会議で話が長い人・話し続ける人への対処

会議で話が長い人・話し続ける人には、止めるより、何を求めているかを尋ねる

会議で話が長い人や話し続ける人には、発言を止める言い方を覚えるより、本人が何を求めているのかを尋ねて答えるほうが有効だと考えられます。求めているものとは、聞いてほしいのか、決めてほしいのか、意見がほしいのか、です。話が長くなるのは、求めているものが本人にも周りにもはっきりしないまま、思いついたことを順に話しているときではないでしょうか。求めているものが分かれば周りも答えやすくなり、答えが出れば話は区切りやすくなります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で上司に一番期待することとして「話を聞いてほしい」を選んだ人は7.9%でした。「具体的なアドバイスがほしい」「意見を聞きたい」「一緒に考えてほしい」のどれかを選んだ人は、合わせて45.6%です。つまり、面談で話を聞いてもらうことだけを一番に求める人は少なく、上司の考えや関わりを求める人が半数近くいるということです。

1万人調査では、面談の困りごと（複数回答）に「上司の話が役に立たない」を挙げた人のうち、面談が成果につながっていると感じている人は8.2%でした。回答者全体の31.9%を下回り、15の困りごとの中で最も低い数字です。上司の話が役に立たないと感じている人は、面談が成果につながっていると感じにくいことが分かります。

会議で話す人が何を求めているかは、この調査では尋ねていません。ただ、面談で上司に一番期待することが人によって違ったように、会議で長く話す人が求めていることも、尋ねてみなければ分からないと考えられます。そこで、対処を、部下の長い話には周りが答える場をつくることと、上司自身の長い話の中身を見直すことの2つに分けて紹介します。

以下では、企画部の新商品の企画会議（8人で60分。進行役は課長）で、一人の担当者の発言が毎回10分を超える場面を例にします。

会議で話が長い人への対処：発言を分けて言い直し、何をしてほしいかを尋ねる

話が長くなってきたときの基本は、途中で発言をさえぎって止めるのではなく、区切りで要点を言い直し、本人に「この話で皆に何をしてほしいか」を尋ねることです。言い直すときは、事実・意見・提案の3つに分けると、周りも答えやすくなります。

本人が「意見を聞きたい」と答えたら、進行役は他の出席者に意見を向けます。「決めてほしい」なら、決める人に判断を求めます。「聞いてほしかっただけ」という答えなら、それでかまいません。聞いたことを伝えて、次に進みます。

発言が長くなりそうな人が分かっているなら、会議の前に、その議題で何を決めるかと誰の意見が要るかを伝えておきます。本人も話を絞りやすくなります。

会議で脱線する人・同じ話を繰り返す人への対処：議題に戻す言い方と、別の場に回す

議題から離れていく話も、本人にとっては関係のある話であることがあるので、「関係ない」と切らずに、別の場に回します。議題の一覧に書き足して全員に見える形にしておくと、本人も話が消えないことが分かって区切りやすくなります。

同じ主張が繰り返されるときは、本人が、自分の考えが伝わっていないと感じているのかもしれません。この場合は、本人の主張を進行役が言葉にして、伝わっていることを示します。賛成する必要はなく、何に反対で、理由が何かを言い直すだけでもかまいません。

会議の場で何度も同じことが起きるなら、会議の中で注意するのではなく、1on1で本人の考えを先に聞きます。上司が会議の時間の使い方をどう感じているかより、本人がどう感じているかから始めると、話が進みやすくなります。

上司自身が会議で話し続けているとき：その話が部下の仕事に役立っているか

会議で話が長い人は、部下とは限りません。上司自身が、説明や指示や経緯の話で会議の時間の多くを使っていることもあります。最初の章で見た通り、面談でも、上司の話が役に立たないと感じている人は、面談が成果につながっていると感じにくくなっています。上司の話の長さそのものより、その話が部下の仕事に使えるものになっているかに気を配ってください。

KAKEAIは、面談での上司の行動を、「上司は話さず、聞き役に徹する」のように画一的に決めることに反対しています。会議でも、上司が黙ると決めるのではなく、自分の話のあとに部下の意見を求める時間を取るとよいでしょう。

• 自分の話のあとに、必ず意見を求める時間を取ります。説明したあとに「ここまでで、違う見方はありますか」と尋ねます。
• 進行役を部下に任せます。自分が話す側に回ると、時間の管理は進行役に委ねられます。
• 発言時間の目安を、上司自身も守ります。一人3分と決めたら、上司も3分で区切ります。

会議で話が長い人への対処で、避けたいこと

避けたいのは、人を黙らせることを目的にした対処です。話が長い人を「会議クラッシャー」と呼ぶこともありますが、人に名前を付けても、その人が何を求めているかは分かりません。

• 時間を区切って、途中で強制的に止めること。言い終えていない人は、次の回でもっと長く話すか、話さなくなりがちです。止めるより、要点を言い直して、何を求めているかを尋ねるとよいでしょう。
• 会議の場で、本人を名指しして注意すること。他の出席者の前で注意された人は、次から意見そのものを出しにくくなります。続くなら1on1で、本人の考えを先に聞きます。
• 話が長い人を、会議から外すこと。その人が持っている情報や心配も、会議から消えます。外す前に、議題ごとに誰の意見が要るかを見直します。
• 逆に、長い話をただ聞き続けて、何も答えないこと。周りから答えがないと、本人は言い方を変えて同じ話を繰り返しがちです。賛成しなくてよいので、聞いたことと、何に答えるかを伝えます。
• 上司自身の長い話を、例外にすること。部下の発言には時間の目安を求め、上司の説明には求めない会議では、目安そのものが守られにくくなります。

会議の発言の長さが変わったかの振り返り方

会議の発言の長さが変わったかどうかを振り返るときは、話が長かった人が黙るようになったかではなく、その人の発言に周りが答え、決めることに時間が残ったかを見るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• 長くなった発言を、進行役が事実・意見・提案に分けて言い直し、本人に「何をしてほしいか」を尋ねられたでしょうか。
• 議題から離れた話は、議題の一覧に書き足され、別の場で時間が取られたでしょうか。
• 上司自身の話のあとに、部下の意見を求める時間があったでしょうか。

同じ人の発言が長い回が続いているなら、会議の中の対処より先に、1on1でその人が会議に何を求めているかを聞いてみてください。