会議を欠席するときの連絡メールと理由の伝え方

会議を欠席するときの連絡は、理由の言い方より、欠席する分のフォローを先に考える

会議を欠席するときの連絡で大事なのは、理由の言い方より、自分が欠けることで会議に足りなくなる分を、どうフォローするかを書くことです。足りなくなるのは3つで、自分の報告、自分の意見、会議で決まったことを自分が知ることです。この3つへの対応が書いてあれば、理由は短くてかまいません。

欠席の連絡は、分かった時点ですぐに出します。前から分かっている欠席と、当日の急な欠席とでは、連絡の時期と手段、添えるものが変わります。

以下では、毎週火曜の午前10時に行われる営業チームの定例会議を例にします。自分は、見積もりを出している案件が3件あり、毎回その状況を報告しています。

会議の欠席連絡の書き方：件名、理由、フォロー、お願いの4つを入れる

会議の欠席連絡には、「どの会議を欠席するのか（件名）・理由・欠席する分のフォロー・お願い」の4つを入れます。長さは、メールなら5行ほど、チャットなら3行ほどで十分です。

• 件名：日付と会議の名前を入れ、欠席の連絡だと一目で分かるようにします。
• 理由：一文で、正直に書きます。詳しい事情は、聞かれたときに答えれば足ります。
• フォロー：自分の報告分をどこに置くか、自分の意見をどう伝えるか、決まったことをどう受け取るかを書きます。
• お願い：代わりに読み上げてもらう人がいれば、その人に直接頼みます。上司への連絡と、代わりの人への依頼を、同じ1通で済ませないほうが確実です。

連絡の相手は、会議を主催している人（多くは上司）と、自分の報告分を代わりに扱ってくれる人です。参加者全員への一斉送信は、主催者から求められたときだけにします。

会議の欠席メールの例文：前から分かっている欠席と、当日の欠席

会議の欠席メールは、前から分かっている欠席と、当日の欠席とで、書く量が変わります。前から分かっている欠席は、フォローの内容まで丁寧に書きます。当日の欠席は、短く、報告分の置き場所だけを伝えます。

前から分かっている欠席（お客様との約束が重なった）

代わりに読み上げてもらう人には、別に一言を送ります。

当日の欠席（体調不良）

当日の体調不良は、会社で決まっている欠勤や休暇の連絡の手順に沿って、まず休みの連絡をします。会議の欠席は、その中に一言添える形で足ります。

病名や症状を詳しく書く必要はありません。「体調不良のため」で十分です。休みの扱いや連絡の手段に迷うときは、就業規則と人事の担当に確認してください。

当日の欠席（家庭の事情）

当日、ほかの仕事が長引いて戻れないとき

途中からでも入れるなら、その見込みの時刻を書いておきます。遅れて入るときや途中で抜けるときの伝え方は、欠席とは別に考える必要があるので、ここでは触れません。

会議を休む理由の伝え方：正直に、短く、詳しすぎない

会議を休む理由は、本当のことを一文で書き、詳しすぎないようにするのが基本です。「言い訳」を探す必要はありません。作った理由は、あとで日程や事情を聞かれたときにつじつまが合わなくなり、欠席そのものより信頼を損ねやすいものです。

ほかの予定と重なったときは、どちらを優先するかを自分だけで決めずに、上司に一言相談すると、あとで食い違いが起きにくくなります。

予定が重なって会議に出られないことは、どの職場でも起こりうるでしょう。欠席を必要以上に申し訳なく思うより、連絡の中身に気を配ることをおすすめします。欠席の連絡で伝えたいのは、出られないことより、その会議を軽く見ているわけではないことです。その気持ちは、言葉で書くより、報告分を先に用意し、決まったことを自分から確認する行動のほうで伝わりやすいものです。

会議に出たくない・休みたいときは、欠席連絡ではなく上司に相談する

会議に出る意味を感じられず「休みたい」と思うときは、欠席の理由を作らず、その会議に自分が出る必要があるかどうかを、上司に相談することをおすすめします。相談の場は、ほかの参加者がいない1on1が向いています。

KAKEAIが会社員1万人を対象に行った調査では、上司との面談で困っていること（複数回答）を尋ねています。最も多かった答えは「上司の時間確保や日程調整」で、24.6%の人が挙げていました。次に多かったのは「自分自身の実施時間の確保」で、23.9%です。つまり、上司と1対1で話す面談でも、予定や時間を合わせることに困っている人が最も多いということです。会議について1on1で相談したいときは、相談したいことがあると早めに上司に伝え、時間を押さえておくとよいでしょう。

欠席の理由を作って休むと、その回は休めますが、次の週も同じ会議が来ます。相談すれば、出なくてよい回が決まったり、自分の担当分の扱いが変わったりすることがあります。上司の側にも、全員に同じ情報を同時に伝えたい、その場で質問を受けたいといった事情があるので、理由を聞いたうえで一緒に決める形にします。

上司から「毎回出てほしい」と返ってきた場合は、その理由を聞き、自分の出方を変えられる点がないかを一緒に考えます。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も、両方が当事者だと考えています。会議に出る意味が分からないときに、黙って欠席の理由を探すのではなく、部下の側から相談を切り出すことも、当事者としてできることの1つです。

会議の欠席連絡がうまくいったかどうかの振り返り方

会議の欠席連絡がうまくいったかどうかは、謝り方が丁寧だったかではなく、欠席のあとに自分と会議の側の両方が困らなかったかで振り返るとよいでしょう。振り返る点は、次の3つです。

• 自分の報告分は、欠席した回の会議で、誰かが困らずに扱えていたでしょうか。
• 会議で決まったことを、自分は次の会議より前に知り、自分の仕事に反映できていたでしょうか。
• 欠席の理由を聞かれたとき、連絡に書いた通りの説明を、そのまま話せる状態だったでしょうか。

欠席したあとは、議事録を読んで、自分の仕事に関わる決定があれば、次の1on1や短い立ち話で上司に確認します。

欠席のたびに同じ会議の内容が分からなくなるなら、連絡の書き方より、その会議と自分の仕事の関わり方を、上司と見直す時期かもしれません。