チームミーティングの頻度とリズムの決め方

チームミーティングの頻度は、何がどのくらいの間隔で変わるかで決める

チームミーティングの頻度は、「週1回が普通だから」「忙しいから月1回」で決めるのではなく、チームの全員で決め直す必要のある出来事がどのくらいの間隔で起きるかで決めることをおすすめします。頻度の正解は1つではなく、会議の種類と仕事の動き方によって変わります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が毎回またはほぼ毎回そのあとの行動につながっている人の割合が、面談の間隔によって違っていました。週1回以上の人では49.8%、2週間〜1か月に1回の人では39.8%、2〜3か月に1回の人では33.3%、半年〜1年に1回の人では29.3%でした。つまり、間隔が短い人ほど行動につながっている割合は高いものの、週1回以上の人でも半分ほどにとどまります。

面談についての数字ですが、チームミーティングの頻度を決めるときも、回数だけでなく、1回ごとに決めたことが次の回までに進んでいるかを見るとよいでしょう。

以下では、採用チーム（採用担当5人）が、選考の進み具合と採用の方針を話す会議の頻度を決め直す場面を例にします。

チームミーティングの頻度の決め方：会議の種類ごとに間隔を分ける

チームミーティングを1つの会議として頻度を決めようとすると、「共有が足りないから増やす」と「時間が取られるから減らす」の間で揺れます。会議の中身を3つの種類に分け、種類ごとに間隔を決めると、頻度について迷いにくくなります。

決める会議の間隔は、「前回決めたことの結果が出るまでの時間」と「次の判断が要るまでの時間」の短いほうに合わせます。採用チームなら、普段は面接の結果がそろい、次の選考に進めるかを決めるまでに1週間ほどかかります。説明会のあとは応募が集まり、判断の要ることが増えます。そのため、普段は週1回、説明会のあとの2週間だけ週2回、という決め方が合うでしょう。

全員で決める出来事がほとんどないチームもあります。その場合は、決める会議を定例にせず、出来事が起きたときだけ集まる形でかまいません。共有は文書に移し、1on1は別に続けます。

チームミーティングのリズムの作り方：曜日・時刻・長さを固定し、前回の確認から始める

頻度が決まったら、リズムを作ります。リズムとは、同じ曜日・同じ時刻・同じ長さで開き、毎回同じ順番で始めることです。参加者が「次はいつ、何を持っていけばよいか」を考えずに済むので、準備の負担が減り、欠席の連絡や日程の調整も少なくなります。

リズムの中心に置きたいのは、冒頭で前回決めたことを振り返る時間です。前回決めたことを次の回の最初に全員で振り返ると、決めたまま止まっていることに早く気づけ、手が足りないところを助け合いやすくなります。

曜日と時刻は、参加者の仕事の山を避けて決めます。採用チームなら、面接が集中する午後は避けて月曜の午前にする、といった決め方です。長さは30分を基本にし、議題が多い回でも延ばさず、残った議題は次回か文書に回します。

上司の予定の都合で日程を動かすと、リズムは崩れやすくなります。上司が出られない回も、中止にせず、ほかの人に進行を頼んで予定通り開けば、リズムを保てます。

チームミーティングの頻度を変えるときの進め方と、チームへの伝え方

頻度を変えるときは、回数と長さと中身を一度に変えず、変えるものを1つにして試す期間を決めます。2か月（週1回なら8回）ほど試し、困ることが出たら戻します。

1. 今の会議で、最近決まったことと、共有だけで終わった議題を書き出します。
2. 共有だけの議題を文書に移し、決めることだけを会議に残します。
3. 残った決めることの間隔に合わせて、頻度を1つ決めます。
4. 試す期間と、困ったときに戻す条件を、チームに伝えます。

部下の側から頻度の見直しを提案されたときは、提案を先に受け取り、理由を聞いてから自分の考えを言います。

頻度を増やす提案があったときも同じです。「情報が足りない」という声なら、会議を増やす前に文書での共有で足りるかを一緒に考えます。

チームミーティングの頻度と1on1の間隔は、別々に決める

チームミーティングを増やしたから1on1を減らす、あるいは1on1を増やしたからチームミーティングを減らす、という決め方はおすすめしません。全員の会議で話せるのは、全員に同じ答えで済むことです。一人ひとりの仕事の進め方や迷っていること、評価の見通しは、全員の前では出てきにくく、1on1のほうが扱いやすいものです。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。チームミーティングも、「週1回開いている」という回数ではなく、1回ごとに決めたことが次の回までに進んだかで、頻度とリズムが合っているかを判断できます。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）で、直近3か月に3回以上1on1を行っている上司と部下の組を見ると、月1回のペースの組が80.0%でした。隔週は13.1%、毎週は5.8%です。つまり、1on1を続けている組の多くは、月1回のペースで続けています。

1on1の間隔は、チームミーティングの頻度とは別に、部下ごとに決めます。会議の回数が多いチームでも、まず続けやすい形として1on1を月1回は続け、新しい仕事を任せた直後や仕事が立て込んでいる時期は間隔を短くする、といった決め方です。

チームミーティングの頻度とリズムが合っているかを振り返る3つの点

頻度とリズムが合っているかどうかは、出席率や会議の雰囲気ではなく、会議と会議の間に何が動いたかで振り返ります。2か月ほど続けたところで、次の3つを見てみてください。

• 前回決めたことの多くが次の回までに動いていたら、今の頻度とリズムは合っていると考えてよいでしょう。止まっているものが多いなら、次の回の冒頭で、進めにくくなっている理由を一緒に話します。
• 決めることがなく、共有だけで終わった回が8回のうち半分を超えるなら、頻度を減らすか、共有を文書に移します。
• 会議を待たずに判断が要ることが続いたら、間隔が長すぎないか、一人で判断してよい範囲が決まっているかを、チームで話し合ってみてください。

どの場合も、頻度を変える前に、会議の中身と判断の範囲を見直すと、変えるものを1つに絞りやすくなります。