上司と連絡がつかず捕まらないとき

上司と連絡がつかないときは、まず用件を分ける

上司と連絡がつかないときは、何度も連絡を重ねる前に、その用件が上司でなければ決められないことかを考えます。上司に決めてもらう用件を絞っておくと、打ち合わせの合間の短い時間でも答えてもらいやすくなります。

以下では、社外向けのセミナーを準備している部下を例にします。会場の仮予約の期限が明日の17時で、本契約に進むには上司の承認が必要です。上司は、今日も明日も打ち合わせが続いていて、電話にも出られない様子です。

打ち合わせばかりの上司に、短い時間で答えてもらう伝え方

打ち合わせが続く上司には、合間の数分で読んで答えられる形で用件を送ります。結論・期限・選択肢と自分の案・返事がないときの扱いの順に書くと、上司は経緯を読み込まなくても判断できます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）として、「上司の時間確保や日程調整」を挙げた人が24.6%で、困りごとの中で最も多い答えでした。「自分自身の実施時間の確保」を含め、時間についての2つのどちらかを挙げた人は39.6%です。つまり、上司と面談の時間を合わせにくいことは、多くの人が抱えている困りごとだということです。

1万人調査で、時間についての困りごとを挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は41.7%でした。回答者全体の31.9%を上回っています。時間を合わせにくいと感じている人でも、面談の成果を実感している人は少なくないということです。面談についての数字で、普段の連絡がつくかどうかを尋ねたものではありません。

チャットやメールで判断をお願いするときは、次のように書きます。

上司が一言で返せるように、答え方を示しておくのも1つの方法です。

電話に出ないときは、何度もかけ直すより、留守番電話に短く用件を残し、詳しい内容はチャットやメールに送ります。

電話に出ない・返事がないときの次の手

返事がないまま期限が近づいたら、連絡の手段とタイミングを変えます。それでも連絡がつかず、期限に間に合わないときは、会社の決まりに沿って、代わりに判断できる人に相談してください。

上司の予定の空いている時間に、短い時間を予約する

共有の予定表で上司の空いている時間がわかるなら、その時間に短い打ち合わせをお願いします。打ち合わせの間の移動の時間なら話せる、という上司もいます。

期限に間に合わないときは、代わりに判断できる人に相談する

会社や部署によっては、上司が不在のときに判断する人が決まっています。決まりがあればそれに沿って、決まりがわからなければ部署の先輩に尋ねてから相談します。期限が迫っていることと、上司に連絡を試みたことを、最初に伝えます。

代わりの人に判断をお願いしたときは、上司にも、何をどう決めたのかを伝えます。上司があとから知って驚くことを避けられます。

上司と何日も連絡がつかないとき

何日も連絡がつかない、出社もしていないといった場合は、上司の体調や家庭の事情が関わっていることもあります。自分で事情を探ろうとせず、上司の上司や人事の担当に、仕事の進め方を相談してください。

連絡がつかないことが続くとき：連絡の取り方を上司と決めておく

上司と連絡がつきにくいことが続くなら、急ぎのときの連絡の取り方を、1on1などの落ち着いた場で上司と決めておくと安心です。上司を責める形にせず、仕事を止めないための相談として切り出します。

上司の側も、会議や自分の上司からの依頼、ほかの部下からの相談が重なり、返事が遅れていることに気づいていない場合があります。決めておきたいのは、急ぎのときの連絡の手段、期限までに返事がないときに部下の判断で進めてよい範囲、上司が不在のときに相談する人の3つです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も両方が当事者であり、どちらか一方だけに責任を負わせるものではないと考えています。連絡がつきにくい状態も、部下が我慢するか上司が改めるかのどちらかで済ませず、二人で連絡の取り方を決めておきます。そうしておけば、仕事を止めずに済む場面が増えると考えられます。

上司と連絡がつかないときに、避けたいこと

• 返事が来るまで、仕事を止めて待つ。期限の直前になってから相談すると、選べる手が少なくなります。返事がないときの扱いを、最初の連絡に書いておきます。
• 電話を何度もかけ続ける。打ち合わせ中の上司に着信が続くと、何か大きな問題が起きたのかと心配をかけることがあります。急ぎであることと用件は、チャットなどで一度に伝えます。
• 長い文章で、経緯から書く。合間に読む上司が、何を決めればよいのかを見つけにくくなります。
• 決まりがないまま、上司を飛ばして決めてしまう。あとで上司の考えと食い違うことがあります。代わりの人に相談したときは、上司にも結果を伝えます。
• 逆に、上司が忙しそうだからと、相談そのものをあきらめる。判断が要ることは、短い形にしてでも伝えたほうが、あとで困ることが少なくなります。

上司との連絡が取りやすくなってきたかを振り返る

上司との連絡が取りやすくなってきたかどうかは、連絡の回数より、判断が要ることに期限までに答えてもらえているかで振り返るとよいでしょう。次の一歩を挙げます。

• 判断をお願いする連絡を、結論と期限から書けたら、次は選択肢と自分の案も添えてみてください。
• 期限までに返事がないときの扱いを、最初の連絡に書けたら、次はその扱いを1on1で上司と決めておくと安心です。
• 急ぎのときの連絡の方法や、上司が不在のときに相談する人が決まったら、実際に急ぎの連絡をしたあとで、その方法が合っていたかを上司と話してみてください。