管理職の責任とは何か、責任の取り方は

管理職の責任とは何か：4つに分けて知る

管理職の責任とは、一言でいえば、自分で手を動かしていない仕事の結果にも責任を持つことです。担当者は自分の仕事の結果に責任を持ちますが、管理職は、一緒に仕事をする人に任せた仕事の結果と、部署としての目標の結果に責任を持ちます。中身は、次の4つに分けると整理しやすくなります。

このうち、法律や会社の決まりが関わる部分があります。労働時間の管理・安全への配慮・ハラスメントへの対応は、管理職にどこまで責任があるのかが法律と就業規則で決まっていて、会社によっても扱いが違います。この部分の範囲は、このページでは言い切れません。就業規則を確認したうえで、人事の担当に尋ねてください。必要に応じて、社会保険労務士や弁護士などの専門家に確認する方法もあります。

任せた仕事の結果に責任を持てるのは、その仕事を決め、実際に見ている人です。部下の仕事を見てもいないまま結果だけを問う管理職は、結果への責任を果たせません。

KAKEAIは、300万回以上の1on1を支援してきた経験と1万人調査の結果から、上司も部下も両方が当事者であり、上司だけ、部下だけに責任を負わせるものではないと考えています。管理職の責任を考えるときも、「部下のミスはすべて管理職の責任」と抱え込むことと、「ミスをした部下の責任」と切り離すことの、どちらにも寄らないことが出発点です。

管理職の責任の取り方：結果が出る前に取る責任のほうが大きい

「責任を取る」という言葉は、結果が悪かったあとに謝る・処分を受ける・役職を降りる、という意味で語られがちです。けれども、管理職の責任の多くは、結果が出る前に取るものです。結果が出たあとにできることは限られていて、結果が出る前にしておくことのほうが、部下の仕事と部署の目標を前に進めます。

KAKEAIの1万人調査では、上司と週1回以上面談している人のうち、面談で人事評価の話をしている人の50.8%が「面談が成果につながっている」と感じていました。評価の話をしていない人では39.7%です。同じ頻度で面談している人どうしで比べると、評価の話をしている人のほうが、面談の成果を実感しています。

評価の見通しを期の途中で伝えることは、管理職が先に取れる責任の1つです。期末に初めて評価を告げられる部下は、期の間、自分の仕事がどう見られているかを知る機会がなかったことになります。

問題が起きたあとの責任の取り方：4つの順番

任せた仕事で問題が起きたときの責任の取り方は、次の4つの順番で進めます。以下では、営業課の担当者が、お客様に送った提案書に別の会社の名前が残っていた場面を例にします。前の案件の提案書を元に作ったときに、社名の差し替えが1か所漏れていた、という状況です。

1. 事実を把握する

最初にすることは、誰の責任かを決めることではなく、何が起きたかを部下と一緒に確かめることです。

2. お客様と自分の上司への説明を、管理職が引き受ける

お客様への説明と、自分の上司への報告は、管理職が自分の名前で行います。部下に「自分で謝ってきてください」と任せることは、おすすめしません。お客様から見れば、提案書は課として出したものだからです。

3. 部下とは、責めずに原因を一緒に整理する

お客様への対応が済んだら、部下と一緒に、なぜ起きたかを整理します。注意力の不足で片づけず、作業の手順と確認の仕組みに目を向けてください。

4. 自分の任せ方と、確認の仕組みを変える

最後に、管理職が自分で変えることを決め、部下に伝えます。同じことが起きない仕組みを管理職が作ることが、責任の取り方の中心です。

ミスを切り出しやすい形を、先に作っておく

問題が起きたあとの責任の取り方は、問題が管理職に早く届くかどうかにも左右されます。KAKEAIの1万人調査では、上司との面談の困りごと（複数回答）に「話したいこと、話すべきことを切り出せない」を挙げた人が9.7%いました。20代の回答では15.0%です。つまり、上司と話す場があっても、切り出せずにいる人が一定数います。面談についての数字ですが、ミスや遅れのような悪い知らせは、普段の仕事の中でもさらに切り出しにくいと考えられます。

「問題が起きたときは私が窓口になる」と、問題が起きる前に伝えておくことをおすすめします。悪い知らせが早く届けば、打てる手が増えるからです。

管理職の責任をめぐって、避けたい考え方

• 責任を取るとは、辞めることや役職を降りることだと考える。役職を降りても、お客様への対応と、再発を防ぐ仕組みづくりは残ります。残っている部下の仕事と面談も止まります。先に取る責任と、起きたあとの対応を果たすことが、責任の取り方の中心です。
• 部下のミスはすべて管理職が抱え、部下には何も言わない。原因を一緒に整理しなければ、部下は次に何を変えればよいかがわかりません。部下を守ることと、原因を話さないことは別です。
• 逆に、「任せたのだから部下の責任」と切り離す。任せる範囲と確認の仕組みを決めたのは管理職です。上司も部下も、両方が当事者です。
• 処分や評価への影響を、その場で口にする。「評価は下がる」も「評価には響かない」も、管理職の一存では言えません。就業規則と人事の担当に確認してから伝えます。
• 責任を問われないように、判断を先送りする。判断を引き受けないことも、管理職の責任の取り方としては問題です。決められないときは、いつまでに誰が決めるかを部下に伝えます。

責任を果たせているかを、どこで振り返るか

管理職の責任を果たせているかどうかは、問題が起きたときの対応だけでなく、日々のやり取りに表れます。月に1回ほど、次の点を振り返ってみてください。

• 任せた仕事について、部下が自分で決めてよいことと相談してほしいことを言葉で伝えられていたら、次は、二人が同じ範囲を思い描けているかを面談で一緒に確かめてみてください。
• 「私が確認します」と引き受けたことに遅れたものがあれば、次の面談の最初に、その報告から始めてみてください。期限までに行えていたら、次は、遅れそうなときに早めに部下へ伝えることを続けます。
• 評価の見通しを期末を待たずに伝えられていたら、次は、部下がその見通しをどう受け取ったかを尋ねてみましょう。伝えていなければ、次の面談で、今の時点での考えを理由と一緒に話すところから始めるのがおすすめです。
• 悪い知らせが部下から早い段階で届くようになっていたら、次は、届いたときの最初の一言をお礼から始めることを続けましょう。届いていないと感じるなら、「困ったときは私が窓口になる」と改めて伝えてみてください。