会議の冒頭の挨拶の例文

会議の冒頭の挨拶は、1分で「何のための会議か」を全員でそろえる時間

会議の冒頭の挨拶は、「お忙しいところありがとうございます」と言うための形式ではありません。参加者全員が「この1時間は何を決めるための時間か」「自分には何が求められているか」を、同じように理解したうえで本題に入るための1分です。挨拶が終わった時点で、この2つが全員に伝わっていれば、冒頭の挨拶の役目は果たしています。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談を行っている一番の理由を尋ねました。「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」か「周りが実施しているからなんとなく」を選んだ人のうち、「面談が成果につながっている」と感じている人は12.2%でした。「自分の仕事を進めるため」「成長のため」「コンディションやモチベーションの維持・向上のため」のどれかを選んだ人では40.8%です。つまり、自分の仕事や成長のために面談をしている人のほうが、成果を感じている人の割合が約3倍高いということです。

ただし、1対1の面談についての数字で、会議について尋ねたものではありません。会議でも、自分の仕事との関わりを知って参加している人と、呼ばれたから参加している人とでは、同じ1時間の過ごし方が違ってくると考えられます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、1on1は仕事と成長を前に進めるための時間だと考えています。話す場を持つこと自体は、目的ではありません。会議でも、集まること自体を目的にせず、冒頭の挨拶を、その会議が何を前に進める時間かを全員で確認する最初の一言にするとよいでしょう。あわせて、この会議が参加者それぞれの仕事にどう関わるかも、本題に入る前に言葉にしておくことをおすすめします。

以下では、製造部の課長が進行役を務める会議を例にします。月に1回、製品の検査で見つかった不良の再発を防ぐ対策を決める部内の会議が中心で、臨時の会議や社外の人が入る会議の例も添えます。

会議の冒頭の挨拶に入れる4つのこと

会議の冒頭の挨拶には、集まってもらったことへの一言・この会議が終わったときに決まっていること・参加者に求めること・時間と進め方の4つを入れます。長いスピーチは要りません。4つがそろって1分以内に収まるのが目安です。

4つの中で特に抜けやすいのは、参加者に求めることです。「活発な議論をお願いします」では、何を話せばよいのかが伝わりません。「事実と懸念を出してほしい」「賛否を言ってほしい」「聞いておいてもらえればよい」のように、求めることをはっきり言うと、参加者は自分が何を話せばよいかが分かりやすくなります。進行役である上司自身が決める人なのか、意見を聞く人なのかも冒頭で言っておくと、参加者は発言の仕方を決めやすくなります。

場面別の会議の冒頭の挨拶の例文

会議の冒頭の挨拶で、4つのうちどれに言葉を足すかは、場面によって変わります。定例か臨時か・初めて集まる人や社外の人がいるか・オンラインか・扱う内容が重いかに合わせて、言い方を選んでください。

毎週・毎月の定例の会議

定例の会議では、集まったことへの一言は短くし、今回の回で決めることを先に言います。「いつもの会議」として始めると、参加者も、今回の回で何を決めるのかを意識しないまま本題に入りがちです。

急に集まってもらった臨時の会議

臨時の会議では、急に集まってもらったことへのお礼と、なぜ今日なのかを先に言います。扱う範囲を限ることも伝えると、参加者は安心して本題に入りやすくなります。

初めて集まる人がいる会議

初めて集まる人がいるときは、進行役が自分の名前と役割を先に言い、一言ずつ自己紹介をお願いします。この会議の目的と、今日はどこまで行けばよいかも、最初に言葉にします。

取引先など社外の人がいる会議

社外の人がいる会議では、お越しいただいたことへのお礼、自分の名前と役割、今日の目的と時間を言います。社内の会議より丁寧な言葉になりますが、目的を一文で言うことは変わりません。

オンラインの会議

オンラインの会議では、音声と映像が届いているかの確認と、発言の仕方の約束を冒頭に入れます。終わりの時刻を言うのは、対面と同じです。

悪い知らせや、重い内容を扱う会議

お客様からの大きな指摘や、事故に近い出来事を扱う会議では、冒頭で「今日の目的は誰の責任かを決めることではない」と言葉にします。進行役である上司自身に落ち度があったなら、最初に自分から言います。

全員がそろわないまま始めるとき

開始の時刻に全員がそろっていないときは、必須の参加者がいれば時間通りに始め、あとから来た人への対応を先に言っておきます。

会議の冒頭の挨拶で、避けたいこと

会議の冒頭の挨拶で避けたいのは、形式の言葉だけで終えることと、長く話しすぎることの両方です。

• 「お忙しい中ありがとうございます。よろしくお願いします」だけで本題に入る。何を決める会議か、何を求めているかが伝わらないまま始まります。
• 冒頭で長いスピーチをする。挨拶が5分を超えると、参加者は聞くだけの姿勢になり、本題で発言しにくくなりがちです。1分以内を目安にします。
• 目的を言わずに、資料の説明から始める。何のための説明かが分からないと、参加者は資料を読むだけになります。
• 「活発な議論をお願いします」とだけ言う。何を話せばよいのかが伝わりません。事実か、懸念か、賛否か、求めることを言葉にします。
• 冒頭で部下を名指しして、発言を求める。「○○さん、今日はしっかり発言してください」と言われた部下は、発言の中身より、言われたことに意識が向きがちです。求めることは、全員に向けて言います。
• 謝ることから始める。「準備が足りず申し訳ありません」から始めると、参加者は資料より進行役の様子を気にします。足りない点は、該当の議題で短く言えば十分です。

会議の冒頭の挨拶がうまくいったかを、どこで見るか

冒頭の挨拶がうまくいったかどうかは、言葉がなめらかだったかではなく、そのあとの会議の進み方で振り返るとよいでしょう。次の点から振り返ってみてください。

• 挨拶のあと、最初の議題で、進行役以外の人の発言が自然に出たでしょうか。
• 会議の終わりに、冒頭で言った「決まっている状態」になっていたでしょうか。なっていないなら、何が足りなかったでしょうか。
• 参加者に求めることを、全員に向けて具体的に言えたでしょうか。特定の人だけを名指しして、発言を求めていなかったでしょうか。
• 冒頭の挨拶は、1分以内に収まっていたでしょうか。

冒頭で言った「決まっている状態」に会議が届かないことが続くときは、挨拶の言い方より、会議で決めることの大きさや、必要な人がそろっているかを見直してみるとよいでしょう。