会議の終わりの挨拶・閉会の挨拶の例文

会議の終わりの挨拶は、決まったことを言い直してから締める

会議の終わりの挨拶で差がつくのは、「お疲れさまでした」の言い方ではなく、締めの言葉の前に、決まったことを全員の前で言い直しているかどうかです。閉会の挨拶は3つの部分でできています。1つ目は、決まったことと、誰が何をいつまでにするかの言い直しです。2つ目は、決まらなかったことと、次に集まる日です。3つ目が、締めの一言です。

例文を探すときは締めの一言に目が向きがちですが、1つ目と2つ目がないまま締めると、誰が何をするのかがあいまいなまま会議が終わりやすくなります。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との1対1の面談がそのあとの行動につながっているかを尋ねています。最も多かった答えは「半分くらいの回でそうなっている」で、40.9%でした。この人たちのうち、面談が成果につながっていると感じている人は15.7%です。「ほぼ毎回そうなっている」と答えた人（29.8%）では56.7%でした。話したことが行動に移っているかどうかで、面談の成果の実感は大きく違っています。1対1の面談についての数字ですが、話したことが行動に移るかどうかは、会議の終わり方を考えるときにも見ておきたい点だと考えられます。閉会の挨拶の前に決まったことを言い直すのは、誰が何をするかを、全員が同じように受け取ったまま散会するためです。

以下では、営業部と販促担当の6人で行う、展示会の出展準備の会議を例にします。司会は販促担当で、会議の責任者は営業部の課長です。

会議の終わりの挨拶の例文：司会の言い直しと、責任者の締めの一言

閉会の挨拶の基本の形は、司会が決まったことを言い直し、責任者が締めの一言を言う、という順です。司会と責任者が同じ人なら、続けて言います。

司会：決まったことと担当を言い直す

司会が言い直す間に、担当や期限の認識が違っていれば、その場で直せます。会議のあとに議事録で初めて食い違いが分かるより、ずっと早く済みます。

司会が別の人のときは、責任者から司会に、締める前の言い直しを頼んでおきます。

責任者：締めの一言は、礼と、具体的に助かったこと1つ

責任者である上司の締めの一言は、長い訓示ではなく、時間への礼と、今日の会議で具体的に助かったことを1つ言うだけで十分です。「皆さんの意見を聞けてよかった」のような全体へのまとめより、誰のどの発言が何に役立ったかを言うほうが、言われた人に届きやすくなります。

決めるときに反対した人がいた会議では、反対の理由をどう扱うかを締めの一言で言っておくと、反対した人も次の仕事に取りかかりやすいでしょう。

次回の冒頭につなげる一言

閉会の挨拶で次回の冒頭に触れておくと、次の会議は前回の続きから始められます。

会議の種類ごとの閉会の挨拶の例文：定例、決める会議、報告会、オンライン

閉会の挨拶の中身は、会議の種類によって少し変わります。変わるのは3つの部分の重さで、形は同じです。

予定の時間を超えそうなとき

予定の時間を超えそうなときに「時間なので、以上で終わります」と切ると、決まったことや誰が何をするかが、参加者の間で共有されないまま散会になりがちです。残り5分を切ったら、議論を止めて、閉会の3つの部分に入ることをおすすめします。

短く締めたいとき

参加者が疲れている会議や、2時間を超えた会議では、締めの一言はさらに短くします。決まったことの言い直しは省きません。

会議の終わりの挨拶で、避けたいこと

会議の終わりの挨拶で避けたいのは、締めの一言を上司が話す時間にして、決まったことの言い直しを省くことです。次の5つはよく見られる締め方ですが、どれも、決まったことを誰が進めるのかが伝わりにくくなります。

• 締めの挨拶を、上司の訓示の時間にする。「もっと主体的に」「スピード感を持って」のような全体への言葉は、聞いた人が何をすればよいのかを決められません。言いたいことがあるなら、誰のどの仕事についてかを、その人に別の場で伝えます。
• 「各自、よろしくお願いします」で担当を言わない。誰が何をするのかを言わないまま終えると、全員が「自分ではない誰かがやる」と受け取る余地が残ります。担当と期限は、名前と日付で言います。
• 時間が来たので「以上です」で切る。議論の途中で切ると、決まったことと決まらなかったことの境目が、人によって違ったまま残ります。
• 全員に一言ずつ感想を求める。順番が回ってくるまで、全員が自分の感想を考える時間になります。感想を聞きたいなら、1on1や、次の会議の冒頭で聞きます。
• 拍手や決まり文句で締める儀式にする。締めの形を整えても、決まったことが進むかどうかは変わりません。形より、言い直しの中身に時間を使います。

逆に、決まったことの言い直しばかりが長く、礼の一言がない会議もあります。時間を使って集まった人への礼は、1文でよいので省かないでください。訓示の代わりに言えるのは、次のような一言です。

会議の終わりの挨拶のあと：議事録と、次回の冒頭

閉会の挨拶で言い直した内容は、その日のうちに議事録として送ります。言い直したことを書くだけなので、短くて済みます。欠席した人には、議事録と一緒に、その人に関わる決定と担当だけを一言添えて送ります。

次回の会議は、閉会の挨拶で言った次回の冒頭から始めます。前回決めたことの進み具合を全員の前で尋ねる形にすると、進んでいない人を問い詰める場になりやすいものです。進み具合は会議の前に責任者が個別に聞いておき、会議の冒頭では、決まらなかった議題から始めます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、面談のよしあしは、そのあとの行動で見るものだと考えています。会議の終わりの挨拶も同じで、締めの言葉がうまく言えたかではなく、閉会の挨拶で言い直したことが、次の会議までに進んだかで見ることをおすすめします。

会議の終わりの挨拶がうまくいったかを振り返る

会議の終わりの挨拶がうまくいったかどうかは、締めの言葉に拍手が起きたかではなく、閉会のあと1週間で何が進んだかで振り返ってみてください。振り返る点は次の3つです。

• 閉会の挨拶で言い直した担当と期限が、議事録を見なくても参加者の間で共有されていたでしょうか。
• 決まらなかった議題について、次の会議までに誰が何を確かめるかが、閉会の時点で決まっていたでしょうか。
• 締めの一言で、誰のどの発言が何に役立ったかを、具体的に1つ言えていたでしょうか。

担当や期限の受け取り方が人によって違っていたなら、次の会議では司会が言い直す時間を5分確保し、「私の理解が違っていたら、今教えてください」と確認を求めるところから始めてみてください。