ミーティングと会議・打ち合わせの違い

ミーティング・会議・打ち合わせの違いは、言葉ではなく「何をする場か」

ミーティング、会議、打ち合わせの3つの言葉に、一般に決まった使い分けはありません。どれも「人が集まって話す場」を指す言葉です。どの言葉を使うかは、会社や部署の習慣で決まっています。ある会社では毎週の集まりを「定例会議」と呼び、別の会社では同じものを「週次ミーティング」と呼びます。

ただ、3つの言葉には、聞いた人が受け取りやすい印象の違いがあります。表にすると、次のようになります。

この印象の違いは、あくまで傾向です。「会議」と呼ばれていても10分で終わるものがあり、「ミーティング」と呼ばれていても大きな決定をするものがあります。呼び名だけで、その場で何が起きるかは決まりません。

以下では、広報課が社内の情報システム課と、外部の制作会社と一緒に、会社のWebサイトを作り直す場面を例にします。

3つの言葉の意味と、職場での使い分けの傾向

3つの言葉は、もとの意味と、職場で使われてきた経緯が違います。意味を知っておくと、相手がどの言葉を選んだのかから、その場の重さを推し量る手がかりになります。

• 会議は、「会って議論する」という字の通り、複数の人が集まって相談し、決める場を指す言葉です。取締役会、部長会、全体会議のように、組織として開く改まった集まりに使われてきました。議事録が残る、出席が求められる、という印象を伴います。
• ミーティングは、英語のmeetingを取り入れた言葉で、人が会うこと全般を指します。日本の職場では、チームの中の比較的小さな集まりや、会議ほど改まっていない集まりに使われることが多い言葉です。朝のミーティング、定例ミーティングのように、短く繰り返す集まりにもよく付きます。
• 打ち合わせは、もとは物事の調子や段取りを合わせることを指す言葉で、仕事の進め方や細かい内容を相手とそろえる場に使われます。社外の取引先との集まりには、「会議」より「打ち合わせ」が選ばれることが多いです。相手に「決める場」より「すり合わせる場」という印象を与えるからだと考えられます。

「話し合い」は、場の名前というより、何かについて互いに意見を言って相談する行為そのものを指す言葉です。「会議で話し合う」「打ち合わせで話し合う」のように、どの場でも中で行われることです。

職場での使い分けは、人数や改まり方で分かれる傾向がありますが、会社ごとの習慣のほうが強く、同じ会社の中でも部署によって違うことがあります。新しい職場に入ったときは、周りの人がどの言葉で何を呼んでいるかを聞いてから合わせるのが、間違いの少ない方法です。

呼び名が違っても確かめることは同じ：共有か、検討か、決定か

呼び名が何であっても、集まる前に確認することは同じで、4つあります。1つ目はその場で何をするのか（「共有」「検討」「決定」のどれなのか）、2つ目は誰が決めるのかです。3つ目は記録が残るのか、4つ目は自分に何が求められるのかです。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、自分の上司との定期的な面談を「1on1だと思う」（「とてもそう思う」と「そう思う」の合計）と答えた人は37.2%でした。「1on1」という言葉を知らない人も4.6%います。同じような面談でも、それを1on1と呼ぶかどうかは人によって分かれ、呼び名そのものを知らない人もいます。面談の呼び名についての数字ですが、会議・ミーティング・打ち合わせでも、同じ言葉から思い浮かべる場が人によって違うことはあると考えられます。

たとえば、案内に「ミーティング」と書いた人は気軽な意見交換のつもりでも、受け取った人は決定の場だと思って身構える、ということが起こりえます。案内には「何をする場か」を一言添えておくとよいでしょう。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司と部下の面談（1on1）の目的は、仕事と成長を前に進めることだと考えています。話す場を持つこと自体は、目的ではありません。会議やミーティング、打ち合わせも、呼び名を正しく使えたかより、集まった人の仕事が前に進んだかどうかで振り返るとよいでしょう。

場面別：どの言葉を使い、どう案内するか

どの言葉を使うかに迷ったら、相手が受け取りやすい印象に合わせて選び、そのうえで「何をする場か」を添えます。

社外の相手との集まり

社外の相手との集まりは、「打ち合わせ」が無難です。「会議」は相手を自分の組織の決定の場に呼ぶように聞こえ、「ミーティング」は相手の会社の習慣によって受け取り方が変わるからです。

チームの中の集まり

チームの中では、「ミーティング」と「会議」のどちらでもかまいません。大事なのは、意見を出す場なのか、決める場なのかを添えることです。

部下の側から、呼び名の意味を確認するとき

案内の呼び名だけでは、何を準備すればよいか分からないことがあります。部下の側から尋ねてかまいません。

上司の側は、こうした確認を受けたら、呼び名の説明ではなく、何をする場かを答えます。

1対1で話すとき

上司と部下が1対1で話す場は、「打ち合わせ」「面談」「1on1」など、会社によって呼び名が分かれます。ここでも、呼び名より先に、部下が話したいことと上司に期待することを伝えておくと、同じ30分でも使い方が変わってくるでしょう。

会社の中で呼び名をそろえるかどうか

会社や部署の中で呼び名をそろえることには、利点もありますが、必ずしも要りません。そろえるなら、言葉そのものより「案内に何をする場かを書く」という約束をそろえるほうが、食い違いを減らす効果が大きいと考えられます。

• そろえたほうがよい場面。社外とのやり取りが多く、「会議」と「打ち合わせ」で相手の受け取り方が変わる職場。新しく入る人が多く、呼び名の違いで戸惑う人が出る職場。
• そろえなくてもよい場面。同じ顔ぶれで長く仕事をしていて、呼び名が違っても中身が伝わっている職場。
• 言葉より先にそろえること。案内に「共有・検討・決定」のどれかと、決める人を書く、という約束。

呼び名の違いで困らなくなったかどうかの振り返り方

呼び名の使い分けがうまくいっているかどうかは、正しい言葉を使えたかではなく、集まった人が同じ中身を思い浮かべて席に着いていたかで振り返ります。集まりのあとに、次のように考えてみてください。

• 案内を受け取った人が、その場が共有・検討・決定のどれなのかを聞き返さずに分かっていたら、次の案内も同じ書き方で続けます。
• 決める場だと思って来た人と、意見を出す場だと思って来た人が混ざっていたら、次の案内から、呼び名のあとに「何をする場か」を一文で添えましょう。
• 社外の相手が呼び名に戸惑っている様子だったら、次は「打ち合わせ」と呼んだうえで、何をする場かを案内に書き添えます。