会議の時間管理とタイムキーパーの役割

会議の時間管理は、終わりの時刻ではなく、決める時間を守ること

会議の時間管理で守るものは、終わりの時刻そのものより、その枠の中で決めることに使う時間です。時間が足りなくなった会議では、前半の共有や報告はそのまま進み、最後に残しておいた「決める」部分が削られがちです。終わりの時刻は守れても、決めることが次回に送られた会議は、時間を管理できたとは言えません。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談1回の時間として最も多かった答えは30分で、41.7%でした。上司との面談は、30分で行われることが最も多いということです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1回の時間を、前の回からの間隔ごとに集計しています。間隔が毎週（10日まで）の回では、1回の時間の中央値は30.5分でした。月1回（21〜45日）の回では29.6分です。前の回からの間隔が長くても短くても、1回の時間はおよそ30分で、ほとんど変わらないということです。

どちらも面談についての数字で、会議の時間を尋ねたものではありません。会議の時間管理では、枠を守ること自体より、枠の中で何を先に話し、何を最後まで残すかを決めておくことをおすすめします。

以下では、広報課の課長と担当4人が月に1回、60分で行う社内報の編集会議を例にします。決めることは、次号の特集の題と、取材の担当と、原稿の締め切りです。タイムキーパーは、担当の○○さんが引き受けています。

タイムキーパーの役割：時刻を読むのではなく、進め方の選択肢を示す

タイムキーパーの役割は、残り時間を知らせることで、司会や会議の責任者が進め方を変えられるようにすることです。終了の時刻に合図を出すだけでは、気づいたときには決める時間が残っていないことがあります。知らせる時点は、議題の残り時間が半分になった頃と、残り5分になったときの2回です。この2回であれば、まだ進め方を変える時間が残っています。

タイムキーパーが示すのは選択肢で、選ぶのは司会か会議の責任者です。この分け方にしておくと、タイムキーパーは年次や役職に関わらず引き受けやすくなります。

タイムキーパーを、一番若い人の雑用や、話している人を止める係にしないでください。発言を切るのは時間管理ではありません。発言が長くなっているときに時間を知らせるのはタイムキーパーの仕事ですが、その発言で何を求めているのかを尋ねるのは司会の仕事です。タイムキーパー自身も、意見を言う参加者の一人です。

会議の時間管理の進め方：前日、最初の3分、残り10分

会議の時間管理は、会議が始まる前から手を打っておくと進めやすくなります。前日に配分を決め、最初の3分で全員に伝え、遅くとも残り10分で決める話に入る、という3つの時点で行います。

前日：議題ごとの配分と、その議題で決めることを送る

会議の責任者である上司は、議題ごとに「何分使うか」と「終わったときに何が決まっているか」を前日までに決め、参加者に送ります。配分が共有されていれば、参加者も共有の部分を短くする準備ができます。

会議の最初の3分：配分を全員に言う

会議の最初に、タイムキーパーか司会が、配分と「決める時間に入る時刻」を言います。時刻まで言っておくと、途中で話が長くなっても、全員がその時刻を目安にできます。

会議の最中：半分と残り5分で知らせる

議題の残り時間が半分になった頃と、残り5分の2回、タイムキーパーが残り時間を言います。回数を増やしすぎると、時間ばかりが気になる会議になるので、2回で十分でしょう。

残り10分：決めることと、担当・期限の確認

配分通りに進まず残り10分になったときは、話の途中でも決める話に移ります。決めたことは、担当と期限まで声に出して確認します。

会議の時間が足りなくなったときの対処：延長するか、次回に回すか

時間が足りなくなったときの選択は、延長するか、次回に回すか、共有を資料に回すかの3つです。どれを選ぶかは、決めるのに必要な人と情報がそろっているかどうかで決めます。

延長は、しないと決めておく必要はありません。ただし、毎回延長している会議は、配分が実際と合っていない可能性があるので、次回の配分を見直すとよいでしょう。逆に、時間内に終わらせるために決めることを毎回次回に送っている会議は、終わる時刻だけを守っている状態です。

会議のタイマー・ベル・時計の使い方

タイマーやベル、時計は、残り時間がタイムキーパーだけでなく全員に見える置き方で使います。残り時間が全員に見えていれば、タイムキーパーが言わなくても、話している人も自分で切り上げやすくなります。

• タイマーは、全員に見える場所に置く。対面なら机の中央か画面に大きく表示し、オンラインなら画面共有の端に出すか、チャットに「案出し、あと10分」と書きます。
• ベルは、発言を止める合図にしない。議題の区切りで鳴らすものと決め、発言の途中で鳴っても話は最後まで続けてよい、と最初に言っておきます。
• アプリや道具を選ぶときは、3つの点を見る。残り時間が離れた席からも読める大きさで表示できること、議題ごとに時間を設定できること、音を消せることです。音が鳴る道具は、オンラインの会議では相手のマイクに入らないこともあるので、チャットの書き込みと併用します。

道具は、時間を知らせる手間を減らすためのものです。道具を入れても、議題ごとの配分と、残り5分での選択がなければ、終わりの時刻だけが守られる会議になりがちです。

会議の時間管理がうまくいったかどうかの振り返り方

会議の時間管理がうまくいったかどうかは、時刻通りに終わったかではなく、決めたことが動いたかを振り返るとわかります。次の3つを手がかりにしてみてください。

• 終わりの15分を決めることと担当・期限の確認に使えたら、次は、決めたことが動いたかを、次の会議の最初に確かめます。
• 残り時間を知らせたときに「ここで決めるか、次回に回すか」を選べたら、選んだ理由も一言メモに残すと、次回の配分を決めやすくなります。
• 次回に回した議題で、足りなかったものと用意する人が決まったら、次の会議の前日に、用意の進み具合を担当の人に尋ねてみてください。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見ると考えています。会議の時間管理も同じで、時刻を守れたかではなく、決めたことが次の会議までに動いたかで見ることをおすすめします。時間内に終わっても何も決まらなかった会議より、10分延びても担当と期限まで決まった会議のほうが、次の1か月は進みやすいでしょう。