定例会議とは何か、目的と意味

定例会議とは何か：集まる日が先に決まっている会議

定例会議（定例ミーティング）とは、集まる日時と顔ぶれを先に決めておき、議題があってもなくても開く会議のことです。毎週月曜の朝、毎月の第1営業日といった形で開かれます。何かが起きてから開く会議とは、順番が逆です。普通の会議は議題が先にあって日程を決めますが、定例会議は日程が先にあって、そこに議題を持ち寄ります。

定例会議の意味は、この順番の逆転にあります。日が先に決まっているので、「わざわざ会議を開くほどではない」と思って抱えてしまう小さな相談や判断を、持ち込める場が定期的に来ます。会議を開く手間がかからないので、議題を出す側の負担が小さくなります。

以下では、設計課の課長と設計担当5人が毎週月曜の朝に30分で行う定例会議を例にします。話すのは、担当ごとの図面の進み具合、外注先からの納期、課長の判断が要ることの3つです。

定例会議の目的：決めた間隔で、進み具合のずれを知り、判断を溜めない

定例会議の目的は、定期的に集まること自体ではありません。決めた間隔で関係する人が集まり、進み具合のずれを全員で知ることと、判断が必要なことを溜めないことです。間隔を決めておくことで、ずれが大きくなる前に見つかり、判断も溜まる前に下しやすくなります。目的を言葉にすると、次の3つになります。

1. 進み具合のずれを早く見つける。1週間のうちに予定から外れたことを、全員が同じ場で聞きます。自分の担当に関わるずれに、その場で気づけます。
2. 判断の要ることを溜めない。上司の判断がないと進まないことも、次の定例で相談できると分かっていれば、一人で抱える期間が短くなります。
3. 次の1週間の予定をそろえる。誰が何に取りかかるのか、誰の手が空くのかを、全員が知っている状態で週を始めます。

定例会議の目的に、「毎週の報告を聞くこと」は入っていません。変わっていないことの報告を全員が順に読み上げると、定例会議は30分の報告会になります。報告が必要なものは一覧にして会議の前に共有し、会議では、一覧を見ても分からない「変わったこと」と「判断が要ること」だけを話すようにすると、30分を判断に使えます。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）に「やらされ感・義務感での実施」を挙げた人の割合を、面談の間隔ごとに見ています。面談が週1回以上の人では8.8%、半年〜1年に1回の人では22.7%でした。間隔が長い人ほど、面談を義務として受け止めている人が多いという結果です。定例会議について尋ねた数字ではありませんが、集まる間隔を考えるときの手がかりにはなります。

会議の進め方の面では、間隔が長いと1回に溜まる報告が増え、判断は会議を待たずに個別に済まされがちです。そのため、1回を短くしてでも、間隔を保つことをおすすめします。

定例会議を開く側（上司）がすること

定例会議を開く上司がすることは、何を話す場かを最初に決めて伝えることと、報告を聞く場にしないことの2つです。

進み具合の一覧は、会議の前に全員が見られるようにしておきます。

全員が「変化なし」の週は、短く終えます。30分の枠を埋めるために話題を探す必要はありません。

判断が要ることが出たときは、その場で判断するか、いつまでに判断するかを言います。定例会議は、判断が溜まらないようにするための場です。「検討します」で持ち帰るだけだと、次の定例まで判断が止まりがちです。

定例会議に出る側（部下）がすること

定例会議に出る部下がすることは、変わったことと判断の要ることを短く出すことと、報告だけで終わらない形で持ち込むことです。

報告する変化がほとんどない週が続くと、出る意味が分からなくなることがあります。そのときは、出る意味を一人で考え込まず、自分が定例に出たほうがよいかを上司に相談してみるとよいでしょう。

部下の側から見ると、定例会議は、上司に個別に時間を取ってもらわなくても判断を相談できる場でもあります。上司の予定を取って相談を切り出すより、決まった時間に短く出すほうが、持ち込みやすいことがあります。

定例会議が報告の場になってしまったときの直し方

定例会議が報告を聞くだけの場になっているときは、なくす前に、中身を「変わったこと」と「判断が要ること」の2つに絞り直します。

• 報告は一覧にして、会議の前に共有する。進み具合は表で見られるようにし、会議では表を見ても分からないことだけを話します。
• 議題がない週は、短く終える。枠を埋めるために話題を探さず、5分で終える週があってもよいと決めておきます。
• 間隔より、1回の長さを削る。月1回60分にするより毎週15分にするほうが、ずれや判断を1か月待たずに持ち込めます。
• 個別の事情は、定例に持ち込まない。一人の仕事のやり方や体調の話は、全員の前ではなく、1on1で話します。

定例会議をなくすかどうかは、上司が一人で決めず、出ている人に聞いてから決めるとよいでしょう。上司の目には議題がないように見えても、持ち込みたい相談を抱えている人がいるかもしれません。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見ると考えています。定例会議のよしあしも、毎週開いたかではなく、持ち込まれたずれや判断が次の定例までに動いたかで見ることができます。KAKEAIは、実施したか・回数で面談のよしあしを見ることをおすすめしません。定例会議の出席率や開催の回数だけを見ても、定例会議が目的に合っているかは分かりません。

定例会議が目的に合っているかどうかの振り返り方

定例会議が目的に合っているかどうかは、毎週開けたかではなく、次の3つの点を振り返るとわかります。

• 定例で出た判断の要ることが次の定例まで残っていたら、次の回では、誰がいつまでに判断するかをその場で決めます。
• 進み具合の一覧を見れば分かる報告の読み上げが残っていたら、次の回からは、その報告を一覧に移して会議を始めます。
• わざわざ会議を開くほどではない小さな相談が定例に持ち込まれていないなら、定例の最初に「判断してほしいことがある人はいますか」と尋ねる時間を1分取るところから始めてみてください。