仕事が雑な上司にどう対応するか

仕事が雑な上司とは：部下に見える「雑さ」を3つに分ける

「仕事が雑な上司」と感じるとき、部下に見えている雑さは、3つに分けて見ることができます。指示に目的や期限や水準が抜けている、資料や数字の確認が抜けている、言ったことを忘れて前回と違うことを言う、の3つです。分けて見ると、部下の側で埋められる部分が見えてきます。

雑さを、上司の人柄や能力の問題と決めつける必要はありません。上司の側には、いくつもの仕事を同時に抱えていて細部まで手が回らない、細部は部下に任せているつもりでいる、といった事情があることもあります。部下に見える「雑さ」は、二人の間で情報が足りていない状態の表れとして見るほうが、手を打ちやすくなります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談が行動につながるのは半分くらいの回か、それより少ないと答えた人に、行動につながらない理由を尋ねています（5つまで選択）。「行動するために必要な情報が揃っていない」を挙げた人は15.9%で、「スキルが不足していてできない」の9.1%より多い答えでした。つまり、面談のあとに動けない理由としては、本人の力が足りないことより、情報が足りないことのほうが多く挙げられています。面談についての数字ですが、雑な指示を受けて仕事が止まるときも、部下の力より、情報が足りていないことが理由になっている場合があると考えられます。

雑な指示を受けたとき：目的・期限・水準・判断する人の4つをその場で尋ねる

指示が雑なときに部下の側でできることの中心は、指示を受けたその場で、抜けている情報を質問で埋めることです。あとで作り直すより、始める前に数分かけて尋ねるほうが、二人の手間が少なくて済みます。以下では、取引先向けの「価格改定のお知らせ」の文書を作る仕事を例にします。上司からの指示は、「来月の価格改定の案内、適当に作っておいて」の一言でした。

尋ねるのは、目的・期限・水準・判断する人の4つです。

上司が「任せる」「いい感じで」と答えたときは、自分の案を1つ出して、それでよいかを尋ねます。

尋ねたことと決まったことは、その場で短いメモにして上司に送っておくとよいでしょう。長い文書は要りません。

上司の資料や数字に誤りがあるとき：仕事の話として、直す提案をする

上司の作った資料や数字に誤りを見つけたら、黙って直すことも、黙って通すこともせず、何がどう違うかを示して直す提案をします。上司の誤りがお客様に届いてしまうと、直す手間は二人のどちらにとっても大きくなります。

誤りを指摘するときは、人柄や癖には触れず、その箇所と直し方だけを言います。「いつも雑ですよね」のような言い方では、その場で何も前に進みません。上司が誤りを認めたときは、短く受けて次に進みます。

同じ種類の誤りが続くときは、上司と部下のどちらが最後に確認するかを、仕事の手順として決めるのがおすすめです。

上司が言ったことを忘れる・前回と違うことを言うとき：決めたことをメモに残す

上司が言ったことを忘れたり、前回と違う指示を出したりするときは、決めたことをメモに残し、二人が同じものを見られるようにします。残す目的は、上司の誤りを証明するためではなく、二人の間の前提をそろえ、やり直しを減らすためです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごとに「上司が以前会話したことを覚えていない」を挙げた人が6.2%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は26.4%で、回答者全体の31.9%を下回っています。つまり、上司が前の会話を覚えていないと感じている人は、面談の成果を実感している割合が低いということです。面談で決めたことを次の回に生かすために、二人のどちらかが決めたことをメモに残しておくとよいでしょう。

メモの残し方は、1on1の終わりに決めたことを部下が読み上げて二人で確認し、短い文にして送るだけで十分です。

前回と違う指示が出たときは、どちらが新しい指示かを尋ねます。責める言い方にせず、事実を並べて選んでもらいます。

上司が「そんなことは言っていない」と言ったときも、言い合いにしません。残していたメモを一緒に見て、今の時点でどうするかを決めます。

雑さが続くとき：1on1で進め方を一緒に決める

雑な指示や確認の抜けが何度も続くときは、その都度埋めるだけでなく、1on1で「先に決めておきたいこと」として進め方そのものを話します。部下が全部を引き取ると、部下の残業が増えやすく、上司の側にはそのことが見えにくくなります。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も、両方が当事者だと考えています。雑さの責任を上司だけに負わせることも、抜けを埋める責任を部下だけに負わせることも、この考えとは合いません。

雑な上司との仕事で、避けたいことも挙げます。

• 雑さを人柄と決めて、聞かずに進める。尋ねれば埋まる情報を、推測で埋めて作り直しになることが一番の無駄です。
• 上司の抜けを、黙って全部引き取る。引き取り続けると、上司には「問題なく回っている」と見え、進め方の話をする機会がなくなります。
• 逆に、上司の誤りを放置して、上司の責任にする。お客様に届いた誤りは、二人のどちらにとっても直す手間が大きくなります。
• その場で雑さを責める。「いつも雑ですよね」と言っても、その指示のどこが足りないのかは伝わりません。伝えるのは、箇所と直し方です。

人格を否定する言葉や怒鳴ることが続く場合は、雑さの話とは別です。就業規則を読み、人事の担当や会社の相談窓口に確認してください。

雑な上司との仕事がうまく回っているかを振り返る

雑な上司との仕事がうまく回っているかどうかは、上司が変わったかどうかより、作り直しの回数と、二人の間で決めたことが残っているかに目を向けるとよいでしょう。振り返ったあとに次にすることを挙げます。

• 指示を受けたその場で4つを尋ねられるようになったら、次は、尋ねた内容を短いメモにして送るところまで続けます。
• 作り直しになる仕事が以前より減ってきたら、どの尋ね方が役に立ったのかを、1on1で上司と話してみるとよいでしょう。
• 1on1で決めたことを二人が同じメモで確認できるようになったら、次の1on1は、そのメモを見ながら始めます。
• 上司の資料の誤りを、箇所と直し方を示して伝えられたら、次は同じ誤りが起きないよう、照合の手順を二人で決めます。

4つを尋ねるようにしても作り直しが減らないなら、尋ねる項目が上司の答えやすい形になっているかを見直してみてください。それでも進め方の話が1on1でできない状態が続くときは、何を試して何が変わらなかったのかを整理して、人事に相談する道もあります。