ったことを進めることです。候補者への返信の期限や面接の件数のように、上司の側で変えられるものを見直し、1週間ほどしてもう一度声をかけます。

2回目も「大丈夫です」なら、無理に聞き出しません。ただし、体調が心配なときは、人事や産業医に相談できる仕組みがあることだけは伝えておきます。上司から人事に相談するときは、そのことを本人に先に伝えます。

元気がなくなった部下への対応で、避けたいこと

避けたいのは、上司の目に映った変化だけで、理由や対応を決めてしまうことです。

• 表情や外見を言葉にする。「元気ないね」「顔が暗いよ」「笑顔がなくなったね」と言われると、部下は見られていると感じ、本当のことを言いにくくなります。表情ではなく、仕事の中で見えた事実を手がかりに切り出します。
• 皆のいる場で声をかける。朝会や席の周りで「最近どう？」と聞かれても、部下は事情を話しにくいものです。まず二人になれる時間を取り、用件はそこで話します。
• 理由を当てて話す。「疲れているんでしょう」「評価が気になっているんじゃないか」と先に言うと、違っていた場合に部下は訂正しにくくなります。上司からは、仕事のことか仕事以外のことか、どちらに近いかを尋ねるまでにします。
• 励ましや気分転換で済ませる。「元気出して」「飲みに行こう」は、理由が仕事の量にあるときには何も変えません。逆に、仕事の話を一切しないと決めることも、避けたいところです。KAKEAIは、理由が分かるまで仕事の話を控えることをおすすめしません。仕事の量や進め方が理由なら、仕事の話をしなければ手は打てないからです。
• 黙って仕事を減らす。本人に聞かずに担当を外すと、部下は信頼されていないと受け取りかねません。調整は、本人と相談して決めます。
• 体調を上司が判断する。「うつかもしれない」と上司が決めることも、「病気ではないだろう」と決めることも避けます。心配なときは、産業医や医療の専門家につなぎ、会社の決まりに沿って人事に相談します。
• 様子を見ると決めて、何もしない。次の定例まで待つと、その間、だれも声をかけない時間が続きます。短くてもよいので、その週のうちに声をかけます。

部下の元気が戻ったかを、どこで見るか

元気が戻ったかどうかを、表情や笑顔で判断しないでください。笑顔が戻っていなくても、仕事の話ができていれば、二人の時間は前に進んでいると考えてよいでしょう。次の点から振り返ってみてください。

• 声をかけたあと、二人の間で仕事の相談や質問のやり取りが増えたでしょうか。
• 上司が「する」と言ったこと（件数の見直し、人事への確認）を、言った期日までにできたでしょうか。
• 1on1が、仕事以外のことも話してよい時間になっているでしょうか。実際に話すかどうかは、部下が決めることです。
• 上司自身の言動が理由だった場合、同じことを繰り返していないでしょうか。
• 体調が理由だった場合、産業医や人事とのつながりができ、仕事の調整の相談が続いているでしょうか。

変化が見えないときは、声のかけ方を変える前に、仕事の量と進め方を上司の目でもう一度見直してみてください。理由が仕事にあるなら、変えていくのは声のかけ方ではなく、仕事の量や進め方のほうです。