ミーティングの適切な時間と短縮のしかた

ミーティングの適切な時間は、平均ではなく、決めることの数で決める

ミーティングの適切な時間を「平均は何分か」から決めようとすると、うまくいかないことが多いようです。会議に要る長さは、何を決めるか、誰が出るか、資料をどれだけ事前に読んであるかで変わるからです。目安を置くなら、決めることの数から考えることをおすすめします。決めることが1つなら30分、2つか3つなら45分から試し、読めば分かる共有だけなら集まらないという方法もあります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との定期的な面談1回あたりの時間として最も多かった答えは30分で、41.7%でした。60分は21.5%、10分は10.6%です。上司と1対1で話す時間としては、30分が最も多く選ばれているということです。

「Kakeai AI 1on1」の利用データ（抽出した30万回の1on1の記録）では、1on1の1回の時間（始めてから終えるまで）は20〜39分の回が52.6%でした。中央値は29.6分です。1万人調査の答えと同じく、実際の1on1でも、30分前後が二人で話す時間としてよく使われている長さだということです。

1万人調査で、面談の長さごとに成果の実感を比べると、1回10分の人では26.0%、60分の人では37.3%でした。面談が長い人のほうが、成果につながっていると感じる割合はやや高くなっています。短ければよい、という結果ではありません。面談についての数字ですが、会議でも、短くすることより、決めることが決まる長さにすることを目的にするとよいでしょう。

会議を短くするときに会議の外に出すとよいのは、全員で集まらなくてもできること（読めば分かる共有、一部の人だけに関わる話）です。決めるための検討の時間は、残しておくことをおすすめします。1つの議題に全員が関わる時間は、30分を1つの区切りにして組むのも1つの方法です。

以下では、購買部の仕入れの進み具合を確認する定例（8人、毎週60分）を30分にする場面を例にします。

表の時間は、調査の数字ではなく、試すときの目安です。自分の会議で試して、合わなければ直してください。

ミーティングを短縮する4つの方法：削るのではなく、会議の外に出す

1. 共有を、会議の前の文書に出す

60分の定例のうち、各担当が順番に進み具合を読み上げる時間は、文書で代えられます。前日までに1〜2行で送ってもらい、会議では読んだ前提で、質問と、遅れている作業への手当てだけを話します。

2. 出席者を、議題ごとに絞る

8人全員に関わる議題ばかりとは限りません。議題ごとに、いないと決まらない人と知っておいてほしいだけの人を分け、知っておいてほしいだけの人には議事録を送る形にすると、一人ひとりの時間が減ります。

部下の側からも、自分の出席が要らない議題を伝えてかまいません。

3. 終わる時刻ではなく、「決まったら終わる」にする

30分と決めていても、決めることが決まれば、その時点で終えてかまいません。逆に、時刻が来たから決めずに終える、という形にはしないようにします。決めきれないときは、何が足りないのかと、いつ決めるのかを言葉にして終えます。

4. 1人の事情に関わる話は、1on1に持ち越す

会議の中で、1人の担当の遅れの理由や、進め方の相談が始まると、ほかの7人は待つことになります。会議では、締め切りを動かすかどうかだけ決め、理由や進め方は1on1で聞くようにします。

持ち越した1on1では、会議で聞かなかった理由を先に伝えると、部下も話しやすくなります。

ミーティングを短縮するときの伝え方：参加者への言い方

会議の時間を短くするときは、上司が一方的に変えるのではなく、変える理由と試す期間を伝え、参加者の気になる点を聞いてから始めるとよいでしょう。会議を短くされて困る人（会議でしか相談の機会がなかった人、共有を聞いて初めて自分の仕事の変更に気づいていた人）が出ることがあります。

部下の側から、会議を短くする提案をすることもできます。上司は、提案を受けたら、理由を聞いて一緒に決めてみてください。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、万能のやり方はないと考えています。型や手順を守ることは目的ではなく、仮説を立てて試し、確かめて、直すことが大事です。会議の時間も、「30分」と決めて守ることが目的ではありません。試してみて、決めるべきことが決まらないなら、長さや進め方を直していきます。

ミーティングの時間を短くするときに、避けたいこと

• 時間だけ削って、中身は同じにする。60分で読み上げていた報告を30分で読み上げると、質問と決める時間がなくなるだけです。先に共有を会議の外に出します。
• 時間を守ることが目的になり、決めずに終える。時刻が来たから終える会議を続けると、決めることが次回に持ち越され続けます。決めきれないときは、何が足りず、いつ決めるかを言葉にします。
• 短くしすぎて、検討の時間がなくなる。短い会議がよい会議とは限りません。意見や気になる点を出す時間は、短縮しても残します。
• 短くした分を、別の会議や個別の確認で埋める。定例を30分にしたのに、確認の打ち合わせが3つ増えると、参加者の使える時間は増えません。
• 参加者に相談せず、一方的に変える。会議でしか相談の機会がなかった人が、相談の場を失うことがあります。変える前に、困ることが出ないかを聞きます。

ミーティングの時間の振り返り方

会議の時間が適切だったかどうかは、時刻通りに終わったかではなく、決めることが決まったかと、会議のあとの参加者の様子で振り返ります。次のように進めてみてください。

• 会議で決めると言っていたことが決まらなかったら、足りなかったのが時間なのか、情報や決める人なのかを分けて、次の会議の準備を変えます。
• 会議のあとに、同じ議題の個別の確認や追加の打ち合わせが増えていたら、次は、短くした会議の中で決めきれていないことがないかを見直します。
• 会議を短くしたあと、相談の場を失った人がいないかを1on1で聞けたら、次は、聞いた内容をもとに会議の進め方を直していきます。

決めることが毎回決まらないなら、時間を戻す前に、議題の数と出席者を見直してみてください。決まっているのに時間を持て余すなら、さらに短くしてかまいません。