会議の冒頭で前回の振り返りをどうするか

会議の冒頭の前回の振り返りは、前回の結論と今日の議題をつなぐ5分

会議の冒頭で行う前回の振り返りは、前回の議事録を読み上げる時間ではなく、前回決まったことを今日の議題につなぐための時間です。確認することは3つあります。前回決まったことがどこまで進んだか、前回の結論の前提が変わっていないか、前回決まらなかったことを今日のどこで扱うかです。60分の会議なら、5分ほどが目安になります。

このうち見落としやすいのは、前提の変化です。前回決まったことを読み上げるだけでは、締め切りや予算、関係する部署の事情が変わっていても、前回の結論のまま話が進んでしまうことがあります。振り返りの中で「前回から変わったことはありますか」と一言尋ねておくと、今日の議題を組み直すきっかけになります。

以下では、隔週で開いている、社内報のリニューアルのプロジェクト会議（60分）を例にします。前回の会議では、次の3つが決まり、1つが持ち越しになりました。

• 新しい社内報の名前の候補を、△△さんが3つ用意する
• 印刷をやめてWebだけにしてよいかを、課長が総務部長に確認する
• 創刊号の特集の企画を、□□さんが企画書にまとめる
• 配信の頻度（月1回か、隔週か）は、各部署の希望を聞いてから決める（持ち越し）

会議の前回の振り返りで確認する3つのこと

前回の振り返りで確認することを、表にまとめました。どれも、前回の議事録か、前回決まったことの一覧をもとに進めます。

3つのうち、進み具合の確認だけに時間を使うと、振り返りが一人ずつの報告の時間になってしまいます。進み具合は会議の前に一覧で集めておき、冒頭では、相談したいことがあるものと、前提が変わったものに時間を使うとよいでしょう。

前回の振り返りの進め方と発言の例：会議の前と冒頭の5分

前回の振り返りは、会議の前に一覧を送っておくと、冒頭の5分を短く使えます。冒頭では、上司が引き受けたことから先に話し、そのあとでメンバーの話を聞きます。

会議の前：前回決まったことの一覧を送っておく

会議の前日までに、前回決まったことの一覧を参加者に送ります。一覧には、決まったこと・担当と期限・今の状況を書く欄を作り、担当者が一言ずつ書き足せるようにしておきます。

冒頭の5分：上司が引き受けたことから話す

冒頭では、まず上司が、前回自分が引き受けたことの結果を話します。上司が引き受けたことは、メンバーの仕事が進むかどうかに関わることが多いからです。済んでいないことがあれば、それも先に伝えます。

続けて、メンバーが一覧に書き足した内容を、一人ずつ一言で話す時間にします。済んだものは、お礼を伝えて次に進みます。

前提が変わったことが出たとき

前回の結論の前提が変わったことが出てきたら、その場で結論を変えずに、今日の議題として扱うかどうかを参加者に尋ねます。前回出ていなかった人にも関わる変更なら、関係する人がそろう場で話すほうがよいからです。

進んでいないことが出たとき

前回決まったことが進んでいないときは、理由を問い詰めず、何が足りないのかを尋ねます。足りないものが情報なのか、誰かの判断なのか、時間なのかで、上司やほかのメンバーにできることが変わります。

進んでいない理由が、本人の仕事の量や個別の事情に関わりそうなときは、全員の前では深く尋ねず、会議のあとに二人で話す時間を取ります。

前回決まらなかったことと、前回出ていなかった人

前回持ち越したことは、今日のどこで扱うかを冒頭で伝えます。前回足りなかった材料がそろったかどうかも、ここで尋ねておきます。

前回の会議に出ていなかった人がいるときは、決まったことを短く伝えてから本題に入ります。

前回の振り返りで避けたいこと

避けたいのは、前回の振り返りに時間を使いすぎることと、反対に、振り返りを省いていきなり本題に入ることの両方です。

• 前回の議事録を、最初から最後まで読み上げる。読み上げるだけでは、前提が変わったことや、相談したいことが出てきにくくなります。
• 一人ずつ、済んでいないことの理由を全員の前で尋ねる。進んでいないことを責められる時間だと受け取られると、相談したいことがあっても言い出しにくくなります。
• 上司が引き受けたことに触れない。メンバーの進み具合だけを尋ねると、上司の側のことが止まっていても、誰も気づけません。
• 逆に、振り返りを省いて、いきなり本題に入る。前回決まったことが参加者の間でずれたまま話が進み、会議の終わりに同じことを決め直すことがあります。
• 振り返りが長くなっても、そのまま続ける。話し込みそうな話は、議題の中で扱うと伝えて、振り返りは予定の時間で切り上げます。

前回から間があいたときや、前回の会議で大きなことが決まったときは、振り返りに時間を多めに取ってもかまいません。

前回の振り返りがうまくいったかを、会議のあとに見返す

前回の振り返りがうまくいったかどうかは、振り返りが予定通りに終わったかだけでなく、そのあとの議題が、前回の結論と今の状況を踏まえて進んだかどうかで見ます。会議が終わったあとに、次の点を見返してみてください。

• 相談したいことが冒頭で出てこなかったときは、次に一覧を送るとき、相談したいことも書いてよいと一言添えましょう。
• 前提の変化に議題に入る前に気づけたら、次は、その変化を受けて議題の順番を見直します。
• 上司が引き受けたことの結果を先に話せなかったときは、次の会議では、自分の分から話し始めてみてください。
• 前回持ち越したことを扱えなかったときは、次の会議の議題の最初に入れるとよいでしょう。
• 前回出ていなかった人が話し合いに加わりにくそうだったら、次からは、一覧と一緒に短い説明を送っておくと安心です。

前提の変化に、会議の途中で気づくことが続くときは、会議の前に送る一覧に「前回から変わったこと」の欄を足してみてください。冒頭の5分で尋ねる前に、参加者が考えておけるようになります。