会議資料の作り方とテンプレート

会議資料は、会議の前に読まれ、会議の中で判断に使われるもの

会議資料は、会議で読み上げるための原稿ではなく、参加者が会議の前に読み、会議の中で意見を出したり判断したりするための材料です。そのため、作り始める前に「この資料で参加者に何をお願いするのか」を決めておくと、載せる内容を選びやすくなります。お願いすることは、大きく分けると「報告を知っておいてもらう」「意見をもらう」「決めてもらう」の3つです。

この3つのどれなのかによって、資料の組み立ては変わります。報告の資料なら事実と数字が中心になり、意見をもらう資料なら迷っている点と案が中心になります。決めてもらう資料なら、結論の案と、比べたほかの案が中心です。テンプレートも、この3つの型で分けておくと使いやすくなります。

以下では、総務課で、社用車のリース契約を更新するための資料を作る場面を例にします。課長が部下の○○さんに資料を頼み、部長会で、どのリース会社と契約するかを決めてもらう予定です。

会議資料を作る前に、頼む人と作る人ですり合わせること

会議資料の作り直しを防ぐには、作り始める前に、資料を頼む人と作る人とで、資料の骨組みを10分ほどすり合わせておくのが有効です。頼む人の頭の中にある「こういう資料」と、作る人が思い描く資料が違ったまま進むと、作り終えてから組み立てを変えることになるからです。

資料を頼む人が伝えること

資料を頼む人は、どの会議で、誰に、何をお願いする資料なのかを伝えます。あわせて、締め切りと、参加者が一番気にしそうな点も伝えておくと、作る人が載せる内容を決めやすくなります。

資料を頼まれた人が確認すること

資料を頼まれた人は、お願いすることの種類（報告・意見・決定）と、資料に入れない話を確認します。入れない話を決めておくと、資料が長くなりすぎるのを防げます。

会議資料のテンプレート：報告・相談・決定の3つの型

会議資料のテンプレートは、報告・相談・決定の3つの型で用意しておくと、毎回の組み立てに迷わずに済みます。どの型でも、最初に「この資料でお願いしたいこと」を一文で書きます。

報告の資料のテンプレート

1. この資料でお願いしたいこと（内容を知っておいていただくこと）
2. 結論：何が起きているかを一文で
3. 事実と数字：結論の根拠になるもの
4. 今後の予定と、今のところ気になっている点

書き出しの例です。

相談の資料のテンプレート

1. この資料でお願いしたいこと（意見をいただきたい問いを、疑問の形で書く）
2. 今の状況と、迷っている理由
3. 考えている案（2つか3つ）と、それぞれのよい点と気になる点
4. 作った人の今の考え

決定の資料のテンプレート

1. この資料でお願いしたいこと（決めていただきたいことを一文で）
2. 結論の案と、その理由
3. 比べたほかの案（表にする）
4. 費用、期間、業務への影響
5. 決まったあとの予定（誰が、いつまでに、何をするか）

決定の資料では、結論の案だけでなく、比べたほかの案とその理由も載せます。比べた案がないと、参加者は、ほかの案を選ばなくてよいのかを判断できません。

会議資料の作り方：1枚ごとの書き方と、数字や図の載せ方

会議資料の1枚ごとの書き方で大事なのは、見出しを読むだけで、その1枚で言いたいことがわかるようにすることです。忙しい参加者は、見出しだけを拾い読みすることもあります。

• 見出しは、言いたいことを文にします。たとえば「費用の比較」ではなく、「B社の費用は今の契約とほぼ同じです」と書きます。
• 1枚で言うことは1つにします。2つ言いたいときは、2枚に分けます。
• 数字には、比べる相手を添えます。「月の費用」だけでなく、「今の契約と比べてどうか」を同じ表に並べると、読む人が判断しやすくなります。
• 数字の出典として、見積もりの日付や集計した期間を、表の下に書いておきます。
• 図やグラフは、1枚に1つにします。グラフの近くに、そのグラフで言いたいことを一文で書きます。
• 細かいデータは、本編に入れずに別紙にまとめ、本編には「詳しくは別紙の2ページ」と場所だけを書きます。

会議の中では、資料の説明を短くし、意見や判断の時間を多く取ります。事前に資料を読んでもらっているなら、説明は要点だけで足ります。

会議のあとは、資料を作った人と頼んだ人とで、資料がどう使われたかを短く話しておくと、次の資料づくりに生かせます。

会議資料で避けたいこと

会議資料で避けたいのは、載せる量を増やしすぎることと、反対に、判断に必要な材料まで削ってしまうことの両方です。

• 集めた情報を、すべて本編に載せる。資料が厚くなるほど、参加者は会議の前に読み切れなくなります。お願いすることに関係のない情報は、別紙に回します。
• 逆に、結論だけを載せて、根拠やほかの案を省く。参加者は、なぜその案なのかを確かめられず、会議の場で質問が続くことになります。
• 会議で資料を最初から最後まで読み上げる。事前に読んできた人にとっては、同じ内容を二度聞くことになります。
• お願いすることを書かずに、資料を送る。受け取った人は、読んでおけばよいのか、意見を考えておくべきなのかがわかりません。
• 骨組みをすり合わせないまま、作り込む。頼んだ人の考えと違っていた場合、作り直す量が多くなります。頼む側も頼まれた側も、早い段階で一度、骨組みを見せ合う機会を作るとよいでしょう。
• テンプレートの項目を、すべて埋めることにこだわる。項目は、お願いすることに合わせて増やしたり減らしたりしてかまいません。

会議資料が役に立ったかを振り返る

会議資料が役に立ったかどうかは、資料の見栄えではなく、会議の中で資料が判断や意見に使われたかどうかで振り返ります。会議が終わったら、資料を作った人と頼んだ人とで振り返り、次の資料に生かします。

• 参加者が会議の前に資料を読んできていなかったときは、次は送る日を早めるか、送るメールの本文にも「お願いしたいこと」の一文を書いてみてください。
• 資料の説明に時間を取られ、意見や判断の時間が短くなったときは、次の資料では細かい内訳を別紙に回し、説明を要点だけにします。
• 会議で出た質問の答えが資料になかったときは、その答えを次の資料の本編に入れます。同じ質問が何度も出るなら、1枚目に近いところに置きます。
• お願いしたこと（報告・意見・決定）が会議の終わりに済んでいなかったときは、最初の一文が読む人に伝わる書き方だったかを、頼んだ人と作った人で見直します。
• 作り直しがあったときは、頼んだ人と作った人の考えの食い違いにどの時点で気づいたかを話し、次は、その前に骨組みを見せ合います。

会議で一度も触れられなかったページがあれば、次から別紙に回してもよいでしょう。