会議資料の表紙・前垂れの書き方

会議資料の表紙と前垂れは、1枚目で「何を決める会議か」を伝えるもの

会議資料の表紙と前垂れは、資料を開いた人が1枚目で「この会議で何を決めるのか」「自分に何が求められているのか」「結論の案は何か」を分かるようにするためのものです。表紙は会議名と日付を書くだけの飾りのように扱われることがありますが、表紙と前垂れがそろっていれば、本編を全部読めない人も、会議で何を判断すればよいかが分かります。

前垂れとは、本編の前に置く1枚の要約です。会社によって「かがみ」「サマリー」「概要」と呼ぶこともあります。書くのは、決めてほしいこと・結論の案と理由・判断に要る情報の要点・決まったあとに誰がいつから動くか・読む人への依頼の5つです。

1on1を支援するサービス「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の予定を作る時点でテーマが入力されていた回は26.5%でした。何を話す回かが予定の段階で書かれていたのは、およそ4回に1回です。予定を作る時点では、多くの回で、何を話すかがまだ書かれていないということです。

KAKEAIの1万人調査では、上司との面談のあと行動につながるのが半分くらいの回か、それより少ないと答えた人（6,074人）に、行動につながらない理由を尋ねました（5つまで選択）。「行動するために必要な情報が揃っていない」を挙げた人は15.9%でした。10の理由の中で4番目に多く、面談のあとに動けない理由の1つとして、情報の不足が挙がっています。

どちらも1on1や面談についての数字ですが、会議でも、何を決める場かを前もって書いておくことは、思うより難しいと考えられます。そこで、表紙と前垂れの1枚目に、「何を決める会議か」と判断に要る情報をそろえておくことをおすすめします。会議のあとに参加者が動き出すための準備にもなります。

以下では、物流費の上昇を受けて配送料の改定案を営業部長会で決める資料を例に、表紙と前垂れの書き方を説明します。作るのは営業企画の部下、確認するのは上司である課長です。

会議資料の表紙の書き方：題・扱い・日付・作成者の4つ

表紙には、題・この資料の扱い（決定・検討・共有のどれか）・会議名と日付・作成者と問い合わせ先の4つを書きます。ロゴや「社外秘」の表示は会社の決まりに従ってください。4つのうち、特に抜けやすいのが扱いです。

• 題。「配送料改定について」のような題では、何の話かは分かっても、何をしてほしいかが分かりません。「配送料の改定案（12月1日からの適用の決定）」のように、決めることまで題に入れます。
• 扱い。題の近くに「決定」「検討」「共有」のどれかを書きます。読む人は扱いを見て、賛否を決めて来るのか・論点を持ち寄るのか・読んでおけばよいのかを判断できます。
• 会議名と日付。「11月営業部長会（11月12日）」のように、どの会議の資料かを書きます。あとで探すときにも役立ちます。
• 作成者と問い合わせ先。作成者の部署と名前を書きます。会議の前に質問できる相手が分かると、会議の時間を質問の受け答えに使わずにすみます。

部下に資料を頼むときは、表紙の4つのうち、扱いを先に伝えておくと、本編の作り方も定まります。

会議資料の前垂れの書き方：5つの項目と例

前垂れは、本編を作ったあとに1枚で書きます。順番は、決めてほしいこと・結論の案と理由・判断に要る情報の要点・決まったあとの動き・読む人への依頼です。配送料の改定の例で、5つの項目を表にまとめました。

決めてほしいことを、一文で書く

前垂れの最初の行には、この会議で決めてほしいことを一文で書きます。「配送料改定の件」ではなく、「配送料を12月1日から改定することの可否と、改定の幅を決めてほしい」と書きます。一文にできないときは、決めることが2つ以上混ざっている可能性があるので、分けて書きます。

部下が書いた前垂れを見るときは、直す前に、作った本人が何を決めてほしいと考えているかを尋ねます。

結論の案と理由を、先に書く

結論の案は、会議で初めて口にするのではなく、前垂れに書いておきます。案が先に読まれていれば、読む人は賛成か反対か、どこが気になるかを考えて会議に来られます。案に自信がないときは、案を2つまで並べ、作成者としてどちらを勧めるかも書きます。

判断に要る情報の要点を、本編の場所と一緒に書く

判断に要る情報は、本編のページ番号と一緒に、3つまで書きます。本編を全部読めない人にも、どこを見れば判断できるかが伝わります。そろっていない情報があるときは、「他社の改定の状況は、11月10日までに追記します」のように、まだないことも書きます。

決まったあとの動きを、名前と日付で書く

決まった場合に誰がいつから何をするかを、部署名や担当者の名前と日付で書きます。ここが書かれていると、会議で決めることと、決まったあとの実行が切れずにつながります。

読む人への依頼を、具体的に書く

読む人に会議の前にしてほしいことを、ページを指して書きます。「ご一読ください」ではなく、「4ページの影響の大きい取引先の一覧を見て、説明が難しい先があれば会議で挙げてほしい」と書きます。依頼が具体的だと、会議の冒頭から意見が出やすくなります。

前垂れを送ったあと、会議の前後で上司と部下がすること

前垂れは、会議の前日までに参加者へ送ります。会議では、進行役が前垂れの最初の行をそのまま読んで本題に入ると、資料の説明から始めずにすみます。会議のあとは、決まったことを前垂れの「決まったあとの動き」の欄に書き足して配り、資料を作った部下にも、前垂れがどう役に立ったかを伝えます。

前垂れの書き方に迷ったときは、部下の側から上司に声をかけるのもよいでしょう。

会議資料の表紙と前垂れで、避けたいこと

会議資料の表紙と前垂れで避けたいのは、見た目を整えることが目的になり、何を決める会議かが伝わらないことです。

• 表紙を、題と日付だけにする。扱い（決定・検討・共有）がないと、読む人は賛否を決めて来るべきか、読んでおけばよいかを判断できません。
• 前垂れに、本編の目次を写す。見出しを並べただけでは、何を決めるかも、案も分かりません。
• 結論の案を書かず、会議で初めて言う。読む人が考えて来る時間を奪い、会議の前半が案の説明だけで終わります。
• 前垂れを長くする。1枚を超えたら、本編に戻します。前垂れは本編の代わりではなく、本編のどこを見るかを示すものです。
• 本編にない情報を、前垂れだけに書く。前垂れの数字や根拠は、本編で確かめられるようにします。
• 部下が作った前垂れを、上司が黙って書き直す。本人が会議で説明できなくなります。直したい点は理由と一緒に伝え、本人が直す形にします。
• 逆に、前垂れの形だけを細かく決めて、埋めることを求める。項目を埋めること自体が目的になると、決めてほしいことが一文で書けているかより、欄がそろっているかに目が向きます。

会議資料の前垂れが役に立ったかを振り返るには

会議資料の前垂れが役に立ったかどうかは、見た目の出来ではなく、会議の始まり方と、決まったあとの動きを見るとよいでしょう。次の点から振り返ってみてください。

• 会議の冒頭で、前垂れの「決めてほしいこと」を読んだだけで、本題に入れたでしょうか。
• 読む人への依頼に応えて資料を見てきた人の意見が、会議の最初のほうで出たでしょうか。
• 決まったことは、前垂れの「決まったあとの動き」に書いた通りに動き始めたでしょうか。
• 上司は、部下が作った前垂れを黙って書き直さず、直したい点を理由と一緒に伝えられたでしょうか。

前垂れが整っていても、会議で決まらないことはあります。そのときは、前垂れの「判断に要る情報」に何が足りなかったのかを二人で見直すと、次の資料の作り方が変わります。