ミーティングが意味ない・無駄だと感じるとき

ミーティングが無駄だと感じる中身は、3つに分けられる

会議やミーティングを「意味がない」「無駄だ」と感じるとき、原因として先に浮かぶのは時間の長さや回数ですが、感じている中身は、次の3つに分けて考えることができます。1つ目は、自分がなぜその会議に出ているのかが分からないことです。2つ目は、その会議から得たいものが自分にないことです。3つ目は、話したことがそのあと何も動かないことです。どれに当たるかで、最初にすることが変わります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談をしている一番の理由として「会社または所属組織または上司から実施するように言われているため」を選んだ人が20.5%いました。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は12.5%です。一番の理由が「自分の仕事を進めるため」の人では41.2%でした。つまり、言われたから面談をしている人は、面談が成果につながっていると感じにくい傾向があります。

1万人調査では、面談で上司に一番期待することを尋ねた質問で「期待していることは特にない」を選んだ人は15.6%で、この人たちの成果の実感は8.4%でした。「一緒に考えてほしい」を選んだ人では46.2%です。上司に期待することがある人のほうが、面談が成果につながっていると感じています。

一方、面談の困りごと（複数回答）に自分や上司の時間の確保を挙げた人は39.6%います。この人たちの成果の実感は41.7%で、回答者全体の31.9%を上回っています。時間の確保に困っていることと、面談が成果につながらないと感じることは、重なっていないことがうかがえます。

面談についての数字ですが、会議を見直すときにも、時間の長さより先に、出る理由と得たいものがあるかを見直す手がかりになると考えられます。会議を短くしたり減らしたりする前に、自分が出る理由と、その会議で得たいものを1つ決めるところから始めることをおすすめします。

以下では、販促部の毎週月曜の定例会議（キャンペーンの進み具合の共有。8人で60分）を例に、参加者の立場と会議を開く立場の両方から書きます。

参加者として会議が無駄だと感じるとき：得たいものを1つ決めて、先に言う

参加者の立場で先にできるのは、その会議で自分が得たいものを1つ決めて、会議の最初に口に出すことです。報告を聞くだけの60分でも、「この話で営業部の返事を聞きたい」という用件が1つあれば、聞くときの集中の仕方が変わります。最初に口に出しておけば、ほかの出席者も、その用件を意識して話を進めやすくなるでしょう。

自分に関わる議題がない回が続くなら、出席の仕方を上司に相談してみてください。黙って出続けるより、関わる議題のときだけ出る形や、議事録で代える形を提案するほうが、上司も会議の形を見直しやすくなります。

「無駄だ」と感じていることを、そのまま上司に伝えてもかまいません。ただし、会議そのものへの不満ではなく、自分の時間の使い方の相談として話すと、上司も受け取りやすくなります。

上司に相談しにくいときは、まず会議の中で、自分に関わる議題を先に扱ってもらうお願いから始めるのも1つの方法です。

自分が開いている会議が無駄だと言われたとき：目的を一言で言い直し、出席者に期待を聞く

会議を開く側が「無駄だ」と言われたときは、言い方に腹を立てる前に、その会議が何のためにあるのかを自分の言葉で一言で言えるかどうかを試してみてください。「情報を共有するため」としか言えないなら、共有は文書で済む場合があります。「〜を決めるため」と言えるなら、その決定に要る人が出席者に入っているかを見直します。

出席者が会議に何を期待しているかは、聞かなければ分かりません。次の会議の冒頭か終わりの5分で、一人一言ずつ尋ねてみてください。

部下から「無駄だと思います」と言われたときは、言ってくれたことへのお礼から始め、どの部分が無駄に感じるのかを聞きます。

上司自身が、自分で開いている会議なのに無駄に感じることもあります。報告を聞くだけで終わり、何も決めずに解散している会議は、開いている側にも得るものが少ないでしょう。そのときは、会議の種類を決め直します。共有だけなら文書に移し、決めることがあるなら「今日決めること」を議題の先頭に置きます。

本当に不要な会議を減らす・やめるときの進め方と伝え方

会議をやめる、減らすと決める前に、3つのことを確認します。その会議で決まっていることは何か、共有だけなら文書で代えられるか、出席者の中で毎回発言している人は誰か、の3つです。決まっていることがなく、発言する人が1人か2人なら、その会議は文書の共有に変えられる可能性が高いでしょう。

やめ方は、いきなりなくすのではなく、まず回数を減らし、次に時間を短くする順に試すのがおすすめです。段階ごとに困ることが出るかを見ます。

1. 隔週にして、間の週は文書で共有する形に変えます。
2. 60分を30分にして、報告は資料を事前に読む形にし、会議では決めることだけを話します。
3. 2か月ほど試して困ることが出なければ、定例としてはやめ、決めることがあるときだけ集まる形にします。

部下の側から提案するときは、会議への不満ではなく、変えたあとの形と、試す期間を添えて話すと受け取られやすくなります。

会議を減らすときに気をつけたいのは、会議で拾っていた個別の相談まで一緒に消えてしまうことです。「あの話はどうなりましたか」と会議の場で聞かれて初めて進んでいた仕事は、会議がなくなると止まってしまうことがあります。個別の仕事の話は1on1に移し、会議は全員に関わる決定に絞るとよいでしょう。

KAKEAIは、上司と部下の1on1について、話す場を持つこと自体は目的ではなく、仕事と成長を前に進めることが目的だと考えています。会議も同じように、開いたこと自体を成果にせず、そのあとに何が動いたかで続けるかどうかを決めるとよいでしょう。

ミーティングが無駄だと感じるときに、避けたいこと

• 黙って出席し続ける。無駄だと感じたまま出ていると、自分の時間が使われるうえに、会議を開く側に届けられたはずの意見も伝わらないままになります。出席の仕方の相談か、得たいものを1つ決めることから始めてください。
• 会議を一律に全部やめる。全員に関わる決定を1対1で8回説明するより、1回の会議のほうが早いことがあります。やめるのは、何も決まらない会議だけにします。
• 時間を短くすれば済むと考える。60分を30分にしても、出る理由と得たいものがなければ、無駄だと感じる時間が短くなるだけかもしれません。
• 雰囲気づくりで解決しようとする。冒頭の雑談や席の配置を変えても、何が決まる会議なのかが分からないままなら、無駄だという感じ方は残ります。
• 「無駄だ」と言った人を責める。言った人は、会議を見直す手がかりを先に出してくれています。責めるより理由を聞くほうが、会議を良くする近道です。

逆に、無駄だと言われた上司が、会議の目的も聞かずに即座にやめてしまうのも避けたいところです。会議で拾っていた話がどこに移るかを決めてから、形を変えてください。

会議が無駄でなくなったかどうかの振り返り方

会議が無駄でなくなったかどうかは、会議中の雰囲気や発言の多さより、終わったあとに何が残ったかで振り返るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• 会議の終わりに、自分が持ち帰るもの（決まったこと、聞けた返事、次にすること）が1つあったでしょうか。
• 前回決めたことのうち、次回までに動いていたものはいくつあったでしょうか。
• 出席者に期待を聞いた回で、進め方に変えたことが1つでもあったでしょうか。

持ち帰るものがない回が3回ほど続いたら、出席の仕方を上司に相談するとよいでしょう。開く側も、その人にとって出席が必要かどうかを、本人と一緒に考えてみてください。