上司の方へ会議・ミーティング
会議の人数は何人が適切か、 全員参加は必要か
先に答え
会議の人数に、どの会議にも当てはまる正解はありません。人数は、「この人がいないと決まらない」という人から順に足していくと膨らみにくくなります。目安として、決める会議は、決める人・判断の材料を持つ人・決めたあとに動く人に絞り、多くても7〜8人ほどまでにすることをおすすめします。全員参加が必要なのは、方針の変更を全員がその場で聞いて質問する会議や、全員の合意や意見が要る会議です。決まったことを伝えるだけなら、資料や録画で代えられます。呼ばない人には、理由と、決まったことを知る方法、意見を出す方法を伝えておきます。
会議の適正人数は、 「誰がいないと決まらないか」から決める
会議に呼ぶ人数に、どの会議にも当てはまる正解はありません。適正な人数は、その会議で何をするのかと、誰がその場で何を担うのかで変わります。まず「この人がいないと決まらない、進まない」という人を挙げ、そこから必要な人を足していくと、人数が膨らみにくくなります。
反対に、「関係しそうな人は全員」と先に広く呼んでおくと、誰が決めるのか、誰が意見を言う立場なのかがはっきりしないまま集まることになります。人数が増えれば、一人ひとりが話せる時間も短くなります。
以下では、マーケティング部（18人）の部長が、毎月の部会と来期のWebセミナーの開催計画を決める会議に誰を呼ぶかを考える場面を例にします。
会議の目的ごとの、 人数の目安
人数の目安は、会議の目的ごとに変わります。次の表の人数は、調査の数字ではなく、全員が一度は発言でき、決める人がその場で決めやすい人数として考えた目安です。
| 会議の目的 | 呼ぶ人と人数の目安 | 例（マーケティング部） |
|---|---|---|
| 決める会議 | 決める | 来期の |
| 案を | 全員が | セミナーの |
| 情報を | 人数の | 来期の |
| 段取りを | 段取りに | 配信の |
決める会議の人数を絞ることをおすすめするのは、人数が増えるほど、全員の意見を聞く時間が足りなくなり、決める人がその場で決めにくくなることがあるからです。決める会議に出ない人の意見も、会議の前に集めておけば、人数を絞ったまま会議に生かせます。
呼ぶ人を挙げるときは、関係する人に、誰がいないと決まらないかを尋ねるのも1つの方法です。
- 来期のセミナーの計画を決める会議の出席者を絞りたいと考えています。この議題で、○○さんの課から出てもらわないと決まらないことはありますか。
- 決めるのは私で、申込みの数字の説明を△△さん、配信の段取りを□□さんにお願いしたいです。まずこの4人で始めて、足りなければ声をかけます。
出席の扱いは3つに分けて案内する
呼ぶ人を決めたら、出席の扱いを「出てほしい人」「出られれば出てほしい人」「出なくてよいが、決まったことを知らせる人」の3つに分けて案内すると、受け取った人が迷わずに済みます。案内には、出てほしい人にその会議で何をお願いしたいかを一言添えます。
- 来期のWebセミナーの計画を決める会議に、出ていただけますか。○○さんには、今年の申込みの傾向を説明してほしいんです。
- 今回は自由参加にします。テーマの決め方に意見がある方は、ぜひ出てください。
- この会議は、出なくても大丈夫です。決まったことは当日中にお送りしますので、気になる点があれば前日までに私に教えてください。
決める立場の人に、どこまで出てもらうかを相談することもあります。
- 本部長、今回のテーマの決め方は部の中で決められる範囲なので、結果をご報告する形でもよいでしょうか。
全員参加は必要か： 必要な会議と、 別の方法で代えられる会議
全員参加が必要なのは、全員がその場で同じ話を聞き、質問し、反応を確かめ合う必要がある会議です。一方で、決まったことを伝えるだけなら、資料や録画、チャットでの連絡で代えられます。全員参加にするかどうかは、「全員がその場にいないとできないことがあるか」で判断します。
- 全員参加が向く会議。部の方針や体制が変わり、全員の仕事に影響する話を伝えて、その場で質問を受ける会議です。部のルールを変えるときのように全員の合意が要る会議や、全員から意見を集めたい会議も当てはまります。
- 全員参加でなくてよい会議。決まったことを連絡するだけの会議、一部の人だけに関わる議題の共有、進み具合の報告を順に聞くだけの会議です。資料を先に送り、質問がある人だけが集まる形でも足ります。
全員参加の会議を続けるときも、全員の時間と、関係する人だけの時間を分けることができます。マーケティング部の部会であれば、次のように伝えます。
- 来月から部会は、前半の20分を全員の時間にして、方針の説明と質問にあてます。後半は、議題に関係する方だけ残ってください。皆さんの時間を、ご自身の仕事にも使ってほしいからです。
- 報告は前日までに資料で共有します。読んで質問があれば、前半の時間に聞いてください。
- この形で2か月ほど試してみます。不便なところがあれば、遠慮なく教えてください。
全員から意見を集めたいときは、人数が多いまま全員に順に話してもらうより、小さなグループに分けると、一人ひとりが話す時間を取れます。
- 今日は全員の意見を聞きたいので、4人ずつのグループに分かれて10分話してください。各グループから、一番大事だと思う意見を1つずつ教えてもらえますか。
呼ばない人、 出なくてよい人への伝え方
会議に呼ばないことは、その人を外すことではありません。ただ、理由を伝えずに呼ばないと、外されたと受け取られることがあります。呼ばない人には、呼ばない理由と、決まったことを知る方法、意見を出す方法の3つを伝えておきます。
- 今回の会議は、決める人と数字を持っている人だけで開きます。○○さんの担当にも関わるので、意見があれば事前に教えてください。決まったことは、私から直接お伝えします。
- 前回は声をかけそびれてしまって、申し訳ありませんでした。次回からは、○○さんにも案内を送ります。
部下から「会議に出なくてもよいか」と聞かれたときは、まず聞いてくれたことに礼を言い、出てほしいかどうかを理由と一緒に答えます。
- 聞いてくれてありがとうございます。この議題は○○さんの担当に直接は関わらないので、出なくて大丈夫です。議事録で気になる点があれば、教えてください。
- 今回は出てほしいんです。テーマを決めるときに、去年の申込みの傾向を説明できるのが○○さんなので。
全員の前では扱いにくい話（一人の担当の遅れや、個人の事情）は、会議の人数を減らして扱うより、上司と部下の1on1で扱うほうが話しやすいでしょう。
- 会議では全体の予定だけを話しました。○○さんの担当の分は、明日の1on1で一緒に見ませんか。
会議の人数がちょうどよかったかを、 どこで振り返るか
会議の人数がちょうどよかったかどうかは、会議室が埋まったかではなく、出た人がその場で何かを担えたかと、出なかった人に必要なことが届いたかで振り返ることができます。
- 出た人それぞれに、その会議の中での役割（決める・説明する・意見を出す・あとで動く）があったなら、呼ぶ人の選び方は合っていました。役割のなかった人がいたなら、次回は「出なくてよいが、決まったことを知らせる人」として案内してみてください。
- 決める会議で、決める人と判断の材料を持つ人がその場にそろっていなかったなら、次回は呼ぶ人を挙げる前に「誰がいないと決まらないか」を関係する人に尋ねます。
- 呼ばなかった人に、決まったことと意見を出す方法が届いていたなら、人数を絞った形をそのまま続けられます。届いていなかったなら、会議の案内を送る日に、呼ばない人への連絡も一緒に送るようにします。
- 全員参加の時間に質問や意見が出ていたなら、全員で集まる意味がありました。出ていなかったなら、次回は、全員の時間を短くするか、質問を前もって集めてみてください。
この場面で、Kakeai AI 1on1 でできること
Kakeai AI 1on1 は、上司と部下の1on1の準備・会話・ふりかえり、そして日常の仕事の場面で、お二人のこれまでの1on1を踏まえた具体的な支援を届ける AI です。
会議や会議の資料づくりに時間を取られて仕事が進まないのに、そのことを上司と話す場がないときに、Kakeai AI 1on1では次のことができます。
実施中とあとに、「1on1のAI要約」で。
会議や資料づくりにかかっている負担を、 二人が同じ記録で見ながら、 何を減らすか・誰に任せるかを相談できます。
話の中で出た負担の中身や、どちらが何を引き受けたかを、Kakeai AI が生まれたテーマごとの要点としてまとめます。お二人の画面に同じ内容が表示されます。
田所さんが部長会資料の営業側の数字を大久保さんに持ってもらうよう伝える方針を示した。
1on1の実施中に、球体をクリックしたとき。
会議の時間を短くする、 資料づくりを分担するといった見直しを、 担当と期限のついた一歩にしてから1on1を終えられます。
球体は、「1on1実施中」の画面の右の列の下にある、Kakeai AI に話題を提案させるボタンです。会話から生まれた次の一歩の候補のうち、担当や期限が決まっていないものを Kakeai AI が挙げ、二人で確かめるよう提案します。お二人に同じ内容が表示されます。
今日の会話で出た一歩の候補が5つあり、担当と期限がまだ確定していないものが残っています。…「小野寺さんとの週次を6月29日から15分に変える」…それぞれ誰がいつまでにやるかをお二人で確かめておけますか。
ホームの「この先1週間のポイント」で。
1on1で「会議や面談の時間を見直す」と引き受けたことを、 期限の前にホームの画面で思い出せます。
Kakeai AI が、ご自身の1on1の予定や次の一歩の期限などから、この先1週間で気にかけておくとよいことを、事実と、問いかけの形の提案で、最大3件書きます。ご自身だけに表示されます。
あなたと田所さんの1on1で引き取った「小野寺との週次を15分に固定する」が6月29日期限で未完了です。今日の小野寺さんとの1on1が15分枠で入っているので、この回から15分固定を実際に始める形で確認できそうです。
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よくある質問
会議の適正人数は何人ですか。
会議の適正人数は、会議の目的で変わります。決める会議なら、決める人・判断の材料を持つ人・決めたあとに動く人に絞り、多くても7〜8人ほどまでが目安です。案を出し合う会議で人数が多いときは、4〜6人ほどのグループに分けます。情報を共有する会議は、人数の上限より、その場で質問する必要がある人がそろっているかが大事です。どの目安も、調査の数字ではありません。
会議を全員参加にするのは無駄ですか。
全員参加の会議が無駄かどうかは、全員がその場にいないとできないことがあるかどうかで判断するとよいでしょう。方針の変更を伝えて質問を受ける、全員の合意を取る、全員から意見を集める、といった会議は全員参加が向いています。決まったことを伝えるだけなら、資料や録画で代えられます。全員参加を続ける場合も、前半を全員の時間、後半を関係する人だけの時間に分けることができます。
会議に呼ばない人には、 どう伝えればよいですか。
会議に呼ばない人には、呼ばない理由と、決まったことを知る方法、意見を出す方法の3つを伝えるとよいでしょう。「今回は決める人と数字を持っている人だけで開きます。意見があれば事前に教えてください。決まったことは私から直接お伝えします」のように言います。理由を伝えずに呼ばないと、外されたと受け取られることがあります。
人数の多い会議で、 全員に意見を出してもらうにはどうすればよいですか。
人数の多い会議で全員の意見を集めるときは、全員に順に話してもらうより、4人ほどのグループに分けて10分ほど話してもらう方法があります。各グループから一番大事だと思う意見を1つずつ挙げてもらえば、一人ひとりが話す時間を取りながら、全体の意見もまとまります。決める会議の前に、出ない人からも意見を集めておくこともできます。
部下から会議に出なくてもよいかと聞かれたら、 どう答えればよいですか。
部下から会議に出なくてもよいかと聞かれたら、まず聞いてくれたことに礼を言い、出てほしいかどうかを理由と一緒に答えます。担当に直接関わらない議題なら、「出なくて大丈夫です。議事録で気になる点があれば教えてください」と伝えます。出てほしいときは、「テーマを決めるときに、去年の傾向を説明してほしいんです」のように、その会議でお願いしたいことを言います。
関連するページ
出典と、この数字を引用するときの書き方
出典：株式会社KAKEAI「1on1実態調査」（N=10,000、2026年5月実施、インターネット調査）
引用する際は、「出典：株式会社KAKEAI『1on1実態調査』（2026年）」と、このページのURLを明記してください。
このページのURL：https://kakeai.co.jp/guide/meeting-headcount-and-all-hands-attendance
作成者と運営者
KAKEAIでは普段、「上司」「部下」という言葉を使っていません。このページでは、多くの方に伝わりやすいよう、一般的な呼び方として「上司」「部下」と書いています。
このページは、Kakeai AI 1on1 を提供する株式会社KAKEAIが、自社で実施した1万人調査と Kakeai AI 1on1 の利用データの集計をもとに作成したものです。
運営者：株式会社KAKEAI（会社概要） 更新日：