会議体とは何か、会社でどう整理するか

会議体とは何か：目的と決める範囲が決まっている、社内の会議の単位

会議体とは、目的・参加者・開く頻度に加えて、その会議で何を決めるか（決める範囲）が社内で決まっている会議の単位のことです。取締役会や経営会議、部長会、部や課の定例会議、プロジェクトの会議などが会議体にあたります。必要なときに集まる打ち合わせとは違い、会議体は、会社の仕組みとして続けて開かれます。

会議体を考えるときに大事なのは、名前や頻度より、決める範囲です。同じ「定例会議」という名前でも、予算を決められる会議と進み具合を共有するだけの会議とでは、出す議題も出る人も変わります。決める範囲が決まっていないと、議題を出す人はどの会議に出せばよいのかがわからず、同じ話が複数の会議で繰り返されることもあります。

会議体の例と、それぞれが決めることの例を表にまとめました。実際の決める範囲は、会社の規程や職務権限の定めによって変わります。

会議体を整理するときに、一覧にする6つの項目

会社の会議体を整理するときは、まず今ある会議体を、同じ項目で一覧にします。項目をそろえると、会議体どうしの重なりや、決める場所のない議題が見つけやすくなるからです。一覧にする項目は、次の6つをおすすめします。

一覧を作るとき、目的と決める範囲が書けない会議体が見つかることがあります。そうした会議体は、なくすか、ほかの会議体にまとめるかを、主催者と話し合う候補になります。

会議体の整理の進め方：棚卸しから見直しまで

会議体の整理は、人事や経営企画の担当者が一人で決めるのではなく、各会議体の主催者と一緒に進めます。会議体をなくしたり、まとめたりすると、主催者や参加者の仕事の進め方が変わるからです。以下では、営業本部の会議体を整理する場面を例にします。

1. 今ある会議体を集めます。各部の部長に、定期的に開いている会議を挙げてもらいます。

2. 会議体ごとに、6つの項目を書き出します。主催者に、決める範囲を尋ねます。

3. 一覧を並べて、重なりと空白を見つけます。同じことを2つの会議体で決めているところと、どの会議体でも決めることになっていない議題を書き出します。

4. 見直しの案を、主催者と話し合って決めます。なくす会議体、まとめる会議体、決める範囲を変える会議体ごとに、主催者の考えを尋ねます。

主催者から、なくすことに反対する意見が出ることもあります。その会議が一覧には書けていない役目を担っていることがあるので、まず理由を尋ねます。

決める範囲を変えるときは、変える理由を、仕事がどう進めやすくなるかで伝えます。

5. 決めた一覧を社内に公開し、半年ほどたったら見直します。組織や事業が変わると、決める範囲も変わるからです。

1on1を会議体の一覧に載せるときに、気をつけること

1on1を会議体の一覧に載せる会社もあります。その場合は、決定や報告のための会議体と同じ書き方にせず、目的を書くことをおすすめします。1on1は、部下の仕事と成長を前に進めるための、上司と部下の二人の時間だからです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査は、上司との定期的な面談について尋ねたもので、会議体全体については尋ねていません。この調査では、面談をしている一番の理由として「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を選んだ人が20.5%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は12.5%で、「自分の仕事を進めるため」を選んだ人の41.2%を大きく下回ります。会社や上司に言われて面談をしている人では、面談の成果を感じている人が少ないと言えます。

KAKEAIの1万人調査では、面談の頻度・時間・場所・話題と、成果を感じるかどうかとの関係は小さなものでした。この4つを合わせても、成果の実感の差のうち説明がつくのは5.4%だけです。会議体の一覧で1on1の頻度や時間を細かく決めても、それだけで面談の成果の実感が変わるとは考えにくいと言えます。

この2つの結果を踏まえると、1on1を会議体として載せるときは、頻度や時間の決まりより先に、何のための時間かを書くほうがよいと考えられます。KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は仕事と成長を前に進めるための時間であり、話す場を持つこと自体は目的ではないと考えています。

一覧のほかの会議体と比べて、1on1では書き方を変えたい項目は次の通りです。

• 決まったことの伝え先は書きません。1on1で話した内容は、上司と部下の二人のものです。KAKEAIは、人事が1on1の記録の中身を読むことをおすすめしません。
• 頻度は、目安として書きます。上司と部下が話し合って、二人に合う間隔に変えてよいことを、あわせて書いておきます。
• 主催者は、上司と部下の両方と書きます。議題も日程も、どちらからでも出せる時間にするためです。
• 管理職の目標として、実施した回数や実施率を一覧に書き込まないようにします。KAKEAIは、1on1の実施率を管理職の目標にすることをおすすめしません。

会議体の整理で、避けたいこと

避けたいのは、会議の数を減らすことそのものを目的にすることと、一覧を作ったことで整理が済んだと考えることです。

• 会議の数や時間を減らすことを目標にする。数を減らしても、決める範囲が決まっていなければ、議題を出す場所に迷う状態は変わりません。
• 逆に、新しい課題が出るたびに会議体を増やす。会議体が増えると、同じ人が同じ話を何度も聞くことになります。新しい会議体を作る前に、今ある会議体の決める範囲を広げられないかを考えるとよいでしょう。
• 主催者に相談せずに、一覧の上で会議体をなくす。一覧には出てこない役目を、その会議が担っていることがあります。
• すべての会議体に、同じ進め方の型を当てはめる。決める会議と、共有する会議と、1on1とでは、合う進め方が違います。
• 一覧を作って公開したまま、見直さない。組織が変わると、決める範囲と実際の会議がずれていきます。
• 1on1を、報告を受けるための会議体として扱う。上司への報告だけで終わる時間になると、部下が仕事を前に進めるための相談がしにくくなります。

会議体の整理がうまくいったかを、どこで見るか

会議体の整理がうまくいったかどうかは、会議の数が減ったかどうかではなく、議題を出す人と決める人が、迷わずに仕事を進められているかで見ます。整理から3か月ほどたった時点で、各会議体の主催者や参加者と一緒に振り返り、次のように手を打ちます。

• 議題をどの会議体に出せばよいか迷う人がいるなら、その議題を扱う会議体の決める範囲を、一覧に書き足します。
• 同じ議題が2つの会議体で繰り返し話されているなら、どちらで決めるかを、両方の主催者と話し合って決め直してください。
• 決めるべきことが、決める範囲を持たない会議体で決まっているなら、決める場所を移すかどうかを主催者と相談します。
• 会議体で決まったことが出ていなかった人に伝わっていないなら、伝え先と伝え方を一覧に書き加えます。
• 1on1については、実施した回数ではなく、仕事と成長を前に進める時間になっているかを、上司と部下の双方に尋ねてみるとよいでしょう。

手を打ったあとも同じ迷いが残る議題は、次の見直しのときに、決める範囲の書き方から考え直してください。